Kuntien viestintä ja markkinointi

Usein kysyttyä kuntien viestinnästä

Kuntien viestintään liittyen tietyt kysymykset toistuvat usein. Olemme koonneet tälle sivulle vastauksia usein vastaan tuleviin kysymyksiin. 

Avaa kaikki

Yleisesti viestintään liittyviä kysymyksiä

Onko kuntayhtymä ns. julkishallinnon viranomainen?

Kyllä on, joten siihen sovelletaan kuntien mukaisesti muun muassa saavuttavuus-, kieli- ja hallintolain mukaista sääntelyä.

Saavutettavuuteen liittyviä kysymyksiä?

Laki digitaalisten palveluiden tarjoamisesta velvoittaa kuntia ja kuntayhtymiä. Tukea asiaan löytyy esimerkiksi saavutettavasti.fi-sivustolta ja Kuntaliiton saavutettavuusoppaasta.

Koskeeko saavutettavuuslaki kuntia? Entä kuntaomisteisia yhtiöitä?

Mitä kaikkia kuntataustaisia tahoja saavutettavuuslaki koskee?

Laki digitaalisten palveluiden tarjoamisesta velvoittaa pääosin viranomaisen asemassa toimivia organisaatioita tekemään verkkopalveluistaan eli verkkosivustoista ja mobiilisovelluksista saavutettavuusvaatimusten mukaisia.

Lisäksi saavutettavuusvaatimukset koskevat julkisoikeudellisia laitoksia ja osaa järjestöistä. Saavutettavuusvaatimukset voivat myös koskea joidenkin organisaatioiden verkkopalveluja erityisavustuksen perusteella. Lisäksi osa yksityistä sektoria kuuluu saavutettavuusvaatimusten piiriin.

  • Kunnat ja kuntayhtymät ovat automaattisesti saavutettavuuslain piirissä.
  • Jos jokin järjestö tai organisaatio saa yli puolet rahoituksestaan verovaroista, on sekin saavutettavuuslain piirissä. Tämä voi koskea monia toimijoita jotka saavat rahoitustaan kunnilta.
  • Saavutettavuusvaatimukset koskevat myös julkisten palveluiden tuottajia. Jos kyseessä on kunnan vastuulla oleva palvelu, jonka kunta päättää ulkoistaa, niin saavutettavuusvelvoite tavallaan siirtyy tehtävien mukana. Tämä on syytä huomioida sopimuksia laadittaessa.

Koskeeko saavutettavuus muiden kuin kunnan tekemiä liitteitä, jotka julkaistaan kunnan sivuilla?

Kun kunta julkaisee sivuillaan materiaalia, tulee sen olla saavutettavaa. Sillä ei ole merkitystä kuka materiaalin on tehnyt, vaan julkaisija ratkaisee.

Kun kolmannet toimijat tekevät kunnalle esimerkiksi oheis- ja liitemateriaalia päätöksentekoon liittyen, kannattaa materiaalin toteuttaminen saavutettavaksi sisällyttää tilaukseen. Tällöin on selvää, kenen tulee tehdä aineisto saavutettavaksi ja sen mahdolliset kulut huomioidaan jo alkuvaiheessa. Kunnan tulee silti varmistaa, että aineisto on saavutettavaa. 

Hyvä apuväline saavutettavaksi.fi-sivuston kohta ”saavutettavat asiakirjat”. Siellä esitellään mitä saavutettavuus merkitsee asiakirjoissa. Sivustoon voi myös viitata, kun tilaa materiaalia kolmansilta osapuolilta.

Myös PDF voi olla aineistona saavutettava, kunhan se toteutetaan ja tallennetaan saavutettavuus huomioiden. Tiedostoa ei esimerkiksi tulosteta kuvaksi, vaan se tallennetaan PDF-muotoon. Hyvä pikavarmistuskeino on kokeilla valita ja kopioida tekstiä tiedostosta. 

Lisäksi kannattaa huomioida myös tekstin laatu. Niin tekstin selkeys kuin luettavuus ovat tärkeitä saavutettavuuden osia, jotka ovat tärkeitä niin liitteissä kuin verkkosivuilla.

Yhteistyö yritysten kanssa

Kunnat tekevät monipuolisesti yhteistyötä yritysten kanssa. Kuntalain mukaan kunta ei kuitenkaan voi markkinoida yrityksiä tai antaa yrityksille näkyvyyttä verovaroin toteutetussa toiminnassaan.

Yritysten mainosten esittäminen kunnan lehdessä tai verkkosivuilla

Onko mahdollista myydä yrityksille mainostilaa kunnan matkailuesitteessä? Jos tasapuolisuus on ongelma, niin entä jos kaikilla kunnan alueella toimivilla yrityksillä on siihen mahdollisuus päästä mukaan?

Lähtökohtaisesti kunta ei voi myydä yrityksille mainostilaa omissa julkaisuissaan. Tähän on kaksi syytä.

Ensinnäkin kunnan on tärkeää toimia tasapuolisesti. Edellä kuvattua olisi hyvin hankala toteuttaa kaikin puolin tasapuolisesti. Lisäksi mainoseurot eivät luultavasti kattaisi kaikkia kuluja ja työaikaa, jolloin julkaisu olisi vain osin maksettu mainostuloilla. 

Toisekseen mainosten myynti ja voisiko sanoa ”kaupallinen toiminta” ei kuulu kunnan tehtäväkenttään. Kunta voi omassa toiminnassaan nostaa esille elinvoimaa ja matkailua, mutta osin tai tyystin kaupallinen julkaisu ei sitä enää ole.

Useimmiten tämänkaltaiset tilanteet on ratkaistu erillisen yhtiön kautta. Kunnan omistama yhtiö voi ja saa tietysti myydä mainostilaa julkaisuissaan. Silloinkin on hyvä huomioida mahdollisuuksien mukaan tasapuolisuus alueen yritysten välillä.

Voiko kunnan ylläpitämässä tapahtumakalenterissa kertoa yritysten järjestämistä tapahtumista?

Tiukasti tulkiten voisi katsoa tapahtumien tietojen esittämisen olevan sellaista viranomaisviestintää, jossa yritysten tapahtumien esittely on kiellettyä. Toisaalta tapahtumakalenteri ei ole kuntien viranomaistoiminnan ytimessä, ja kyllähän tapahtumat ovat myös kunnan elinvoiman kannalta tärkeitä asioita.

Niinpä tilanteen voi tulkita siten, että tietyllä tapaa toimien tämä on mahdollista. Näitä asioita ovat maksuttomuus ja tasapuolisuus. Kun tilaisuus on maksuton, niin sehän ei ole (suoraan) kaupallista toimintaa. Tasapuolisuus toteutuu, kun kaikilla on samanlaisessa tilanteessa mahdollisuus olla mukana.

Peruste toimintatavalle on, että kunnan elinvoiman tukemiseksi kunta kertoo maksuttomista tapahtumista.

Usein tämänkaltaiset tilanteet on ratkaistu erillisen yhtiön kautta. Kunnan omistamaa yhtiötä eivät sido kunnan toiminnan rajat, vaikka silloinkin on hyvä huomioida mahdollisuuksien mukaan tasapuolisuus alueen yritysten välillä.

Voiko kunta jakaa paikallisten yritysten mainoksia/esitteitä messuosastollaan?

Kunta voi pitää esillä kuntaa ja sen elinvoimaa, mutta yksittäisten yritysten esilläpito ei ole enää sitä.

Jos operoija on kunnan omistama yhtiö (esim. markkinointi- tai elinkeinoyhtiö), niin silloin voisi teoriassa jakaa tuonsuuntaista materiaalia. Silloinkin olisi hyvä, että toimittaisiin tasapuolisesti suhteessa alueen yrityksiin. 

Tekoälyn käyttö kunnan viestinnässä

Voimmeko käyttää tekoälysovelluksia kunnan viestinnässä?

Varsinaista ohjeistusta tai linjaussuosituksia Kuntaliitolla asiaan ei vielä ole, eikä ole luultavasti lähiaikoina tulemassakaan. Tämä siksi, koska tekoälyn käytön sääntely on vaiheessa.

Yleisesti olemme todenneet seuraavaa:

  1. Julkisesti saatavilla oleviin AI-työkaluihin (kuten ChatGPT) voit syöttää vain julkiseksi soveltuvaa työhön liittyvää yleistietoa tai voit kysyä siltä haluamiasi asioita. Henkilötietojen tai muiden asiakasta koskevien tietojen syöttäminen tekoälytyökaluihin ei ole sallittua, vaikka samat tiedot olisivat saatavilla avoimesta verkosta tai muuten julkisista lähteistä.
  2. Tietojen syöttäminen AI-työkaluun merkitsee yleensä sitä, että sen käyttäjä luovuttaa tiedot palvelua tarjoavan yrityksen vapaaseen käyttöön, esimerkiksi AI:n kouluttamisessa, sekä tyypillisesti käsiteltäväksi EU-alueen ulkopuolella. Toisin sanoen ette enää voi vaikuttaa siihen, mitä tiedolla tehdään tai miten sitä tullaan käyttämään.

Valokuviin ja niiden käyttöön liittyviä kysymyksiä

Kunnat käyttävät monipuolisesti valokuvia. Niitä kuvataan itse ja ostetaan muualta. Kuvia käyttäessä tulisi aina tietää mitkä ovat kyseisen kuvan käyttöoikeudet ja -rajoitukset.

Pyydä lupa kuvattavalta

Kaikki, mikä tapahtuu julkisella paikalla, ei välttämättä ole julkista. Vaikka valokuvaajalla on tekijänoikeus julkisella paikalla otettuihin valokuviinsa, kuvan kohteilla voi olla yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön nojalla oikeus rajoittaa kuvien julkaisemista.

Henkilöä esittävää valokuvaa ei saa julkaista henkilön kunniaa tai yksityisyyttä loukkaavalla tavalla. Henkilön kuvaa ei saa käyttää mainostarkoituksessa ilman henkilön suostumusta.

On varminta pyytää kuvissa tunnistettavasti näkyviltä kirjallinen lupa ja kertoa, missä kuva julkaistaan. Erityisen tarkka kannattaa olla alaikäisten kuvaamisessa, jolloin lupa tulee pyytää myös vanhemmilta. On myös huomattava, että kuvausluvista syntyy henkilörekisteri, jota on käsiteltävä lain mukaisesti.

Kuvauslupaa pyydettäessä tulee 

  • Kertoa missä ja miten kuvaa käytetään. Yleisesti ottaen kannattaa kuvata asia laajasti, "kunnan viestinnässä ja markkinoinnissa." Jos pyytää kuvan käyttölupaa vain tiettyyn asiaan, niin myöhemmin ei voikaan toimia toisin.
  • Kerätä lupa kirjallisesti.
  • Jos kuvausluvan pyytää ammattivalokuvaaja jolta kunta ostaa kuvia käyttöönsä, kannattaa kuvaajan kanssa sopimuksen laatimisen yhteydessä sopia myös kuvauslupien keräämisestä ja säilyttämisestä. Kunnan pitää kyetä osoittamaan että sillä on lupa kuvien käyttöön. Pelkkä sanallinen tieto kuvaajalta ei riitä.

Sopimus valokuvista kuvaajan kanssa

Usein kuvia ostetaan käyttöön ammattivalokuvaajalta, jonka kanssa sovitaan siitä, millä ehdoin kunta ostaa kuvia käyttöönsä. Sopimus kannattaa tehdä kirjallisena, tai sovitut asiat tulee olla tallessa vähintään sähköpostitse.

Kannattaa sopia:

  • Ostatteko kuvat käyttöön vain yhteen tiettyyn käyttötarkoitukseen. Esimerkiksi painettuun kuntalaislehteen. Silloin kannattaa huomioida, että kuvat kannattaa poistaa yhteisiltä tallennuspaikoilta jne., jotta ne eivät päädy myöhemmin vahingossa käyttöön.
  • Ostatteko kuvat täysin käyttöoikeuksin. Tällöin voitte käyttää kuvia haluamissanne yhteyksissä oman valintanne mukaan.
  • Kannattaa myös sopia saako kuvaa rajata ja käyttää muutoin kuin alkuperäisessä kokosuhteessa. Käytännössä aina kannattaa sopia, että kuvasta voi tehdä uusia variaatioita, tästä on hyötyä esimerkiksi eri somekanavissa.
  • Sopikaa miten kuvaajan nimi mainitaan. On sekä asianmukaista että kohteliasta mainita kuvaaja kun siihen on luonteva tilaisuus, mutta sopimustasolla kannattaa sopia, että kuvaajan nimi mainitaan aina kun se on kyseisessä tilanteessa luontevasti mahdollista. Esimerkiksi someviesteissä kuvaajan tietoja ei ole helppo saada luontevasti mukaan viesteihin.

Useimmiten kuvat kannattaa ostaa vapain käyttöoikeuksin, etenkin jos ne on kuvattu juuri teitä varten. 

Miten toimia kuvien kanssa, jotka on ottanut oma työntekijä?

Kuvia voivat ottaa myös kunnan työntekijät. Parhaimmillaan ne ovat oikein hienoja ja sopivat hyvin kunnan käyttöön.

Kunnalla ei kuitenkaan ole automaattista lupaa käyttää kunnan työntekijän ottamaa valokuvaa, vaikka kuva olisi otettu työajalla. Ainoastaan jos kuvien ottamisesta kunnan käyttöön on sovittu jo toimenkuvassa ja/tai se on keskeinen osa työtekijän työtehtäviä, niin voi olettaa, että kunnalle siirtyvät kuvan käyttöoikeudet "automaattisesti". 

Suositukset tämänkaltaisiin tilanteisiin:

  1. Kannattaa laatia sopimus kuvien käytöstä ja käytön ehdoista niiden kunnan työntekijöiden kanssa, jotka ottavat kuvia säännöllisesti kunnan käyttöön. Näitä voivat olla esimerkiksi viestinnän ja markkinoinnin sekä elinkeinopolitiikan parissa työskentelevät työntekijät.
  2. Kannattaa suunnitella malli, jolla muut työntekijät voivat luovuttaa kunnalle oikeuden tapauskohtaisesti käyttää heidän ottamiaan kuvia kunnan toiminnassa. Tämänkaltainen malli voisi olla esimerkiksi lomake intrassa, jota kautta kuva ladataan, sivulla kerrotaan käyttöehdoista ja kuvan lahjoittava työntekijä itse valitsee suostua niihin ehtoihin.

Minimissään tarvitsee olla kirjallinen jälki (esimerkiksi sähköposti) siitä, että työntekijä antaa kuvan kunnan käyttöön. Jos mitään ei ole kirjallisesti sovittu, on ongelmatilanteiden ratkaisu myöhemmin hankalaa.

Kuvien hankinta kuvapankeista

Kuvia voi ostaa käyttöön myös kuvapankeista. Tällöin kannattaa huomioida seuraavia asioita:

  • Kannattaa olla tarkkana siitä, sopivatko kyseiset kuvat suomalaiseen kontekstiin. Esimerkiksi työasut voivat olla kovin erilaisia eri puolilla maailmaa.
  • Kannattaa olla tarkkana kuvien käyttöoikeuksien kanssa. Ovatko ne "ikuisia" vai tilaukseen sidottuja? Ongelmia voi syntyä vaikka jos esimerkiksi julkaisun kansikuva hankitaan kuvapankista, julkaisu on verkossa jaossa edelleenkin ja sopimus kuvapankin kanssa irtisanotaan. 
  • Moni kuvapankki tarjoaa mahdollisuuden ostaa kuva ainakin rajatuksi ajaksi yksinkeudella. Tämä voi olla järkevää etenkin jos kuva on laajassa käytössä esimerkiksi jonkun tapahtuman ykköskuvana.

Kuvien käyttö kun joku muu organisaatio antaa luvan käyttää kuvaa

Usein esimerkiksi yhteisissä projekteissa voidaan kuvia saada käyttöön myös muilta organisaatioita. Myös tämänkaltaisissa tilanteissa tulee varmistaa kuvan käyttöoikeudet. Voi olla, että kuvaa tarjoava henkilö ei ole lainkaan tietoinen oman organisaationsa kuvien käyttöoikeuksista.

Jos kunta julkaisee kuvan painetussa aineistoissa tai verkkosivuillaan, niin vastuu julkaisusta on kunnalla. 

Kannattaa olla huolellinen myös esitysten suhteen. Esimerkiksi Kuntaliitto on maksanut muutaman sadan euron korvauksen siitä, että yhdessä (ulkoisen tekijän) Kuntaliiton verkkosivuilla olleessa esityksessä oli yksi pienikokoinen kuva, johon hänen organisaatiollaan ei ollut enää käyttöoikeutta. Tämä ei kiertänyt julkaisijan (eli Kuntaliiton) vastuuta asiasta.

Kannattaa myös tutustua sivuun verkkoviestinnän erikoiskysymyksiä, joka löytyy julkisuus ja tietosuoja -kokonaisuuden alta.

Viestintä-aiheisia julkaisujamme

Toimiva kaksikielisyys kunnassa

Opas tarjoaa tukea yksi- ja kaksikielisille kunnille. Yhtäältä se auttaa kuntaa noudattamaan toiminnassaan kielilainsäädäntöä, mutta tarjoaa myös konkreettisia välineitä parempaan hallintoon molemmilla kansalliskielillä.
Tutustu julkaisuun
Kunta viestintäostoksilla

Kunta viestintäostoksilla

Kuntaliitto julkaisi vuonna 2009 oppaan kunta-alan viestintä- ja markkinointipalvelujen hankintaan. Opas on nyt päivitetty uuden hankintalain perusteella ja viestintäkentän kehityksen mukaisesti.
Tutustu julkaisuun

Kuntaliiton asiantuntijat, jotka voivat kertoa lisää