Tietosuoja

Kuolleen tai muutoin pysyvästi estyneen työntekijän tietoaineistot

Lähtökohtaisesti työntekijän sähköpostiviestintä on luottamuksellista. Viestinnän luottamuksellisuudesta säädetään perustuslain 10 §:n 2 momentissa, jonka mukaan kirjeen, puhelun ja muun luottamuksellisen viestin salaisuus on loukkaamaton.

Työnantajalle kuuluvien sähköpostien hakemisesta ja avaamisesta tietyissä tilanteissa säädetään laissa yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) (finlex.fi), etenkin sen 6. luvussa. Lähtökohtana hakemiselle ja avaamiselle on työntekijän suostumus tai valtuutus.

Laki antaa kuitenkin mahdollisuuden näille toimenpiteille tietyin edellytyksin myös silloin, kun työntekijä on pysyväisluonteisesti estynyt suorittamasta työtehtäviään eikä hänen suostumustaan voida saada. Tässä ohjeistuksessa keskitytään lähinnä toimintaan tällaisessa tilanteessa. Käytännössä syynä on yleisimmin työntekijän äkillinen kuolema.

Tietoaineistojen hakeminen, selaaminen ja avaaminen

Vaikka laissa käsitellään vain sähköpostiviestejä, samat periaatteet soveltuvat myös muiden tietoaineistojen hakemiseen ja avaamiseen. Näille aineistoille olisi hyvä laatia kunnassa valmiiksi pelisäännöt.

Yksityisyyden suojan lisäksi erilaisia tietoaineistoja saatetaan joutua tarkastelemaan mahdollisesti myös esimerkiksi tekijänoikeuden näkökulmasta.

Pysyväisluonteisen estymisen lisäksi prosessin käynnistymisen yleisenä edellytyksenä on, että työnantajan on välttämätöntä saada hänelle tarkoitetuista viesteistä tieto toimintaansa liittyvien neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai toimintojensa turvaamiseksi muutoin.

Edelleen edellytetään,, että työntekijä hoitaa tehtäviä itsenäisesti työnantajan lukuun eli viestiin liittyvää asiaa eivät hoida samanaikaisesti muut henkilöt. Työnantajan käytössä ei myöskään ole järjestelmää, jonka avulla työntekijän hoitamat asiat ja niiden käsittelyvaiheet kirjattaisiin tai saataisiin muutoin selville. Lisäksi työntekijän tehtävien ja vireillä olevien asioiden vuoksi on ilmeistä, että työnantajalle kuuluvia viestejä on lähetetty tai vastaanotettu. Edellytyksiin kuuluu vielä myös se, että työnantaja on huolehtinut lain 18 §:ssä mainituista huolehtimisvelvoitteistaan. Näiden kaikkien edellytysten on toteuduttava, ennen kuin työnantaja voi hakea viestejä tai saa avata ne.

Kunnan sisäinen ohjeistus tukemaan lain monivaiheista prosessia

Hakemisen ja avaamisen monivaiheinen prosessi on kuvattu laissa hyvin.

Ensimmäinen vaihe

Ensimmäisessä vaiheessa selvitetään laissa mainittujen edellytysten täyttyminen ja valtuutetaan henkilöt toteuttamaan ja dokumentoimaan haku selaamalla viestejä (tai tiedostoja/kansioita) viestin lähettäjän tunnistamistietoja taikka viestissä olevien otsikkokenttää koskevien tietojen perusteella. Näistä tiedoista voidaan useimmissa tapauksissa päätellä, onko viesti yksityisluonteinen vai ei.

Käytännössä ainakin yhden henkilön tulee olla sellainen, joka tämän teknisesti pystyy toteuttamaan. Huomionarvoista on, että työntekijän lähettämät viestit saattavat monesti olla työnantajalle saapuneita tärkeämpiä.

Haun tavoitteena on suodattaa työnantajalle kuuluvat viestit ja tiedostot työnantajalle kuulumattomista. Työntekijän luottamuksellisen viestinnän piiriin kuuluvat työntekijän muuhun kuin työtehtävien hoitoon liittyvät viestit, myös sellaiset työtehtäviin liittyvät viestit, jotka on tarkoitettu yksinomaan työntekijälle itselleen. Sellainen ohjeistus, että työntekijä saa lähettää ja vastaanottaa vain puhtaasti työtehtäviin liittyviä viestejä, ei useimmissa organisaatioissa ja tehtävissä välttämättä ole käytännössä toimiva. Lisäksi vaikkapa tuttujen kesken yksittäiseen viestiin saattaa sisältyä sekä työtehtäviin että yksityiselämään liittyvää asioita. Ja työtehtäviin liittyvä viesti voi olla sisällöltään yksityinen.

Toimivampi tietohallinnon ratkaisu on ohjeistaa työntekijä etukäteen tekemään perusseulonta itse siten, että kaikki yksityiset viestit ja tiedostot siirretään selkeästi nimettyihin kansioihin – esimerkiksi Yksityiset, Omat – jotka voidaan tarpeettomina tuhota jo hakuvaiheessa toimenpiteen dokumentointia unohtamatta. Jotta tämä työ ei menettäisi merkitystään, tulisi heti laissa mainitun pysyväisluonteisen estymisen ilmetessä katkaista työntekijälle tuleva sähköpostiliikenne. Sopivilla automaattisilla vastauksilla voidaan myös ohjata lähettäjää toimittamaan viesti uudelleen korvaavaan osoitteeseen.

Erilaisia dokumenttien tallettamiseen tarkoitettuja pilvipalveluja alkaa saada jo melkein minkä tahansa tuotteen kylkiäisinä. Työnantajalla ei ole oikeutta eikä edes teknistä mahdollisuutta ryhtyä jäljittämään tällaisia henkilökohtaisia tietovarastoja. Siksi tietohallinnon ohjeissa tulisi selkeästi rajata hyväksytyt dokumenttien säilytyspaikat.

Yhteisessä käytössä olevat palvelu- ja muut yhteissähköpostit vähentävät yksittäisen työntekijän omaan osoitteeseen tulevia työviestejä. Ulkopuolisia tahoja voi kuitenkin olla vaikea estää kokonaan viestien lähettäminen etunimi-sukunimi -osoitteisiin.

Toinen vaihe

Kun työnantaja on edellä kuvatuin tavoin ja edellytyksin selvittänyt ja tullut siihen käsitykseen, että viesti ilmeisesti kuuluu työnantajalle, voi viestin esille hakemisen jälkeen myös avata. Avaamisen välttämättömyys on kuitenkin arvioitava vielä uudelleen tässä vaiheessa, eli kysymyksen on oltava viestistä, josta työnantajan on toimintaansa liittyvien neuvottelujen loppuun saattamiseksi, asiakkaiden palvelemiseksi tai toimintojensa turvaamiseksi välttämätöntä saada tieto.

Lisäksi laki edellyttää, että ennen avaamista sisältö pyritään selvittämään ottamalla yhteyttä viestin lähettäjään tai lähetetyistä viesteistä vastaanottajaan. Jos tämä ei onnistu, työnantaja antaa toimeksiannon kahdelle henkilölle avaamisesta. Toisella heistä pitää luonnollisesti olla tekniset mahdollisuudet tehtävän suorittamiseen.

Avaamisesta on laadittava siihen osallistuneiden henkilöiden allekirjoittama selvitys. Paperista ilmenee

mikä viesti on avattu,
miksi viesti on avattu,
avaamisen ajankohta,
avaamisen suorittajat sekä
kenelle avatun viestin sisällöstä on annettu tieto.

Avattu viesti on säilytettävä eikä sen sisältöä ja lähettäjätietoja saa käsitellä laajemmin kuin on tarpeen viestin avaamisen tarkoituksen vuoksi. Tietoja käsittelevät henkilöt eivät saa ilmaista viestin sisältöä sivulliselle työsuhteensa aikana eivätkä sen päättymisen jälkeenkään.

Selkeät ja yhteisesti sovitut periaatteet

Kaikkein tärkeintä organisaation henkilöstön tiedonhallinnan kokonaisuudessa on, että työpaikalla on selkeät ja yhteisesti sovitut periaatteet sähköpostien ja muiden tietoaineistojen käyttöön ja käsittelyyn. Tämä selkeyttää ja nopeuttaa asioiden hoitoa myös ns. normitilanteessa.

Yhteistoimintamenettelyt

Sähköpostin ja muun tietoverkon käyttö sekä työntekijän sähköpostin ja muuta sähköistä viestintää koskevien tietojen käsittely kuuluu työnantajan ja henkilöstön välisessä yhteistoiminnasta kunnassa ja hyvinvointialueella annetussa laissa (449/2007) tarkoitetun yhteistoimintamenettelyn piiriin. Yhteistoimintamenettelyn jälkeen työnantajan tulee laatia kirjalliset sähköpostin ja tietoverkkojen käyttösäännöt sekä kertoa niistä työntekijöille.

Tietoaineistoihin kohdistuvat perillisten tietopyynnöt

Kysymykseen siitä, voivatko perilliset saada työntekijän henkilökohtaiset viestit ja muut aineistot itselleen työntekijän kuoleman jälkeen, ei ole yksiselitteistä vastausta. Asiasta ei säädetä nimenomaisesti laissa ja käytännöt kunnissa voivat vaihdella huomattavastikin. Perillisten mahdollisuuteen saada aineistot saattaa vaikuttaa myös se, mitä työnantaja on ohjeistanut laitteiden ja palveluiden käyttämisestä yksityiseen viestintään ja henkilökohtaisten aineistojen tallettamiseen.

Työntekijän itsensä lähettämien viestien osalta tekijänoikeus kuitenkin periytyy hänen perillisilleen samoin kuin muu jäämistöön kuuluva omaisuus. Myös työntekijän työkoneelleen tallentamissa henkilökohtaisissa kansioissa oleva aineistot, kuten valokuvat ja vastaavat aineistot, siirtyvät perintönä työntekijän oikeudenomistajille. Perillisillä on siten lähtökohtaisesti oikeus pyynnöstä saada työnantajalta tällaiset henkilökohtaiset tietoaineistot.

Työnantaja ei luonnollisestikaan voi luovuttaa perittävän sähköpostilaatikkoa kokonaisuudessaan perillisille, koska suuri osa viesteistä kuuluu työnantajalle. Viestien ja tiedostojen erotteleminen henkilökohtaisiin ja työnantajille kuuluviin viesteihin ja aineistoihin voi myös edellyttää paljon työtä. Ehdotonta oikeutta vaatia erottelemaan henkilökohtaiset viestit suuresta sähköpostimassasta perillisillä ei ole, jos erottaminen esimerkiksi on teknisesti mahdotonta. Työntekijän työkoneelleen tallettama muu henkilökohtainen aineisto on kuitenkin usein helpommin eroteltavissa työhön liittyvistä tiedostoista. Työnantajalla on oikeus pyytää korvaus erottelemiseen liittyvästä työstä aiheutuneista kohtuullisista kustannuksista.

Työnantaja voi edellyttää, että vaatimus henkilökohtaisten aineistojen saamiseksi tulee esittää tietyn ajan, kuten vuoden kuluessa työntekijän kuolemasta. Tämän jälkeen aineistot tuhotaan. Työsuhteen päättyessä työnantajalla ei lähtökohtaisesti ole enää laillista perustetta käsitellä esimerkiksi työntekijän sähköpostitiliä, joten työnantajan tulee henkilötietojen käsittelyn minimoimiseksi sulkea pois lähteneen työntekijän sähköpostitili myös tietosuojasääntelyn noudattamiseksi.

Viime kädessä kuolinpesän osakkaat tai pesänselvittäjä voi nostaa hallinnan luovutusta koskevan kanteen työnantajaa vastaan aineiston saamiseksi. Muulla tahoilla kuin työntekijän perillisillä tai työnantajalla itsellään ei ole oikeutta saada tietoja perittävän sähköpostin tai muiden henkilökohtaisten aineistojen sisällöstä.

***

Verkkosivuteksti on kirjoitettu 2016, ja sen sisältö on tarkastettu keväällä 2025.