Tiedon elinkaari

Tiedonhallinnan raaka-aine on tieto. Kunnan tulee hallita koko tiedon elinkaari tiedon synnystä sen mahdolliseen hävittämiseen tai arkistointiin asti. Elinkaari pitää sisällään muun muassa tiedon keräämistä, tuottamista, käsittelyä, tallentamista, luovuttamista, siirtoa, hävittämistä, säilyttämistä ja arkistointia.

Tiedon elinkaaren merkitys korostuu digitaalisuudessa, sillä alkuvaiheen päätökset ja teot vaikuttavat loppuvaiheeseen ja tiedon käyttöön. Tiedonhallintalaki korostaa tiedon elinkaarta ja myös tietoturvallisuuden huomiointia koko elinkaaren ajan.

Open all

Tiedonhallinta

Tiedonhallinnalla varmistetaan viranomaisen tietoaineistojen yhdenmukainen ja laadukas hallinta sekä tietoturvallinen käsittely.

Lue lisää tiedonhallinnan sivulta.

Tiedon säilyttäminen

Viranomaisten asiakirjahallintoa ja arkistointia ohjaavat erilaiset määräykset ja suositukset. Ohjeet koskevat myös asiakirjahallintoon liittyvien tietojen hävittämistä.

Lue lisää tiedon säilyttämisen sivulta.

Ohjeet

Sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan arkistointi

Kun kunnassa on todettu, että asiakirja täytyy allekirjoittaa, ja se on päätetty allekirjoittaa sähköisesti, tarkista vielä, onko kyseessä arkistoitava eli pysyvästi säilytettävä asiakirja.

Jos näin on, huomioi nämä ohjeet:

Kun arkistoitava (pysyvästi säilytettävä) asiakirja on laadittu ja allekirjoitettu sähköisesti, sen ensisijainen arkistointimenetelmä on sähköinen arkistointi siten, että tieto säilyy todistusvoimaisena.

Asiakirjatiedon todistusvoima muodostuu kahdesta osasta

  • Konteksti ja metatiedot: Asiakirjatieto tulee liittää asiaan, joka on rekisteröity asianhallinnan tehtäväluokituksen mukaan, ja johon rekisteröidään myös asiakirjatiedon käsittelyvaiheet sekä vähimmäistiedot laatijasta ja käsittelijöistä henkilötietojen suoja huomioiden. Näin tiedon rakenne tukee sen kontekstin säilyttämistä.  
  • Asiakirjatiedon eheys: tieto tulee säilyttää siten, että se säilyy teknisesti muuttumattomana ja kattavana. Tekninen muuttumattomuus varmistetaan muun muassa eheystarkisteiden sekä järjestelmien lukitusten avulla. Kattavuudella tarkoitetaan sitä, että mitään olennaista ei ole lisätty tai poistettu eikä ole mahdollista lisätä tai poistaa ilman että siitä jää jälki lokitietoihin.

Lisäksi asiakirjatiedon todistusvoimaa turvaa lainsäädännön edellyttämä asianhallinnan suunnitelmallisuus. Se kattaa koko tiedon elinkaaren ja toteuttaa hallinnon julkisuus-, tietoturva- ja tietosuojavaatimukset.

Sähköinen allekirjoitus tulee todentaa asiakirjatietoon liitetyin metatiedoin. Tämä on tarpeen siksi, että ulkoisiin varmennepalveluihin perustuvien sähköisten allekirjoitusten varmenteet säilyvät varmennepalveluissa vain määräajan.

Arkistoinnin eli pysyvän säilytyksen näkökulmasta riittävä sähköinen allekirjoitus on myös asianhallinnan yhteydessä tehty allekirjoitustoimenpide: edellytyksenä tällöin on, että henkilö on käyttäjähallinnan kautta tunnistettu järjestelmän käyttäjä todentaessaan asiakirjan hyväksytyksi tai allekirjoitetuksi asianhallintajärjestelmässä.

Lisäksi tulee varmistaa, että tieto allekirjoitustoimenpiteestä säilyy metatiedoin todennettuna ja eheänä ja muuttumattomana nimenomaan asiakirjatietoon liitettynä.

 

Neuvot muutostilanteisiin

Toiminnan uudistukset asettavat vaatimuksia tietoaineiston käsittelylle. Muutoksissa on huolehdittava tietoaineiston asianmukaisesta käsittelystä, saatavuudesta, tietoturvallisuudesta ja oikeusturvan toteutumisesta.

Tiedonhallintaa koskevien muutoksien ohjaus kuuluu tiedonhallintayksikön asianmukaiseen johtamiseen. Toiminnan on voitava jatkua organisaation muutostilanteista huolimatta hyvän tiedonhallintatavan ja hyvän henkilötietojen käsittelytavan mukaisesti.

Tiedonhallintalautakunta on antanut suosituksen tiedonhallintalaissa säädetystä tiedonhallinnan muutosvaikutusten arvioinnin toteuttamisesta. Suosituksen tavoitteena on tukea lain soveltajia arvioinnin laatimisessa.

Tutustu lisäksi Kuntaliiton julkaisuun "Asiakirjahallinto ja asiakirjatiedon turvaaminen kunnallisten organisaatioiden muutostilanteissa".