Usein kysyttyä sähköisten tiedoksiantojen käyttöönotosta kunnissa

Kysymys: Onko järjestelmien integraatio ainoa vaihtoehto tietojen toimittamiseen Suomi.fi-viesteihin vai onko muuta kanavaa, esimerkiksi Suomi.fi-käyttöliittymä?

Vastaus: Digi- ja väestötietovirasto ei tarjoa organisaatioille käyttöliittymää. Julkishallinnon organisaatio lähettää ja vastaanottaa sähköisiä viestejä liittymällä Suomi.fi-viestien REST-rajapintaan jonkin järjestelmän kautta. Organisaation liittymistä on kuvattu tarkemmin ohjeissa: Organisaation liittyminen Suomi.fi-viesteihin - Suomi.fi-viestit julkishallinnon organisaatioille - Suomi.fi kehittäjille

Kysymys: Mistä tietää, onko asiakas lukenut samaansa viestin? Onko Suomi.fi-viesteissä mahdollista käyttää lukukuittaustoimintoa?

Vastaus: Suomi.fi-viestien REST-rajapinta mahdollistaa sen, että ammattilainen voi seurata lähettämänsä viestin etenemistä vastaanottajalle. Kyseessä on tilatietojen seuraaminen -toiminnallisuus. Varmistattehan järjestelmätoimittajaltanne, onko toiminnallisuus tuettu ja millä tavoin. Lisätietoja toiminnallisuudesta: Viestien tilatietojen seuraaminen - Suomi.fi-viestit julkishallinnon organisaatioille - Suomi.fi kehittäjille

Kysymys: Koulutuskuntayhtymässä ei käytetä missään asioinnissa Suomi.fi-tunnistautumista, joten asianosaisille tiedoksianto ei ole mahdollista, koska osoitetietoja ei ole. Saavatko ne, jotka eivät käytä Suomi.fi-tunnistusta edelleen tiedoksiantonsa kirjeellä postitse tai halutessaan sähköisesti muulla tavoin?

Vastaus: Tämä ei ole riippuvaista koulutuskuntayhtymän omista sähköisistä palveluista. Riittää, että asiakas kirjautuu mihin tahansa viranomaispalveluun Suomi.fi-tunnistuksella, esim. Trafin, Kelan tai verohallinnon palveluihin, jolloin asiakkaalla aktivoituu Suomi.fi-viestit -tili. Koulutuskuntayhtymän velvollisuus on lähettää viranomaisviestit sähköisesti ja tähän ratkaisu on Suomi.fi-viestien integraatio. 
 

Kysymys: Tarkoittaako muutos, että paperiset prosessit, joissa kuntalainen saa esim. kuulemiskutsun paperisena, tulee digitalisoida? Tai jos ei digitalisoi, haetaan poikkeuslupaa?

Vastaus: Kyllä. Viranomaisella on velvollisuus sähköiseen tiedoksiantoon luonnollisille henkilöille, joilla on käytössä Suomi.fi-viestit. Viranomainen voi hakea velvoitteesta poikkeuslupaa. 

Kysymys: Pääseekö useampi henkilö lukemaan viranomaispalveluille osoitettua viestiä? Vai ovatko viestit henkilökohtaisia?

Vastaus: Tämä ei ole riippuvainen Suomi.fi-viestien REST-rajapinnasta, vaan riippuu siitä, miten organisaationne tai järjestelmätoimittaja on tehnyt toteutuksen järjestelmään, jonne kuntalaisen tai muun asiakkaan lähettämä sähköinen viesti ohjautuu.

Kysymys: Mihin osoitteeseen viranomaisen kysymykset Suomi-fitä koskien lähetetään?

Vastaus: Suomi.fi-viestien osalta löytyy eri yhteystietoja, riippuen siitä koskeeko kysymys käyttöluvan tai poikkeusluvan hakemista, Suomi.fi-viestien käyttöönottoa tai yleisesti Suomi.fi-palvelun käyttöä. Tiedot löytyvät täältä: Yhteystiedot - Suomi.fi-viestit julkishallinnon organisaatioille - Suomi.fi kehittäjille

Kysymys: Mihin asiakkaan aloittama Suomi.fi-keskustelu tulee kunnalle näkyviin? 

Vastaus: Asiakkaan aloittama viestintä edellyttää sitä, että 1) käyttämänne järjestelmä tukee viestien vastaanottamista asiakkailta ja 2) olette käyttöönoton yhteydessä ilmoittaneet DVV:lle, että haluatte vastaanottaa asiakkailta uusia viestejä. Jos molemmat kohdat täyttyvät, asiakas valitsee uutta viestiä kirjoittaessaan esim. Suomi.fi-verkkopalvelussa organisaationne alla näkyvän palvelun ja lähettää viestin siihen. Organisaationne päässä viesti ohjautuu siihen järjestelmään, johon asiakkaalle näkyvä palvelu on kytkettynä.

Kysymys: Paljonko Suomi.fi-viestien tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelun (TKJ-palvelu) käyttö maksaa per kirje? Onko lisäksi olemassa kuukausimaksua?

Vastaus: Hinnaston voi pyytää DVV:stä eli vastuuviranomaiselta. Palvelun kustannukset eivät kuitenkaan tavoittele voittoa, vaan niillä pyritään kattamaan palvelun kustannukset virastossa. Sen pitäisi olla vertailukelpoinen postituskuluihin, joita aiheutuisi muutoinkin. 

Ajantasaisen hinnaston voi pyytää osoitteesta: [email protected]. Kustannus tulee lähetetyistä paperikirjeistä hinnaston mukaan. Kuukausimaksuja ei ole.

Kysymys: Ovatko kuoritus-postituspalvelujen kustannukset yllätyksellisiä siltä osin kuin asiakkailla ei ole Suomi.fi-viestit aktivoituina?

Vastaus: Tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelu ei tule automaattisesti organisaatiolle käyttöön. Kyseessä on vapaavalintainen lisäpalvelu, joka tulee ottaa erikseen käyttöön ja joka edellyttää, että järjestelmässä on myös tuki kyseiselle toiminnallisuudelle. Ajantasainen hinnasto lähetetään aina kaikille tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelua käyttäville organisaatioille. Yllätyksiä hinnasta ei näin ollen tule ja lähtökohtaisesti tämän kautta paperikirjeen hinta on halvempi verrattuna tavalliseen postitukseen. Jakelupalveluiden osalta on mahdollista, että hinnankorotuksia voi tulla useammin kuin kerran vuodessa. Jakelupalveluiden hinnat seuraavat yleisesti Postin ilmoittamia hinnankorotuksia.

Kysymys: Onko niin, että jos ei ole käytössä Suomi.fi-viestejä, vaan käytetään TKJ-palvelua, ei henkilötunnus riitä, vaan asianhallintajärjestelmään pitää syöttää postiosoite? Ilmoittaako asianhallintajärjestelmä lähetysvaiheessa, ovatko viestit käytössä?

Vastaus: Jos vastaanottajalla ei ole Suomi.fi-viestit käytössä, organisaationne voi käyttää joko:

• omaa paperipostitusta,
• Suomi.fi-viestien tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelun paperipostitusta (DVV:n kilpailuttama ja usein edullisempi. Lisäksi henkilöstönne työtehtävistä jää pois postittamiseen liittyvät työvaiheet) tai
• jotain muuta organisaationne turvalliseksi arvioimaa sähköistä kanavaa.

Jos käytätte Suomi.fi-viestien TKJ-palvelua, organisaationne täytyy määritellä vastaanottajan osoitetiedot itse. Järjestelmätoimittajan toteutuksesta ja rakennetusta lähetystavasta riippuen asianhallintajärjestelmä voi ilmoittaa viestin lähetysvaiheessa, onko vastaanottajalla sähköinen postilaatikko vai ei.

Lähetystavoista lisätietoja: Suomi.fi-viestien lähettämistavat organisaatioille - Suomi.fi-viestit julkishallinnon organisaatioille - Suomi.fi kehittäjille

Postilaatikon tilan tarkistaminen –toiminnallisuudesta lisätietoja: Loppukäyttäjän postilaatikon tilan tarkistaminen - Suomi.fi-viestit julkishallinnon organisaatioille - Suomi.fi kehittäjille

Kysymys: Haetaanko poikkeuslupaa vasta kun laki on tullut voimaan?

Vastaus: Poikkeuslupaa on voinut hakea jo ennen lain voimaantuloa, voimassaolevan lain mukaisesti. Ohjeet löytyvät täältä: Suomi.fi-viestien käytön päättäminen - Suomi.fi-viestit julkishallinnon organisaatioille - Suomi.fi kehittäjille

Kysymys: Henkilötunnukset päätöksenteon materiaaleissa, kuten lomakkeissa, eivät liene julkisia päätöksentekijöille. Kuinka siis menetellään asianhallinta- ja kokousjärjestelmissä?

Vastaus: Näkemissämme toteutuksissa henkilötunnus on järjestelmässä metatietona, joka voi olla kokonaan piilossa tai näkyy rajattujen oikeuksien mukaan. Toteutuksesta osaa tarkemmin kertoa ohjelmistotoimittaja. Suomi.fi-viesteihin lähettämisen yhteydessä ei ole missään nimessä tarkoituksenmukaista, että henkilötunnus olisi näkyvissä asiakirjassa.

Kysymys: Onko niin, että mikäli asiakas on edunvalvonnan piirissä, on Suomi.fi-viestien ulkopuolella eikä sillä ole merkitystä, onko toimintakelpoisuutta rajoitettu?

Vastaus: Digitaalisen viranomaisviestinnän ensisijaisuus ei koske henkilöitä, jotka ovat edunvalvonnassa tai joilla on voimassa oleva edunvalvontavaltuutus. Näille henkilöille ei tule viranomaisten verkkopalveluun tunnistautumisen yhteydessä Suomi.fi-viestit käyttöön. Henkilöt pysyvät paperipostituksen piirissä eikä muutos siten aiheuta toimenpiteitä.

Kysymys: Tiedoksiantoasiakirjojen lähettäminen Suomi.fi-viestit -palveluun edellyttää, että kunnalla on tiedossa asianosaisen henkilötunnus. Mutta millä tavalla kunta voi saada henkilötunnuksen tietoonsa asianosaiselta, joka ei ole pannut vireille hallintoasiaa. Kyse voi olla esimerkiksi rakentamisen lupiin liittyvästä kuulemisesta. 

Vastaus: Mm. Lupapisteen on tarkoitus Suomi.fi-viestien integraation lisäksi toteuttaa integraatio väestötietojärjestelmään, jolloin henkilötunnuksen hakeminen helpottuu. Mutta on totta, että tietyissä tilanteissa ei ole välttämättä mahdollista saada vastaanottajan henkilötunnusta tietoon.

Kysymys: Mistä viranomainen saa tietoonsa asianosaisen henkilötunnuksen, joka on edellytys Suomi.fi-viestin lähettämiselle? Saako henkilötunnukset hakea esimerkiksi väestötietojärjestelmästä ilman asianosaisen erillistä suostumusta?

Vastaus: Kunnat saavat hyödyntää väestötietojärjestelmää (VTJ) henkilötunnuksen hakemiseen. Lähtökohtaisesti kunnan viranomaisella on aina kyse lakisääteisten tehtävien hoitamisesta, jolloin VTJ:n käyttö on sopivaa. Kannustamme myös mm. järjestelmätoimittajia tekemään integraatioita väestötietojärjestelmään, mikä edelleen helpottaa kokonaisuutta.

Kysymys: Miten kauan on perusteltua säilyttää henkilötunnusta järjestelmässä sen jälkeen, kun kuntalaiselle on toimitettu päätösasiakirja Suomi.fi-viestinä? 

Vastaus: Niin kauan kuin käyttötarve henkilötunnukselle on olemassa. Sen jälkeen henkilötunnus poistetaan.

Kysymys: Onko kunnalla oikeus kysyä henkilötunnusta asiakkaalta? Hallintopäätöstähän ei voida lähettää Suomi.fin kautta, jos henkilötunnus ei ole  tiedossa. Voidaanko käyttää VTJ-kyselyä henkilötunnuksen hakemiseen?

Vastaus: Väestötietojärjestelmää saa hyödyntää henkilötunnuksen hakemiseen ja moni jo toimiikin tällä tavoin.

Kysymys: Voiko jatkossa käyttää myös muita sähköisiä asiointikanavia, jos näihin on saatu lupa kuntalaiselta (esim. Lupapiste)? Tarvitseeko näihin poikkeuslupaa?

Vastaus: Lupapisteeseen on myöhemmin vuoden 2026 aikana tulossa myös integraatio Suomi.fi-viesteihin. Jos tiedoksiantomenettelyssä käytetään jotain muuta sähköistä tapaa kuin Suomi.fi-viestejä (ja vastaanottajalla olisi Suomi.fi-viestit käytössä), kunnan tulee kysyä erillinen suostumus sähköiseen tiedoksiantoon. Lisäksi kunnan on haettava poikkeuslupaa.

Kysymys: Ymmärsinkö oikein, että jatkossa alaikäiselle, mutta yli 15-vuotiaalle, jolla ei ole käytössä Suomi.fi-viestit, ei voisi lähettää päätöksiä tavallisena tiedoksiantona hänen ilmoittamaansa sähköpostiin vaan pitäisi palata käyttämään postitusta?

Vastaus: Vastaanottajalta tulee pyytää erillinen suostumus. Sähköpostia emme kuitenkaan suosittele käyttämään missään tapauksessa, sillä se ei ole turvallinen.

Kysymys: Voiko tiedoksiannon tehdä edelleen sähköpostilla, jos asiakas on pyytänyt päätöksen antamisen sähköpostiin?

Vastaus: Sähköpostia emme suosittele käyttämään missään tapauksissa, sillä se ei ole turvallista. Viranomaisella ei ole varmuutta siitä, kuka sähköpostia oikeasti lukee ja meneekö sähköposti varmasti perille. Sähköposteja myös kaapataan jatkuvasti.

Kysymys: Vaikuttaako turvakielto asiakkaan asiointiin?
Vastaus: Turvakielto ei vaikuta asiakkaan asiointiin Suomi.fi-viesteissä. Turvakieltomerkintä voi kuitenkin vaikuttaa Suomi.fi-viestien käyttämiseen puolesta-asiointitilanteissa, sillä henkilön antamat valtuudet raukeavat turvakiellon tullessa voimaan.

Suomi.fi-viestit ei tarjoa osoitetietojen hakua väestö- tai yritystietojärjestelmästä. Osoitetietojen toimittaminen lähetyksen mukana on organisaationne vastuulla.

Jos haluatte välttää turvakiellossa olevan henkilön osoitetietojen tarpeetonta käsittelyä sähköisessä postilaatikossa, suosittelemme hyödyntämään automaattisesti luotua osoitesivua viestin lähetyksessä. Tällöin sähköisessä muodossa toimitettavaan tiedoksiantoon ei ole pakko sisällyttää vastaanottajan osoitetietoja. Jos tiedoksianto ohjautuu paperipostitukseen, Suomi.fi-viestit lisää sanomassa annettujen osoitetietojen avulla PDF-tiedostoon osoitesivun ennen postille toimittamista.

Kysymys: Miten näkyy lähettävälle osapuolelle, onko sähköinen suostumus annettu vai ei?
Vastaus: REST-rajapinnassa on muutamia erilaisia tapoja selvittää, onko vastaanottajalla Suomi.fi-viestit käytössä vai ei:

• Yksi vaihtoehto on, että hyödynnetään postilaatikon tilan tarkistaminen –toiminnallisuutta, jonka perusteella tiedetään voidaanko vastaanottajalle lähettää Suomi.fi-viesti vai ei. Lisätietoja toiminnallisuudesta: Loppukäyttäjän postilaatikon tilan tarkistaminen - Suomi.fi-viestit julkishallinnon organisaatioille - Suomi.fi kehittäjille
• Toinen vaihtoehto on, että kaikille vastaanottajille lähetetään sähköinen viesti Suomi.fi-viesteihin ja niiden osalta joista palautuu virhetietona ettei vastaanottajalla ole Suomi.fi-viestit käytössä, lähetetään viesti jollain muulla tavalla.

Se, millä tavalla teidän organisaatiossanne toimitaan riippuu siitä, miten järjestelmätoimittaja / oma organisaationne on rakentanut toiminnallisuudet järjestelmään. Lähetystavoista ja niiden toteutuksista voi lukea lisää täältä: Suomi.fi-viestien lähettämistavat organisaatioille - Suomi.fi-viestit julkishallinnon organisaatioille - Suomi.fi kehittäjille

Jos selviää, että vastaanottajalla ei ole Suomi.fi-viestit käytössä, organisaationne voi käyttää joko

• omaa paperipostitusta,
• Suomi.fi-viestien paperikanavaa eli TKJ-palvelua (DVV:n kilpailuttama ja usein edullisempi ja lisäksi henkilöstönne työtehtävistä jää pois postittamiseen liittyvät työvaiheet) tai
• jotain muuta organisaationne turvalliseksi arvioimaa sähköistä kanavaa.

Kysymys: Miten menetellään todisteellisessa tiedonannossa? Nyt ne on toimitettu paperipostissa saantitodistuksella. Miten saadaan kuittaus siitä, että viesti on mennyt perille?

Vastaus: Suomi.fi-viestien REST-rajapinta mahdollistaa todisteellisten tiedoksiantojen toimittamisen sähköisesti. Tämä säästää kuntien aikaa ja resursseja. Lue lisää täältä: Sähköinen todisteellinen tiedoksianto - Suomi.fi-viestit julkishallinnon organisaatioille - Suomi.fi kehittäjille

Todisteellisen sähköisen tiedoksiannon kuittausajasta ja kuittaajasta lähtee tieto viestin lähettäneelle viranomaiselle, kun tiedoksianto on kuitattu vastaanotetuksi Suomi.fi-viesteissä. Jollei Suomi.fi-viestien käyttäjä tai tämän puolesta-asioija ole kuitannut todisteellista sähköistä tiedoksiantoa vastaanotetuksi seitsemän päivän kuluessa sen toimittamisesta Suomi.fi-viesteihin, viranomaisen tulee asiointilain 18 §:n 3 momentin perusteella toimittaa tiedoksianto muulla tavalla asiakkaalle.

Kysymys: Jos lakimuutos koskee luonnollisia henkilöitä, miten on yritysasiakkaiden laita?

Vastaus: Viranomaisten on mahdollista nyt ja jatkossa lähettää sähköisiä viestejä myös yrityksille (sekä yhdistykset ja yhteisöt), jos ne ovat ottaneet Suomi.fi-viestit käyttöönsä. Tällöin sähköinen viesti lähetetään Y-tunnuksen perusteella. Digi ensin –muutos ei kuitenkaan velvoita yrityksiä. Tällä hetkellä noin 60 000 yritystä on ottanut Suomi.fi-viestit käyttöönsä. (Yritykset noudattavat loppukäyttäjien ohjeistusta: Suomi.fi-viestien käyttö yrityksessä - Suomi.fi-viestien ohjeet - Suomi.fi).

Kysymys: Ymmärsinkö oikein, että laista huolimatta, jatkossakin voi käyttää tavallista sähköpostia tiedoksiantoon, jos siihen on saanut asianosaisen suostumuksen?

Vastaus: Tilanteessa, jossa viranomainen käyttää tiedoksiantomenettelyyn pääasiassa jotain muuta sähköistä tapaa kuin Suomi.fi-viestejä, täytyy 1) pyytää erikseen vastaanottajan suostumus sähköiseen tiedoksiantoon ja 2) hakea poikkeuslupaa.

Jos on kyse tilanteesta, jossa vastaanottajalla ei ole Suomi.fi-viestit käytössä, ei tarvitse hakea poikkeuslupaa.

Kysymys: Jos on käytössä DVV:n postituspalvelu ja tarve todisteelliseen tiedoksiantoon, postittaako postituspalvelu kirjeen, jos asiakas ei ole sitä sähköisesti kuitannut? Miten silloin saamme tiedon siitä, milloin kirje on mennyt perille?

Vastaus: Jos loppukäyttäjä ei lue vastaanottamaansa sähköistä todisteellista tiedoksiantoa seitsemän päivän sisällä, on organisaationne huolehdittava tiedoksiannon ohjaamisesta paperipostilla toimitettavaksi saantitodistusta vastaan. Tähän voi hyödyntää joko omaa paperipostitusta tai Suomi.fi-viestien tulostus-, kuoritus- ja jakelukanavaa, joka mahdollistaa myös paperisen todisteellisen tiedoksiannon.

Tästä on myös mahdollista saada vastaanottokuittaus sähköisenä, mikä nopeuttaa prosessia. Kirjeen perillemenosta ei ole kuitenkaan mahdollista saada kuittausta.

Kysymys: Koskeeko Suomi.fi-viestien käyttö vain lakisääteisiä tehtäviä vai kaikkia mahdollisia tehtäviä?

Vastaus: Velvoite koskee hallintoasioiden tiedoksiantoja. Viranomainen voi käyttää Suomi.fi-palvelua myös muissa asioissa. Esimerkkejä organisaatioiden lähettämistä viesteistä löytyy mm. täältä: Mitä organisaatiot lähettävät Suomi.fi-viesteihin - Suomi.fi-viestit julkishallinnon organisaatioille - Suomi.fi kehittäjille

Kysymys: Kun asiakkaalla on toinen henkilö, jonka puolesta asioi, meneekö Suomi.fi-palvelun kautta päätös tiedoksi myös asiaa hoitavalle puolesta-asioijalle itse henkilön lisäksi? 

Vastaus: Jos henkilöllä on oikeus asioida toisen henkilön puolesta Suomi.fi-viesteissä, voi hän lisätä sähköiseen postilaatikkoon myös oman sähköpostiosoitteensa, jos haluaa saada ilmoituksia valtuuttajan saapuneista uusista viesteistä. Lisätietoja: Toisen henkilön puolesta asiointi ja erityistilanteet - Suomi.fi-viestien ohjeet - Suomi.fi. Tällöin saapuneessa sähköposti-ilmoituksessa lukee “Henkilölle, jonka puolesta käytät Suomi.fi-viestejä, on saapunut viesti.” ellei organisaatio ole muokannut sähköposti-ilmoituksiaan.

Kysymys: Miten Suomi.fi huomioi kuolinpesän yhteyshenkilöt tai edunvalvojat?

Vastaus: Kuoleman tapauksessa organisaatioltanne ei vaadita erityisiä toimenpiteitä, jos lähettämänne viestin vastaanottaja on kuollut. Suomi.fi-viestit hakee tiedon loppukäyttäjän kuolemasta väestötietojärjestelmästä, jonka jälkeen henkilön sähköinen postilaatikko suljetaan. Jos käytätte monikanavaista viestin lähetystä, postilaatikon sulkemisen myötä viestit ohjataan paperipostitukseen automaattisesti.

• Kuolinpesällä ei ole pääsyä vainajan Suomi.fi-viesteihin. Kuolinpesän pyynnöstä Digi- ja väestötietovirasto voi kuitenkin pyytää viimeisen kolmen kuukauden ajalta viestejä lähettäneitä organisaatioita toimittamaan vainajan Suomi.fi-viesteihin saapuneet viestit kuolinpesälle paperikirjeenä. Pyynnön tapahtuessa on organisaationne päätettävä itse, mitkä vainajan saamista viesteistä lähetätte kuolinpesälle.
• Vuonna 2027 Suomi.fi-viestit tulee tarjoamaan julkishallinnon organisaatioille uuden, tehokkaan tavan tavoittaa kuolinpesän osakkaat digitaalisesti, kun uusi kuolinpesän osakasrekisteri otetaan käyttöön.

Edunvalvonnassa oleminen ei lähtökohtaisesti rajoita Suomi.fi-viestien käyttöä mitenkään. Organisaationne tulee olla tietoinen, jos viestin vastaanottaja on edunvalvonnan tai edunvalvontavaltuutuksen alainen, sekä mitkä asiat tällöin kuuluvat edunvalvojan tai edunvalvontavaltuutetun hoidettavaksi. Edunvalvojalla tai edunvalvontavaltuutetulla voi olla pääsy päämiehensä postilaatikkoon Suomi.fi-viesteissä, mutta suosittelemme tiedoksiantojen lähettämistä sekä päämiehelle että edunvalvojalle/edunvalvontavaltuutetulle erikseen. Tällöin molemmat varmasti saavat tarvittavat tiedot päämiestä koskevista asioista. Lisätietoja: Edunvalvonta - Suomi.fi-viestien ohjeet - Suomi.fi

Kysymys: Koskeeko lakimuutos myös kaavoituksen nähtävilläolosta ja vireilletulosta maanomistajien ja osallisten tiedottamista kirjeitse?

Vastaus: Kyseessä on Kuntaliiton tulkinnan mukaan kyse juuri sellaisesta asianosaiselle annettavasta tiedoksiannosta, jota sääntely koskee.

Kysymys: Miten tapahtuu kehotus asiakirjan täydentämiseen tai lisäselvityksen esittämiseen? Lähetetäänkö heräteviesti Suomi.fi-viestinä?

Vastaus: Kyllä. Kyseessä on Kuntaliiton tulkinnan mukaan asian käsittelyyn vaikuttava ilmoitus (hallintolaki 54 §).

Kysymys: Suomi.fi-viestit tulevat sähköpostiin ns. heräteviestinä ja itse viestin tai asiakirjan saaminen vaatii kirjautumista toiseen palveluun. Tarkoittaako tämä käytännössä sitä, että viranomaisen lähettämät "epämiellyttävät" viestit kuten kuulemiskirjeet tai selvityspyynnöt jäävät monelta asiakkaalta "hakematta"? Onko riskinä, että kustannukset kuulemisissa ja päätöksen tiedoksiannossa kasvavat, kun viranomaisen on käytettävä yhä enemmän haastemiestä?

Vastaus: Asiakirja katsotaan annetun tiedoksi kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä. Jos kyseessä on todisteellinen sähköinen tiedoksianto kuittausajasta ja kuittaajasta lähtee tieto viestin lähettäneelle viranomaiselle, kun tiedoksianto on kuitattu vastaanotetuksi Suomi.fi-viesteissä. Jollei Suomi.fi-viestien käyttäjä tai tämän puolesta-asioija ole kuitannut todisteellista sähköistä tiedoksiantoa vastaanotetuksi seitsemän päivän kuluessa sen toimittamisesta Suomi.fi-viesteihin, viranomaisen tulee asiointilain 18 §:n 3 momentin perusteella toimittaa tiedoksianto muulla tavalla asiakkaalle.

Vastaanottaja saa sähköposti-ilmoituksen uudesta viestistä siihen sähköpostiosoitteeseen, jonka hän on ilmoittanut ja vahvistanut. Lisäksi henkilö saa PUSH-ilmoituksen, jos hänellä on käytössä Suomi.fi-mobiilisovellus. Mobiilisovellus lähtökohtaisesti helpottaa välitöntä reagoimista saapuneeseen viestiin, joten sen käyttöönottamista kannattaa myös kunnissa mainostaa.

Lisäksi Suomi.fi-viestit lähettää vastaanottajalle muistutuksen, jos organisaationne lähettämää normaalia viestiä ei ole luettu seitsemän päivän sisällä. Jos organisaationne lähettämä viesti on ollut tyypiltään sähköinen todisteellinen tiedoksianto, vastaanottajalle lähetetään ilmoitus lukemattomasta viestistä jo 3-4 päivän kuluttua viestin toimituksesta. Lukematta jääneistä viesteistä ei tällä hetkellä ilmoiteta mobiilisovelluksen PUSH-ilmoituksilla. Organisaatiot voivat tarvittaessa määritellä viestin sitä lähetettäessä sellaiseksi, että sen lukemattomuudesta ei lähetetä loppukäyttäjälle ilmoitusta.

Suomi.fi-viestien REST-rajapinta mahdollistaa organisaatioille myös sähköposti-ilmoituksien muokkaamisen, jolloin sähköposti-ilmoitukseen on jo mahdollista lisätä tärkeää informaatiota. Esimerkiksi maininnan lähetetyn laskun eräpäivästä. Sähköposti-ilmoituksien muokkaaminen onnistuu joko itse tai järjestelmätoimittajan kautta. Lisätietoja: Sähköisen viestin ja ilmoituksen muotoilu - Suomi.fi-viestit julkishallinnon organisaatioille - Suomi.fi kehittäjille

Kysymys: Hallituksen esityksessä on asiointilain 11 § perusteluissa mainittu seuraavaa: sähköisesti toimitettuun valituskirjelmään sovellettaisiin hieman eri määräaikaa kuin fyysisesti tai postitse toimitettuun valituskirjelmään, jonka tulee olla perillä viimeistään määräajan viimeisenä päivänä viranomaisen sulkemisaikaan mennessä. Sähköisesti muutoksenhaun voisi tehdä vielä myöhemminkin saman päivän aikana. Muuttuisiko siis valituksen jättämisen määräaika klo 16.15:sta johonkin muuhun?

Vastaus: Vastauksena kysymykseen: kyllä. Hallituksen esityksessä esitettiin, että sähköisesti jätetty asiakirjan voisi jättää ns. määräajan viimeisen päivän loppuun mennessä. Eli tässä tulee eroavaisuutta sen suhteen, että onko asiakirja jätetty sähköisesti vai toimitettu paperisena. Muutaman tunnin ero siis riippuen lähetystavasta.

Kysymys: Onko esim. kunnan ympäristönsuojeluviranomaisen alaisen viranhaltijan yksityishenkilölle tai yritykselle lähettämä kirjallinen kehotus johonkin toimenpiteeseen (esim. kiinteistöllä olevien jätteiden poistamiseen tiettyyn päivämäärään mennessä) sellainen hallintolain 54 §:n tarkoittama asiakirja, jota koskee sähköinen tiedoksiantovelvollisuus?

Vastaus: Kyllä. Kyseessä on Kuntaliiton tulkinnan mukaan kyse juuri sellaisesta asianosaiselle annettavasta tiedoksiannosta, jota sääntely koskee.

Kysymys: Koskeeko uusi laki kunnan tietopalveluja, esim. julkisuuslain mukaisiin tietopyyntöihin tai GDPR:n mukaisiin henkilötietopyyntöihin vastaamista? Jos tietopyyntö joudutaan siirtämään toiselle viranomaiselle, siirrosta täytyy ilmeisesti jatkossa ilmoittaa ensisijaisesti sähköisesti, mutta entä muut tietopyyntöasian käsittelyyn liittyvät viestit?

Vastaus: Kyllä, Kuntaliiton tulkinnan mukaan sovelletaan myös em. asioihin.

Moni kunta hyödyntää näiden asioiden hoitamisessa sähköisiä lomakkeita, jotka kulkevat Suomi.fi-viestien kautta. Tällöin lähettäjä tunnistautuu vahvasti ja hänelle itselleen jää myös talteen lähetettyihin viesteihin kopio pyydetyistä tiedoista. Vastaaminen kunnan päässä onnistuu siten helposti saapuneeseen lomakkeeseen vastaamalla.

Kysymys: Edelleen kunnan ympäristönsuojeluviranomaisen osalta kysyn ja varmistan, koskeeko tämä ympäristönsuojelulain mukaisia asianosaisia, joille on annettava tieto asian vireillä olemisesta tai päätöksen antamista?

Vastaus: Kyllä. Sääntely koskee myös ympäristönsuojeluviranomaisia, jotka antavat tiedoksi asiakirjoja asianosaisille. 

Kysymys: Hallintolain 54 §:ssä velvoitetaan antamaan tiedoksi päätös asianosaiselle, jolla on oikeus hakea siihen oikaisua tai muutosta. Edellisessä esityksessä mainittiin myös täydennys- ja selvityspyynnöt asiakirjoina, jotka tulee antaa tiedoksi Suomi.fin kautta. Kumpaa noudatetaan?

Vastaus: Viranomaisen on annettava tekemänsä päätös tiedoksi asianosaiselle sekä myös sellaiset asiakirjat, jotka vaikuttavat asian käsittelyyn (kuulemiskirjeet, selvityspyynnöt jne.). Viranomaisen on annettava tiedoksi myös sellainen päätös, johon liittyy muutoksenhakukielto.

Kysymys: Oikaisuvaatimusaikojen takia pitäisi tietää lähteekö Suomi.fin kautta viesti asiakkaalle paperisena vai sähköisenä. Onnistuuko se?

Vastaus: Suomi.fi-viestien REST-rajapinnan postilaatikon tilan tarkistaminen –toiminnallisuudella on ennen viestin lähettämistä mahdollista tarkistaa, onko vastaanottajalla Suomi.fi-viestit käytössä. Tässä on hyvä huomioida, että vastaanottajan postilaatikon tila voi muuttua, joten jos postilaatikon tilan tarkistamisesta on kulunut aikaa, siitä saatuun tietoon ei kannata enää luottaa, vaan tarkistus kannattaa tehdä uusiksi.

Kysymys: Onko myös Kuntarekryyn tulossa integraatio Suomi.fi -viesteihin?

Vastaus: Kuntarekryyn ei tällä tietoa ole tulossa integraatiota Suomi.fi-viesteihin. Grade Oy on viime vuoden loppupuolella ohjeistanut kaikkia kunta-asiakkaitaan hakemaan tähän liittyvien tiedoksiantojen osalta poikkeuslupaa, jos niitä ei esim. Lähetetä jonkin toisen järjestelmän kautta.

Kysymys: Ainakin meillä on sellainen ongelma, että päätöksen oheen pitää liittää ohje, mikä ei kuitenkaan ole päätöksen liite. Tämä aiheuttaa sen, että päätöstä ei pysty lähettämään Suomi.fi-viestinä. Eli ei ole mahdollisuutta liittää mukaan materiaalia, mikä ei ole päätös tai sen liite. 

Vastaus: Kuulostaa järjestelmän haasteelta. Useat järjestelmät tekevät juuri uutta REST-rajapintaversioita, jotka ovat lähtökohtaisesti parempia kuin aikaisemmat toteutukset. Kannattaa varmistaa järjestelmätoimittajalta tämä! Jos ei ole mahdollista lähettää tiedoksiantoa sähköisesti, tulee kyseeseen tavallinen tiedoksianto.

Kysymys: Viimeksi, kun testasin lähettää testiviestin niin, että siihen käytettiin Postin tulostus- ja kuorituspalvelua, kirje tulostui mustavalkoisena ja fontti vaihtui. 

Vastaus: Paperipostituksessa tulee noudattaa Postin Ipost suunnitteluohjeista. REST-rajapinnassa tulostusvärin hallinta tapahtuu organisaation toimesta. Lisätietoja: Tulostustavan hallinta - Suomi.fi-viestit julkishallinnon organisaatioille - Suomi.fi kehittäjille

Kysymys: Onko Suomi.fi-viesteissä millainen tiedostokokorajoite?

Vastaus: Suomi.fi-viestien REST-rajapinta mahdollistaa organisaatioille useiden liitetiedostojen lähettämisen. Yhden liitteen maksimikoko on 10 Mt. Viestiin voi maksimissaan liittää 50 tiedostoa.

TKJ-palveluun voi lähettää vain yhden 10 Mt liitteen/ viesti.

Loppukäyttäjien lähettämissä sähköisissä viesteissä liitetiedostojen yhteen laskettu kokorajoitus on 10 Mt.

Kysymys: Toimiiko sekä Suomi.fi, TKJ että Kyyhky hyvin kaksikielisille kunnille eli palveleeko se hyvin erikielisiä asiakkaita?

Vastaus: Loppukäyttäjien käyttöliittymiin saa kieleksi suomen, ruotsin tai englannin. Tätä loppukäyttäjä pystyy hallinnoimaan itse. Viestisisältöjen kieliversioista vastaavat organisaatiot itse. Organisaatioiden on myös itse tiedettävä, millä kielellä asiakas haluaa asioida, tätä tietoa ei Suomi.fi-viestit tiedä.

Kysymys: Käytämme KEHAn tarjoamaa A-TMT-järjestelmää, ja asiakkaalla on mahdollisuus antaa haluamansa postiosoite (ei sama kuin VTJ) asiointia varten. Huomioiko järjestelmä tämän osoitteen, jos Suomi.fi-palvelu ei ole asiakkaalla käytössä?

Vastaus DVV: Riippuu KEHAn toteutuksesta. Emme osaa vastata tähän tarkemmin.

Kysymys: Jos varhaiskasvatuksen sähköisen Daisy-järjestelmän kautta tehdään lapsille tukeen liittyviä hallintopäätöksiä ja huoltajalle lähtee sähköposti-ilmoitus siitä, että järjestelmään on tullut uusi päätös, onko tämä menettelytapa riittävä vai tuleeko hallintopäätökset integroida Daisy-järjestelmästä Suomi.fi-viestipalveluun?

Vastaus: Tieto päätöksestä täytyy lähettää Suomi.fi-viesteihin niille henkilöille, keillä on Suomi.fi-viestit käytössä. Daisyyn on jo saatavilla uusi REST-rajapinta, mikä mahdollistaa tehokkaan ja turvallisen tiedoksiannon sähköisesti Suomi.fi-viesteihin.

Kysymys: Onko Visma (Wilma) upottamassa ohjelmistoonsa Suomi.fi yhteyttä?

Vastaus: Kyllä. Integraatio Suomi.fi-viesteihin on tulossa.

Kysymys: Wilmassa tehdään päätöksiä ja niitä lähetetään huoltajille sähköisesti allekirjoitettavaksi. Ei kai tästä ole tarkoitus luopua?

Vastaus: Tiedoksiannot tai tieto tiedoksiannosta täytyy lähettää vastaanottajille Suomi.fi-viesteihin.

Kysymys: Onko opetustoimessa käyttövelvoite Suomi.fi-viesteihin sen sijasta että viestit esimerkiksi huoltajalle Vilmasta? Ymmärsinkö oikein, että jos oppilaan huoltajalle laittaa Wilmassa tuen päätöksen nähtäville, ei sitä siis tarvitse erikseen tiedottaa Suomi.fin kautta?

Vastaus: Kunnilla käyttövelvoite koskee kaikkien lakisääteisten tehtävien hoitoa. Suomi.fi-viestejä tulee käyttää tiedoksiantomenettelyssä. Jos kyseessä on Hallintolain 54 §:n mukainen tiedoksianto, siitä täytyy lähettää tieto henkilölle Suomi.fi-viestien kautta.

Kysymys: Mikäli oppilaan tukea koskevan hallintopäätöksen yhteydessä tehdään kirjallinen kuuleminen ja kuulemislomakkeessa pyydetään lupa sähköiseen tiedonantoon Wilman kautta (päätös tulee joka tapauksessa näkyviin Wilmassa), niin onko näin toimiminen laillista?

Vastaus: Muunlainen tiedoksianto kuin Suomi.fi-viestien kautta annettava tiedoksianto edellyttää asianosaisen suostumusta.

Kysymys: Käyttävätkö yhdistykset y-tunnusta Suomi.fihin? 
Vastaus: Yhdistykset käyttävät Suomi.fi-valtuuksia siihen, että yhdistyksen edustajat voivat hoitaa yhdistyksen asioita erilaisissa digitaalisissa asiointipalveluissa. Yhdistykset antavat valtuuksia esimerkiksi erilaisten tukien ja avustusten hakemiseen sekä veroasioiden hoitoon. https://www.suomi.fi/ohjeet-ja-tuki/valtuudet/nain-organisaatio-kayttaa-suomifi-valtuuksia/valtuuksien-antaminen-organisaationa/nain-yhdistys-valtuuttaa

Yrityksien, yhdistyksien ja yhteisöjen tapauksessa sähköinen viesti lähetetään Y-tunnuksen perusteella. Noin 60 000 yritystä on ottanut Suomi.fi-viestit käyttöönsä. Lisätietoja yrityksien Suomi.fi-viestien käytöstä: Suomi.fi-viestien käyttö yrityksessä - Suomi.fi-viestien ohjeet - Suomi.fi

Kysymys: Meillä jakelut-kohtaan pitää tulla yhdistyksen nimi, jolloin päätöstä ei pysty lähettämään Suomi.fi-viestillä. Mistä johtuu?

Vastaus: Kuulostaa järjestelmässä olevalta rajoitteelta. Suomi.fi-viesteissä sähköisen viestin lähettäminen vaatii vain joko vastaanottajan henkilötunnuksen tai Y-tunnuksen.

Kysymys: Saako Suomi.fi-viestejä käyttää esim. tiekunnan asiointiin? Luonnollinen henkilö vs. tiekunnan edustaja?

Vastaus: Kunnilla on oikeus hyödyntää Suomi.fi-viestejä monenlaiseen asiakasviestintään, kunhan kyseessä on vastaanottajaan liittyvä asia eikä esimerkiksi mikään yleinen tiedote tai uutiskirje.

Kysymys: Voiko Suomi.fi-viestejä käyttää ulkomaalainen henkilö, jolla on kuitenkin suomalainen henkilötunnus?

Vastaus: Kyllä.

Kysymys: Onko jokin taho tuottamassa muutoksesta yleistä selkokielistä viestintää tai eri kieliversioita?

Vastaus: Asiakkaiden neuvonta maahanmuuttajien kotoutumispalveluissa on erityisen tärkeää. Myös DVV tuottaa toimeenpanon tukea muutokseen liittyen. Kotouttamispalveluiden asiakkaiden osalta moni ei välttämättä ole em. sääntelyn piirissä, koska eivät voi käyttää Suomi.fi-viestejä ,koska suomalainen henkilötunnus puuttuu.