Valtiovarainministeriö pyytää lausuntoa luonnoksesta hallituksen esitykseksi laiksi julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain 10 ja 11 §:n kumoamisesta sekä laiksi Kansallisarkistosta annetun lain 2 §:n muuttamisesta.
Esityksellä kumottaisiin mainitut pykälät, mikä tarkoittaisi, että julkisen hallinnon tiedonhallintalautakunnan toiminta lakkaisi lain voimaantulon jälkeen. Lautakunnalle julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain 10 ja 11 §:ssä säädettyjä tiedonhallintalain vaatimusten edistämis- ja arviointitehtäviä ei toteutettaisi jatkossa. Tiedonhallintalaissa säädettyjen vaatimusten toteuttamista ohjattaisiin muiden viranomaisten, muun muassa valtiovarainministeriön toimesta. Kansallisarkistosta annettuun lakiin säädettäisiin Kansallisarkistolle toimivalta edistää julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain 21 §:n mukaista tietoaineistojen säilytystarpeen määrittämistä koskevaa sääntelyä.
Tiedonhallintalautakunta on tuonut toivottua ryhtiä tiedonhallinnan kirjavaan toimintaympäristöön, emmekä näe tiedonhallintalautakunnan lakkauttamista perusteltuna säästösyistä. Työhön käytetty resurssi suhteessa siitä saatavaan hyötyyn on ollut valtiontaloudessa erittäin pieni . Tämä käy hyvin ilmi myös esityksen perusteluista. Koko julkisen hallinnon tiedonhallinnan kehittämistä on jäntevöittänyt selvästi muun muassa tiedonhallintalautakunnan vuosittain hyväksymät toimintasuunnitelma ja arviointisuunnitelma. Tiedonhallintalautakunnan ylläpitämien suositusten rooli tiedonhallinnan toteuttamisessa on ollut keskeinen ja kannatamme tehtävän säilymistä edelleen valtiovarainministeriön vastuualueella.
Ei ole tavoiteltavaa palata tilanteeseen ennen tiedonhallintalain (906/2019) voimaantuloa, jolloin useat eri viranomaiset ohjasivat viranomaisten tiedonhallintaa. Erityisesti monialatoimijoina toimivia kuntia kuormittaa monesta eri suunnasta tapahtuva viranomaisohjaus. Esityksessä on hyvin avattu yleisen tiedonhallinnan hajautunutta ohjausta. Tämän lisäksi kuntien tulee sovittaa yhteen usealta eri toimialalta niin ministeriöistä kuin virastotasolta tulevaa tiedonhallinnan ohjausta. Tässä toimintaympäristössä tietotyön tekeminen laadukkaasti ja tehokkaasti on vaikeaa.
Myös kunnissa on nähty haasteelliseksi se, että tiedonhallintalautakunta ei ole voinut toimia tiedonhallinnan ohjauksen yleisviranomaisena, vaan sen tehtävät on rajattu vain tiedonhallintalaissa säädettyyn. Tiedonhallintalautakunnalle säädettyihin tehtäviin ei ole sisältynyt muusta sääntelystä muodostuvia vaatimuksia valvovien tai ohjaavien viranomaisten ohjaus. Tämä tehtävä kuuluu tiedonhallintalain 7 §:n mukaan valtiovarainministeriölle. Valtiovarainministeriön rooliksi jatkossakin jäävän tiedonhallintalain 7 §:ssä säädetyn velvoitteen mukaisesti tehty työ ei itsessään ole ollut riittävää varmistamaan tiedonhallinnan yhteensovittamista käytännön tasolla. Vaikuttavin työ on tehty tiedonhallintalakia soveltavien viranomaisten näkökulmasta juuri tiedonhallintalautakunnan toimesta. Lisäksi kun tiedonhallintalaki ei kata kaikkea tiedonhallinnan sääntelyä, informaatio-ohjaus tapahtuu edelleen useiden muiden valtion viranomaisten taholta. Tämä näkyy kuntiin päin epätasaisena ja joskus jopa ristiriitaisena ohjeistuksena.
Esityksen perusteluissa on kuvattu ansiokkaasti tiedonhallinnan toimintaympäristöön liittyviä haasteita ja todetaan muun muassa tiedonhallintalautakunnan lakkauttamisen poistavan yhden tiedonhallinnan informaatio-ohjausta toteuttavan viranomaisen ja vähentävän tältä osin ohjauksen päällekkäisyyttä. Toimintaympäristön suurimpana haasteena ei kuitenkaan ole yksittäisen toimijoiden osittainen päällekkäisyys, vaan kokonaisuuden puutteellinen koordinaatio ja yhteensovittaminen. Puollamme sektoriministeriöiden ja Kansallisarkiston yhteistyön tiivistämistä, vaikuttavien kokonaisuuksien tunnistamista sekä laajaa yhteistyötä kaikkien julkisen hallinnon toimijoiden kesken.
Keskeisimpänä kehittämistoimena näemme yleis- ja erityislainsäädännön yhteentoimivuudesta vastaamisen. Nykymallissa näemme hyvänä, että päätöksenteko on perustunut monipuolisesti tiedonhallinnan saralla kunnostautuneiden jäsenten asiantuntemukseen. Tämän tulee säilyä myös jatkossa riippumatta yhteistyön organisointimallista. Jatkomallissa on keskeistä, että kehittämislinjauksiin liittyviä päätöksiä voidaan tehdä koko julkisen hallinnon yhteistä hyvää tukien ja että päätöksien tueksi on varmistettu riittävä rahoitus. Esitettyyn tulevaan ohjausmalliin on vaikea ottaa kantaa, koska tarkempi suunnitelma jää nyt lausunnoilla olevassa esityksessä auki.
Paljon kysymyksiä aiheuttavaan säilytysaikojen määrittelyyn liittyvä työ vaatisi jatkossakin eri hallinnonalojen vahvaa sitoutumista ja resursseja. Ilman riittävää rahoitusta Kansallisarkiston todelliset mahdollisuudet edistää säilytysaikoihin liittyvää kehittämistä määrätietoisesti ovat vähäiset. Kansallisarkiston ydintoimintaa arvokkaan kansallisen aineiston arkistoijana on jo nyt hankaloittanut siihen kohdistuneet säästöpaineet. Operatiivisten aineistojen säilytysaikojen määrittely voi hyvin jäädä ydintehtävän turvaamisen jalkoihin. Erityissääntelyn osalta tiedonhallinnan vastuun ollessa edelleen kullakin sektoriministeriöllä, tulisi näiden toimijoiden myös vastata tiedon arvonmäärityksestä, säilytysaikojen määrittelystä ja ohjauksesta itse. Kansallisarkistolla on toki vahvaa osaamista ja näkyvyyttä tiedon arvoon/säilytysaikoihin liittyviin haasteisiin mm. sähköisen arkistoinnin tietosiirtoja toteutettaessa.
Tiedonhallinnan ympäristö data-avaruuksineen ja tekoälyn käyttöönottoineen elää nyt voimakasta muutosta ja johtaminen tällä kansallisesti merkittävällä tuottavuuden saralla olisi ensiarvoisen tärkeää. Myös digitaalisen turvallisuuden osalta tarve laadukkaalle tiedonhallinnalle tullee jatkossa vain kasvamaan. Tieto tulisikin nähdä arvokkaana pääomana, jonka hyödyntäminen ja asianmukainen suojaaminen on keskeistä. Tiedonhallintaa on keskeistä tarkastella yhtenä kokonaisuutena ja varmistaa kansallisesti tiedonhallinnan ohjauksen yleisviranomainen.
Esitämmekin, että tiedonhallintalautakunta jatkaa nykyisellään siihen saakka, kunnes hallinnon/tiedonhallinnan yleissääntelyn arviointi on valmistunut. Sääntelyn arvioinnin lisäksi tulisi arvioida kattavasti myös tässä esityksessä hyvin kuvattu tiedonhallinnan informaatio-ohjauksen kokonaisuus. Arvioinnissa on otettava huomioon koko julkinen hallinto, niin yhteentoimivuuden kuin kokonaistaloudellisuudenkin näkökulmasta.
SUOMEN KUNTALIITTO
Markus Pauni Ilona Koto
strategia- ja kehitysjohtaja erityisasiantuntija
Miten kunnat voivat menestyä murroksen keskellä? Järjestämme keväällä 2026 sarjan webinaareja väestönmurroksesta.
Kuntajuristi! Liity mukaan ja hyödynnä verkostotapaamiset työsi tukena.
Teknisen alan työvoimapula on pahenemassa. Kunnista puuttuu lukuisia ammattilaisia.