Tiedon elinkaari

Tiedonhallinta

Tiedonhallinnalla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai sen muussa toiminnassa syntyviin tarpeisiin perustuvia toimia ja tietoturvallisuustoimenpiteitä viranomaimen tietoaineistojen, niiden käsittelyvaiheiden ja tietoaineistoihin sisältyvien tietojen hallinnoimiseksi riippumatta tietoaineistojen tallentamistavasta ja muista käsittelytavoista (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019, 2 §).

Tiedonhallinnalla varmistetaan viranomaisen tietoaineistojen yhdenmukainen ja laadukas hallinta sekä tietoturvallinen käsittely. Tärkeää on julkisuusperiaatteen toteuttaminen.

Kunnat ja kuntayhtymät ovat tiedonhallintalaissa tarkoitettuja tiedonhallintayksikköjä. Tiedonhallintayksikön tehtävänä on järjestää tiedonhallinta vaatimusten mukaisesti. Tiedonhallintayksikön johtona toimii pääsääntöisesti kunnanhallitus. Johdon on huolehdittava, että tiedonhallintaan liittyvät vastuut on määritelty (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019, 4 §).

Asiakirjahallinto ohjaa, valvoo ja kehittää asiakirjatietojen tuottamista, käsittelyä, säilyttämistä, hävittämistä ja arkistointia sekä pitää hakumenetelmien avulla asiakirjatiedot helposti saatavilla. 

Kuntaliitto on julkaissut kunnan hallintosääntömallin, jonka luvussa 7 käsitellään asiakirjahallinnon järjestämistä. Kunnanhallitus vastaa muun muassa siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty kunnan eri tehtävissä.

Tiedonhallintalaki on laaja laki, joka koskettaa monia ammattiryhmiä, kuten asianhallintaa, asiakirjahallintoa, arkistointia, kehittämistä, kokonaisarkkitehtuuria, sisäistä tarkastusta, tietohallintoa, tietosuojaa, tietoturvaa, yleishallintoa ja henkilöstöhallintoa. Yhteistyö näiden eri ammattiryhmien välillä kantaakin parhaimman tuloksen kehitettäessä tiedonhallintaa. Esimerkiksi tiedonhallintamalli sisältää sellaisia osia, joita yksi taho ei pysty kuvaamaan.

Tiedonhallinnan kehittäminen myös yhdessä eri yhteistyötahojen ja kuntien kanssa on hyödyllistä; koskeehan laki koko julkishallintoa.

Tietotilinpäätös

Tietotilinpäätös tarjoaa ajantasaisen tilannekuvan organisaation henkilötietojen käsittelyn nykytilasta sekä arvion tietosuojan toteutumisesta. Tietotilinpäätöksessä kartoitetaan henkilötietojen käsittelyyn liittyviä kehittämistarpeita ja niiden edellyttämiä toimenpiteitä. Tavoitteena on tukea tietosuojatyön tekemistä ja lisätä tekemisen vaikuttavuutta. Tietotilinpäätös toimii myös yhtenä osoitusvelvollisuuden osoittamisen välineenä ja sisäisen ja ulkoisen valvonnan raporttina.

Turun kaupungin ja Suonenjoen kaupungin kanssa tehty tietotilinpäätösmalli.

Kuntamarkkinoilla 2019 pidetyt esitykset tietotilinpäätöksestä: yleisesittely tietotilinpäätöksestä ja esittely siitä, miten tietotilinpäätösmallia on hyödynnetty kunnassa. 

Tiedonhallinta sosiaali- ja terveydenhuollossa

Sote-maakuntamuutos, uudenlaiset tavat ja toimintamallit palveluiden tuottamisessa sekä kehittyvät johtamisjärjestelmät edellyttävät toimivaa tietohallintoa ja tiedon hallintaa. Kyseessä eivät ole ainoastaan tieto- ja viestintäteknologia ja siihen liittyvät ratkaisut vaan ennen kaikkea toiminnalliset muutokset ja uudet kulttuurit, joiden kautta tieto saadaan haltuun, virtaamaan ja tuottamaan arvoa.

 

Avaa kaikki

Asiakirjahallinta

Asiakirjahallinnalla tarkoitetaan tiedonhallinnan osa-aluetta, jonka kohteena on asiakirjatieto (Finto: Tietotermit 2016).

Asiakirjahallinta on asiakirjatiedon hallintaa koko sen elinkaaren ajan. Keskeisiä asiakirjahallinnan suunnittelun välineitä ovat asiakirjahallinnon organisointi ja järjestäminen, ​​​​ lait ja asetukset ja niiden perusteella annetut määräykset ja ohjeet.

Lainsäädännöstä esimerkkinä ovat keskeisimmät säädökset kuten kuntalaki, tiedonhallintalaki, arkistolaki, julkisuuslaki, henkilötietoon liittyvä säännöstö, hallintolaki, sähköinen asiointi viranomaistoiminnassa​​ ja useat toimiala- ja tehtäväkohtaiset säädökset.

Aineistojen säilyminen, käytettävyys ja todistusvoima ovat asiakirjahallinnon ja arkistotoimen päätehtäviä. Sähköisen toimintaympäristön tiedonhallintaa ohjataan tiedonohjaussuunnitelmalla (TOS).

Tiedonohjaussuunnitelma laaditaan, kun siirrytään sähköisiin käsittelyprosesseihin, tietojärjestelmiin halutaan toteuttaa asiakirjallisten tietojen hallinnan automaattinen ohjaus ja kun organisaatio haluaa tietojärjestelmiensä täyttävän asiakirjallisten tietojen osalta laatuvaatimukset.

Tiedonohjaussuunnitelma kytketään tietojärjestelmän taustalle siten, että se tuottaa käsittelyprosessin edetessä metatietoja.​ JHS 191 määrittelee tiedonohjaussuunnitelman rakenteen.

Sähköisten toimintatapojen suunnitteluun asiakirja- ja tietohallinnossa vaikuttavat hyvän hallinnon vaatimusten lisäksi arkistolaitoksen julkishallintoa velvoittavien SÄHKE-määräysten toteuttaminen sähköisen asiakirjatiedon käsittelyssä, hallinnassa ja säilyttämisessä.

Kansallisarkiston SÄHKE2 -määräys edellyttää asiakirjatietojen elinkaaren ohjaamista tietojärjestelmissä ja mahdollistaa asiakirjatiedon luotettavan sähköisen säilyttämisen.

Asiakirjahallinnan ja arkistoinnin järjestäminen

Asiakirjahallinnan järjestämisestä säädetään Kuntalaissa (410/2015, 90 §).

Hallintosäännössä tulee olla määräykset muun muassa siitä, kuinka asiakirjahallinto järjestetään. Kuntaliitto on julkaissut uudistetun kunnan hallintosääntömallin. Luvussa 7 käsitellään asiakirjahallinnon järjestämistä. Tiedonhallintalaissa on lisäksi määritelty tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvät vastuut.

Kunnanhallitus vastaa muun muassa siitä, että asiakirjahallinnon ohjeistus, käytännöt, vastuut ja valvonta on määritelty kunnan eri tehtävissä. Arkistolaki on edelleen voimassa, vaikka tiedonhallintalaki on astunut voimaan.

Arkistolain (831/1994, 9§) mukaan kunnanhallitus vastaa arkistotoimen järjestämisestä. Kunnanhallituksen on määrättävä se viranhaltija tai toimihenkilö, joka johtaa kunnan arkistotointa ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii kunnan pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista.

Arkistotoimen tehtävänä on arkistolain 7 §:n mukaan varmistaa asiakirjojen käytettävyys ja säilyminen, huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, määritellä asiakirjojen säilytysarvo ja hävittää tarpeeton aineisto.

Arkistotointa on hoidettava siten, että se tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista sekä yksityisten ja yhteisöjen oikeutta saada tietoja julkisista asiakirjoista.

Lisäksi arkistotoimea hoidettaessa on huolehdittava, että otetaan asianmukaisesti huomioon yksityisten ja yhteisöjen oikeusturva ja tietosuoja, sekä varmistetaan yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvaan liittyvien asiakirjojen saatavuus.

Lopuksi on huomioitava, että asiakirjat palvelevat myös tutkijoita tutkimuksen tiedon lähteinä. Arkistotoimen vaatimukset on otettava huomioon arkistonmuodostajan tieto- ja asiakirjahallinnossa.

Lisäksi tiedonhallintayksikön on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot.

Tiedonhallintayksikön on muodostettava viranomaisen käsiteltäväksi otetun tai annetun asian yksilöivä asiatunnus, jonka avulla asiaan liittyvät tiedot yksilöidään.

Viranomaisen on rekisteröitävä asialle ainakin seuraavat yksilöintitiedot:

  1. tiedonhallintayksikön yritys- ja yhteisötunnus
  2. viranomaisen yksilöivä tieto
  3. toimintaprosessin yksilöivä tieto
  4. asian vireilletuloajankohta.

Viranomaiselle saapuneesta asiakirjasta rekisteröidään ainakin:

  1. asiakirjan yksilöivä tieto
  2. asiakirjan saapumistapa
  3. asiakirjan lähettäjä tai asiamies.

Viranomaisen laatimista asiakirjoista rekisteröidään ainakin:

  1. asiakirjan yksilöivä tieto
  2. asiakirjan laatija
  3. laatimisajankohta.

Asiarekisteriin rekisteröidään lisäksi asiasta ainakin:

  1. asian vireillepanija ja tarvittaessa muut asianosaiset
  2. asian käsittelyn tila
  3. viranomaisen toimenpiteet ja niissä käsitellyt asiakirjat käsittelyvaiheittain.

 

Tiedonhallintalain 26 §:ssä säädetään tarkemmin asiarekisteriin rekisteröitävistä tiedoista. Suositus konkretisoi pakollisten metatietojen rekisteröintitapaa ja sisältöä käyttösuositusten ja esimerkkien avulla. Asianhallinnan kehittämisen tueksi suositukseen on laadittu konkreettinen toimenpidepolku. Tiedonhallintalautakunta on julkaissut suosituksen asiankäsittelyn metatiedoista. 

Saatavuus

Saatavuus on tiedon ominaisuus, jonka ilmentää sitä, että tieto on hyödynnettävissä haluttuna aikana ja vaaditulla tavalla (Finto: Tietotermit, 2016).

Julkisen tiedon saatavuus on kansallisen digikehityksen näkökulmasta keskeinen tekijä.

Tiedonhallintalailla pyritään mahdollistamaan viranomaisten tietoaineistojen turvallinen ja tehokas hyödyntäminen. Laissa painotetaan tietoaineistojen saatavuutta ja hyödynnettävyyttä, mutta muistutetaan myös huomioimaan, mitä tiedonsaannista ja henkilötietojen suojasta erikseen säädetään.

Tietojen saatavuutta pyritään tukemaan myös kansallisella tasolla kehittämällä yhteentoimivuustyökaluja. Tavoitteena on muun muassa määritellä kaikille (erityisesti julkisen hallinnon) toimijoille yhteiset ydinkäsitteet, tietomallinnuksen luokat ja koodistot, kuten henkilö, organisaatio, asiakirja yms. keskeisten tietojen kuvaukset. Näiden kuvausten tekemistä ohjaavat ja koordinoivat kansallisen tason yhteistyöryhmät.

Digitaalisen säilyttämisen lähtökohtana on tietojen saatavuuden ja käytettävyyden säilyttäminen. Erityistä huomiota tiedon saatavuuteen organisaationäkökulmasta kannattaa kiinnittää tietojärjestelmien hankintoja ja vaihtoja tehtäessä. Myös vanhemman (passiivisemman) tiedon saatavuus on hyvä varmistaa.

Kansalaiselle tiedon saatavuus tarkoittaa sitä, että tämä saa halutessaan vaivattomasti itseään/asiaansa koskevat tiedot käyttöönsä. Tiedonhallintayksikön on järjestettävä muun kuin asiankäsittelyn yhteydessä muodostuvan tietoaineiston hallinta siten, että tietoaineistosta muodostettavat asiakirjat ovat haettavissa jollakin tietokokonaisuudet yksilöivällä tunnuksella, jotta tiedot voidaan antaa siihen oikeutetulle vaivattomasti. Tietopyyntöjen laatimisen tukena toimii yleisessä tietoverkossa julkaistu tiedonhallintalain 28 §:n mukainen kuvaus asiakirjajulkisuudesta. Tiedonhallintalautakunta on julkaissut suositukset asiakirjajulkisuuskuvauksen laatimisesta.

 

 

Tiedonantovelvoitteet ja tiedonsaantioikeudet

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019, 28 § velvoittaa, että viranomaisen on pyrittävä hyödyntämään toisen viranomaisen tietoaineistoja, jos viranomaisella on oikeus saada tarvittavat tiedot toiselta viranomaiselta teknisen rajapinnan tai katseluyhteyden avulla. Tietojen hyödyntämisessä on huolehdittava asianosaisen tai muun hallinnon asiakkaan oikeusturvasta.

Tiedonhallintalain 22 §:n mukaan viranomaisten on toteutettava säännöllisesti toistuva ja vakiosisältöinen sähköinen tietojen luovuttaminen tietojärjestelmien välillä teknisten rajapintojen avulla, jos vastaanottavalla viranomaisella on tietoihin laissa säädetty tiedonsaantioikeus. Katseluyhteys perustuu tätä kautta siis julkisuuslakiin tai erityislainsäädäntöön. Säännös on viranomaisia velvoittava.

Tiedot luovuttava viranomainen voi asettaa ehtoja tietoluovutuksille siltä osin kuin ne tarkentavat tiedonhallintalain 4 luvussa olevia tietoturvallisuusvaatimuksia.

Teknisiä rajapintoja koskevia säännöksiä ei sovelleta, jos tietoja tallennetaan tietojärjestelmään esimerkiksi käyttäjän täyttäessä jotain sähköistä lomaketta tai digitaalista palvelua käyttämällä, jolloin tietojen tallentaminen tai siirtäminen tapahtuu sähköistä tiedonsiirtomenetelmää käyttämällä.

Tiedonhallintalaki 20 §, 23 §

Jos tietoja luovutetaan harvoin, niitä ei tarvitse kyetä siirtämään teknisen rajapinnan kautta.

Viranomainen voi avata katseluyhteyden toiselle viranomaiselle tietovarannon sellaisiin tietoihin, joihin katseluoikeuden saavalla viranomaisella on tiedonsaantioikeus.

Sen lisäksi, mitä tietoturvallisuuden 4 luvussa säädetään, edellytyksenä katseluyhteyden avaamiselle on, että:

  1. katselumahdollisuus on rajattu vain tiedonsaantioikeuden mukaisiin tarpeellisiin tai välttämättömiin tietoihin
  2. tietojen hakemisen yhteydessä selvitetään tietojen käyttötarkoitus.

Tiedonhallintalautakunta on julkaissut suosituksen teknisistä rajapinnoista ja katseluyhteyksistä.