Onneksi on kunnat -lähetyksiä väestönmurroksesta
Miten kunnat voivat menestyä murroksen keskellä? Järjestämme keväällä 2026 sarjan webinaareja väestönmurroksesta.
Tiedon elinkaari
Tiedon säilyttäminen
Kansallisarkisto ohjaa ja tukee viranomaisten arkistointia laatimalla määräyksiä ja ohjeita sekä suosituksia ja oppaita.
Viranomaisten tekemien seulontaesitysten palveluun pohjalta tehdyissä seulontapäätöksissä määritellään, mitkä julkishallinnon asiakirjatiedot on arkistoitava pysyvästi ja mikä on niiden säilytysmuoto. Seulonnalla tarkoitetaan asiakirjatietojen määrälliseen supistamiseen liittyviä toimenpiteitä.
Tiedonhallinnasta ja asiakirjahallinnosta vastaava toimija päättää sellaisen aineiston säilyttämisestä, mikä ei ole määrätty Kansallisarkiston päätöksellä arkistoitaviksi.
Kuntaliiton rooli mm. arkistointi- ja säilytysaika-asioissa ole enää sama kuin se on aikaisemmin ollut. Suurin muutos kentällä on tiedonhallintalaki ja sen myötä perustettu tiedonhallintalautakunta, jonka tehtävänä on (tiedonhallintalaki 10 §):
Arvioida tiedonhallintalain säännösten toteuttamista ja noudattamista
Edistää tiedonhallintalaissa säädettyjen tiedonhallinnan ja tietoturvallisuuden menettelytapojen ja tämän lain vaatimusten toteuttamista
Kuntaliiton rooli tiedonhallinnan maastossa muotoutuu sitä mukaa, kun asianomaisten viranomaisten toiminta ja tätä myötä myös kuntien tiedonhallinnan prosessit vakiintuvat. Tehtävämme on erityisesti seurata tiedonhallinnan toimintaympäristön muutosta sekä pyrkiä vaikuttamaan siihen kuntia parhaiten palvelevalla tavalla.
Säilytysaikaoppaat
Kuntaliitto ei enää ylläpidä laatimiaan kunnallisten asiakirjojen säilytysaikaoppaita, mutta aiemmin tehdyt materiaalit pidetään saatavilla verkossa.
Emme siis enää laadi tai päivitä säilytysaikaoppaita, emmekä vastaa säilytysaikoja koskeviin kysymyksiin. Kysymyksiin vastaavat asianomaiset viranomaiset, tiedonhallintalautakunta (tiedonhallintalautakunta(at)gov.fi) ja Kansallisarkisto (viranomaisohjaus(at)kansallisarkisto.fi).
Tiedon säilyttämisessä huomioitavaa
Tiedon metatiedottaminen eli ”tieto tiedosta” yksilöi asiakirjat ja varmistaa niiden löytämisen ja käyttöön saamisen osana muita informaatioresursseja. Asiakirjatieto tulee liittää asiaan, joka on rekisteröity asianhallinnan tehtäväluokituksen mukaan, ja johon rekisteröidään myös asiakirjatiedon käsittelyvaiheet sekä vähimmäistiedot laatijasta ja käsittelijöistä henkilötietojen suoja huomioiden. Näin tiedon rakenne tukee sen kontekstin säilyttämistä. Kansallisarkisto ohjaa arkistoitavan digitaalisen tiedon säilyttämistä.
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvään elinkaareen voi tutustua tarkemmin Kuntaliiton tietosuoja-sivuilla ja henkilötietojen käsittely kunnassa -sivuilla.
Tiedon pseudonymisointi ja anonymisointi ovat keskeinen osa vastuullista tietojen hyödyntämistä. Tietosuojavaltuutetun ohjeistukseen voi tutustua täällä.
Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämältä yhteentoimivuusalustalta löytyy työkalut yhteentoimivien tietosisältöjen määrittelyyn. Alusta koostuu sanastoista, koodistoista ja tietomalleista, joita tarvitaan tietovirroissa ja muussa tiedonhallinnassa.
Avaa kaikki
Tiedon eheys
Tiedon eheys on tiedon ominaisuus, joka ilmentää sitä, että tietoa ei ole muutettu luvatta, ettei se ole tahattomasti muuttunut ja että mahdolliset muutokset voidaan todentaa ja jäljittää (Finto: Tietotermit, 2016).
Tiedonhallintalain 2 § mukaisiin tietoturvatoimenpiteisiin kuuluu muun muassa tietoaineistojen eheyden varmistaminen. Tietoaineistoja on käsiteltävä ja säilytettävä toimitiloissa, jotka ovat tietoaineiston luottamuksellisuuteen, eheyteen ja saatavuuteen liittyvien vaatimusten toteuttamiseksi riittävän turvallisia (15 §). Lisäksi viranomainen vastaa siitä, että sähköiseen muotoon muutetun asiakirjan luotettavuus ja eheys varmistetaan (19 §).
Tiedon määräaikaissäilytys ja pysyväissäilytys
Tiedon määräaikaissäilytyksestä puhutaan silloin, kun tietoa säilytetään tietyn ennalta määritellyn ajan.
Arkistonmuodostajan vastuulla on määritellä määräaikaisten tietojen säilytysajat.
Säilytysaikoja määriteltäessä on otettava huomioon yleinen lainsäädäntö, erityislainsäädäntö, kunnan toiminta ja hallintokäytäntö sekä kuntalaisten ja työntekijöiden oikeusturva.
Arkistointilain 11 § avaa arkistoitavia asiakirjoja ja tietoaineistoja koskevat tiedonhallinnan toimenpiteet.
Lisäksi tiedonhallintalaki (906/2019) 21§ tarkentaa säilytysaikoja määritettäessä huomioon otettavia seikkoja, jos tietoaineistojen tai asiakirjojen säilytysajasta ei ole säädetty laissa.
Tiedon pysyväissäilytyksestä puhutaan silloin, kun tietoa säilytetään ilman aikarajaa. Erityisesti arkistoitavien tietojen osalta on tärkeää ottaa huomioon se, että tiedon elinkaari on tavallisesti pidempi kuin yksittäisen tietojärjestelmän elinkaari.
Tiedonhallintayksikön vastuulla on noudattaa Kansallisarkiston määräyksiä arkistoitavista tiedoista.
Kansallisarkisto päättää viranomaisen arkistoitavista asiakirjoista ja tietoaineistoista, jollei laissa erikseen toisin säädetä (arkistointipäätös). Kansallisarkiston päätös perustuu arkistointilain 8 §:n mukaiseen arvonmääritykseen.
Jos arvonmäärityksen kohteena olevat asiakirjat ja tietoaineistot sisältävät tietosuoja-asetuksen 4 artiklan 13 kohdassa tarkoitettuja geneettisiä tietoja, Kansallisarkiston tulee arvioida niiden tuleville sukupolville säilyttämiseen liittyviä riskejä.
Viranomaisen tulee panna asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistointia koskeva asia vireille, jos arkistoinnista ei ole päätetty tai päätös ei ole enää ajan tasalla. Viranomaisen tulee asian vireille saattamisen yhteydessä antaa riittävät kuvaukset ja tiedot sekä arvonmääritykseen perustuva esitys arkistoitavista asiakirjoista ja tietoaineistoista (arkistointilaki 9§).
Kansallisarkisto voi panna asian vireille omasta aloitteestaan, jos:
- viranomaisen arkistoitavista asiakirjoista ja tietoaineistoista ei ole päätetty tai päätös ei ole enää ajan tasalla eikä asiaa saateta vireille 2 momentin mukaisesti kohtuullisessa ajassa; tai
- arkistointipäätöksen kohteena olevat asiakirjat ja tietoaineistot kuuluvat usean viranomaisen tiedonhallintalain 2 §:n 7 kohdassa tarkoitettuun yhteiseen tietovarantoon.
Aiheesta lisää:
Säilytysaikaoppaat (ei päivitetä)
Säilytysajat tietokannassa (ei päivitetä)
Tiedon hävittäminen
Tiedonhallinnassa onnistuminen edellyttää, että organisaatio arvioi asiakirjojen ja tietojärjestelmiin tallennettujen tietojensa merkityksen lainsäädännön, oman toimintansa ja tutkimuksen tietotarpeiden näkökulmasta.
Asiakirjojen seulontaa ja hävittämistä ohjataan kunnassa virallisesti vahvistetun tiedonhallintamallin ja tiedonohjaussuunnitelmassa (TOS) olevien säilytysaikojen perusteella.
Säilytysajat ovat aina vähimmäissäilytysaikoja, joita ei saa alittaa. Asiakirjoja ei myöskään saa hävittää ennen kuin asia, johon ne liittyvät, on käsitelty loppuun.
Tiedon hävittämisen tarkoituksena on määräajan säilytetyn/tallennetun tiedon poistaminen ja tuhoaminen tiedon elinkaaren viimeisessä vaiheessa niin, että sen palauttaminen ei ole mahdollista vahvistettujen säilytysaikojen umpeuduttua.
Hävitä vain sellaista aineistoa, jonka hävittämiselle löytyy perusteet.
Hävitä tarpeeton aineisto siten, että tietosuoja on varmistettu.
Säilytä pysyvästi säilytettävät asiakirjat erillään määräajan säilytettävistä. Tämä helpottaa hävittämiseen liittyvää prosessia.
Määräajan säilytettävä tieto tulee poistaa myös tietojärjestelmistä ja varmistaa, että tieto ei ole palautettavissa.
Noudata erityistä huolellisuutta salaisten ja ei-julkisten tietojen hävittämisessä.
Tiedon hävittämistä ohjaa se, kuinka tieto on tallennettu. Paperisen aineiston hävittäminen silppuamalla tai polttamalla on helppoa todentaa. Sähköisen aineiston hävittämisen osalta onkin oltava tarkempana siitä, että aineisto tulee hävitettyä niin, että siihen ei voi enää palata. Esimerkiksi tiedoston siirtäminen tietokoneen roskakoriin ei takaa vielä sitä, ettei tietoa ei olisi mahdollista palauttaa. Mikäli tietoa ei ole ylikirjoitettu, on se löydettävissä edelleen koneen kiintolevyltä.
Tiedon hävittämiseen on olemassa sertifioituja ja testattuja tiedonhävitysmenetelmiä. Näitä käyttämällä organisaatio suojaa itseään mahdollisilta tietovuodoilta.
Juristiverkosto - kuntien asialla yhdessä
Kuntajuristi! Liity mukaan ja hyödynnä verkostotapaamiset työsi tukena.