Asian valmistelu

Hallintoasian valmistelussa selvitetään päätöksentekoa varten tarvittavat asiat. Yleissäännökset asian käsittelystä ovat hallintolain 5 ja 6 luvuissa. Kunnan toimielinten asioiden valmistelusta on säädetty kuntalaissa.

Viranomaisen on huolehdittava asian riittävästä ja asianmukaisesta selvittämisestä hankkimalla asian ratkaisemiseksi tarpeelliset tiedot ja selvitykset. Asianosaiselle on varattava tilaisuus lausua mielipiteensä asiasta ja antaa selityksensä sellaisista vaatimuksista, jotka saattavat vaikuttaa asian ratkaisuun.

Jos asian ratkaisulla voi olla huomattava vaikutus muiden kuin asianosaisten elinympäristöön, työntekoon tai muihin oloihin, viranomaisen tulee lähtökohtaisesti varata näille henkilöille mahdollisuus saada tietoja asian käsittelyn lähtökohdista ja tavoitteista sekä lausua mielipiteensä asiasta.

Kunnan on myös tiedotettava asukkailleen

• vireillä olevista asioista ja niitä koskevista suunnitelmista,
• asioiden käsittelystä,
• tehdyistä ratkaisuista ja niiden vaikutuksista.

Valtuustoasioiden valmistelu

Kunnanhallitus valmistelee valtuustoasiat. Kunnanhallituksen sijasta valmistelu voi kuulua lain tarkoittamissa asioissa tilapäiselle valiokunnalle tai tarkastuslautakunnalle. Tilapäinen valiokunta on asetettava valmistelemaan luottamushenkilöiden erottamista ja kunnanjohtajan irtisanomista (35 §). Tarkastuslautakunnan on valmisteltava hallinnon ja talouden tarkastukseen kuuluvat asiat (121 §).

Valtuusto voi käsitellä asian, joka on mainittu kokouskutsussa ja joka on valmisteltu. Kokouskutsussa mainitsemattoman, mutta valmistellun asian valtuusto voi ottaa käsiteltäväkseen ja ratkaistavakseen yksinkertaisella enemmistöllä (kuntalaki 95 §).

Edellytyksenä on tällöin asian kiireellisyys, mikä yleensä tarkoittaa sitä, ettei asiaa enää seuraavassa kokouksessa ehditä käsitellä tai että asian käsittelyn siirtäminen joka tapauksessa aiheuttaisi kunnalle merkittävää oikeudellista, taloudellista tai muuta haittaa. Käsiteltäväksi ottamisesta tehdään erillinen päätös.

Jos valtuustoasiaa ei ole ollenkaan valmisteltu, valtuuston on oltava yksimielinen sen käsiteltäväksi ottamisesta. Yksimielisyysvaatimus koskee myös kiireellistä asiaa, jollei sitä ole valmisteltu.

Valmistelu muissa toimielimissä

Muissa toimielimissä asiat valmistellaan toimielimen ratkaistavaksi esittelijän johdolla. Esittelijä vastaa valmistelun asianmukaisesta suorittamisesta ja on valmistelun perusteella velvollinen tekemään asiassa toimielimelle päätösehdotuksen.

Kunnan hallintosäännössä voidaan määrätä, että toimielin voi ottaa käsiteltäväkseen sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Käytännössä kunnanhallitus, lautakunnat ja muut toimielimet voivat ottaa käsiteltäväkseen niin sanottuja ylimääräisiä asioita esittelijän tai toimielimen jäsenen tekemästä ehdotuksesta.

Mikäli toimielimen jäsenet eivät ole asian käsiteltäväksi ottamisesta yksimielisiä, siitä äänestetään ja enemmistöpäätöksellä ratkaistaan se, otetaanko asia käsiteltäväksi vai ei.