Kuntien ostolaskujen ja muiden asiakirjojen julkisuus

Kun kunnalle esitetään pyyntö saada tieto asiakirjan sisällöstä, kunnan on ensimmäiseksi selvitettävä, koskeeko pyyntö viranomaisen asiakirjaa vai ei. Kunnan velvollisuus luovuttaa asiakirjoja koskee ainoastaan viranomaisen asiakirjoja, ei muita tietoja tai sähköpostiviestejä.

Lähtökohtana julkisuus ja aineiston toimittaminen

Esimerkiksi kunnan ostolaskut ovat lähtökohtaisesti julkisia viranomaisen asiakirjoja, johon julkisuuslakia sovelletaan täysimääräisesti. Ostolaskutietoja koskeva tietopyyntö kohdistuu täten pääsääntöisesti julkiseen aineistoon ja kunnan on, lähtökohtaisesti, luovutettava pyydetyt ostolaskut.

Ostolaskuasiakirjoissa saattaa kuitenkin olla salassapidettävää tietoa, ja toiminimien osalta myös henkilötietoa. Salassapidettävää tietoa ei saa luovuttaa ulkopuolisille. Henkilötietojen osalta on ennen luovutusta selvitettävä, onko pyytäjällä oikeus käsitellä näitä tietoja. Esimerkiksi yksityisiin tai journalistisiin tarkoituksiin on aina mahdollista käsitellä myös henkilötietoja, mutta kaupallisiin tarkoituksiin ei.

Tietopyynnön maksuttomuus vai ylimääräistä työmäärää ja kustannuksia?

Tiedon saanti asiakirjoista on tiedonpyytäjälle maksutonta silloin, kun asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvollisuuden piiriin. (ks. hallintolaki 8 §, 34 § ja julkisuuslaki 5.2§).

Näin ollen tiedon saanti asiakirjoista on pyytäjälle maksutonta, kun

• kunta antaa asiakirjasta tietoja suullisesti
• asiakirja annetaan kunnan tiloissa luettavaksi tai jäljennettäväksi tai
• sähköisesti talletettu asiakirja lähetetään pyytäjälle sähköpostitse.

Tietopyynnöistä pyydettävien maksujen taksat, kuten kopiointimaksut, on kirjattu kunkin kunnan hallintosääntöön. 

Esimerkiksi asiakirjahallinnon ulkoistaminen tai muu asiakirjoihin liittyvä organisointiratkaisu ei saa vaikuttaa maksuttomuuteen. Kunta ei siten voi periä pyytäjältä omia, esimeriksi organisointitapaan tai tiedon etsimiseen liittyviä kustannuksia.

Mikäli kunnan saama tietopyyntö aiheuttaa laajuuteensa ja työmääränsä vuoksi ylimääräisiä kustannuksia, on kunnalla oikeus periä näitä kustannuksia tiedon pyytäjältä. On syytä kuitenkin ensin tiedottaa pyytäjää mahdollisista kustannuksista ja neuvotella mahdollisuudesta rajata tietopyyntöä (tietopyynnön ajanjakso, laajuus).

Tietopyyntöjen maksullisuudesta löytyy ohjeistusta muun muassa alla listatuista verkkosivuohjeistuksista sekä Kuntaliiton vanhasta mutta edelleen paikkansapitävästä yleiskirjeestä (2005).

Avoimen datan edut

Osa kuntia ja kuntayhtymiä työllistävistä tietopyynnöistä jää pois sitä mukaa, kun kunnilla on mahdollisuus ja resursseja avata tietoaineistojaan.

Päivitimme keväällä 2021 ohjeistustamme ostolaskudata avaamisesta. 

Kuntien on tärkeää tuntea ja hallita tietopyyntöjen käsittelyyn liittyvät prosessit ja menettelysäännökset. Tällöin jokaiselle kuuluva oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta toteutuu, ja tietopyynnöt toivottavasti työllistävät jatkossa mahdollisimman vähän kuntien työntekijöitä – ennakoimattomasta ja ajoittain suurestakin työmäärästään huolimatta.

Tiedon avaaminen on kunnille mahdollisuus, ei kuitenkaan velvollisuus.

Mitä sanoo tietosuoja, kun yksityinen henkilö tai media pyytää käyttöönsä viranomaiselta julkisia henkilötietoja. Ida Sulin Turpakäräjissä 13.2.2023.

Aiheesta lisää

Kuntaliiton verkkopalvelussa

• Kuntien ja kuntayhtymien ostolaskut
  Asiantuntijasivu (2023)
• Julkisuuslain muutokset voimaan 1.10.2005
  Kuntaliiton yleiskirje, Taisto Ahvenainen (2005)
• Sähköinen julkaisu: Kuntien ja kuntayhtymien ostolaskudatan avaamisen ohje
  Kuntaliitto 2021. Julkaisuarkisto
• Kunnille saapuvat tietopyynnöt
  Asiantuntijasivu (2019). Kattava ja selkeä ohjeistus.
• Ovatko kaikki sähköpostit viranomaisen asiakirjoja?
  Asiantuntijasivu (2018). Yksityiskohtaisempi ohjeistus.
• Kunnan viranomaisten toiminnan julkisuus
  Asiantuntijasivu (2019)

Muualla verkossa

• Tietopyynnön käsittelyn ABC
  Kuntalehden Lakiklinikka, Riitta Myllymäki (2019)
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
  FINLEX
• Hallintolaki (434/2003)
  FINLEX