Ovatko kaikki viranomaiselle toimitetut asiakirjat viranomaisen asiakirjoja vai voidaanko suoraan sanoa jostain asiakirjasta, että se ei olisi käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa toimitettu?

Pääsääntöisesti viranomaisen asiakirjana pidetään viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999, julkisuuslaki) 5.2 §:n mukaisesti viranomaisen hallussa olevaa asiakirjaa

• jonka viranomainen tai sen palveluksessa oleva on laatinut
• joka on toimitettu viranomaiselle asian käsittelyä varten tai muuten sen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa. 

Viranomaisen laatimana pidetään myös asiakirjaa, joka on laadittu viranomaisen antaman toimeksiannon johdosta ja viranomaiselle toimitettuna asiakirjana asiakirjaa, joka on annettu viranomaisen toimeksiannosta tai muuten sen lukuun toimivalle toimeksiantotehtävän suorittamista varten. 

Sen sijaan viranomaisen asiakirjana ei pidetä esimerkiksi viranomaisen palveluksessa olevalle hänen muun tehtävänsä tai asemansa vuoksi lähetettyä kirjettä taikka viranomaisen palveluksessa olevan laatimia muistiinpanoja. 

Kaikki viranomaiselle toimitetut asiakirjat eivät siten ole julkisuuslain mukaisia viranomaisen asiakirjoja. Kun edellytyksenä on, että viranomaiselle toimitettu asiakirja liittyy asian käsittelyyn viranomaisessa taikka sen toimialaan tai tehtäviin, viranomaisen asiakirjoina ei voida esimerkiksi pitää työntekijälle lähetettyä henkilökohtaista kirjettä.