Päätösluonnos; Kuntien rakennusvalvonnan tehtävien (10.03.00) asiakirjojen ja tietojen pysyvä säilytys

1. Yleiset huomiot ja mahdolliset kehittämisehdotukset päätösasiakirjaan Kuntien rakennusvalvonnan tehtävien (10.03.00) asiakirjojen ja tietojen pysyvä säilytys. Onko päätös selkeä ja ymmärrettävä? Onko sitä tarpeen täydentää joltain osin?  

Kuntaliitto kiittää mahdollisuudesta lausua päätösluonnoksesta kuntien rakennusvalvonnan tehtävien (10.03.00) asiakirjojen ja tietojen pysyvästä säilytyksestä. 

Kuntaliitto huomauttaa, että useissa kunnissa on jo ehditty arkistoimaan lukuisia vuosien 2016–2024 aikana rakennusvalvonnoissa syntyneitä päätöksiä Kansallisarkiston hyväksymän sisällön ja rakenteen mukaisesti ja näiden uudelleen arkistointi uudella sisällöllä olisi valtava työ.  

Kansallisarkisto on päätöksellään 12.9.2016 (AL/17413/07.01.01.03.01/2016) ilmoittanut määräävänsä arkistolain (831/1994) 8 §:n ja 11§:n nojalla kaikki kuntien rakennusvalvonnan lakisääteisissä tehtävissä syntyvät sähköiset asiakirjatiedot pysyvään säilytykseen sähköisessä muodossa. Vaatimus on koskenut kaikkia rakennusvalvonnassa syntyneitä päätöksiä. Oulun kaupunki on pyytänyt seulontaesityksellään 15.12.2023 Kansallisarkistolta päätöksen asiakirjojen arvonmäärityksen muutosesityksestä ja pysyvästä säilytyksestä. Esityksen tavoitteena on vähentää pysyvästi säilytettävän aineiston määrää.

Kansallisarkiston päätösluonnoksella on tarkoitus kumota osin aiempi 12.9.2016 tehty (AL/17413/07.01.01.03.01/2016) päätös. Esitystä sovellettaisiin takautuvasti vuosina 2016–2024 muodostuneisiin esityksen kohteena oleviin rakennusvalvonnan asiakirjoihin. Päätös on tarkoitus tehdä vuoden 2025 aikana ja se tulisi koskemaan kaikkien kuntien rakennusvalvontoja.

Esitys ottaa kantaa vain rakennuslupiin, toimenpidelupiin, vähämerkityksellisiin maisematyölupiin ja tilapäisiin rakennuslupamenettelyihin. On epäselvää, tulisiko rakennusvalvonnassa vuosina 2016–2024 syntyneet kaikki muut päätökset edelleen säilyttää pysyvästi 12.9.2016 (AL/17413/07.01.01.03.01/2016) päätöksen mukaisesti. Jos rakennusvalvonnoissa tehtävien eri päätöksien pysyvästä säilyttämisestä päätettäisiin eri päätöksissä, tulisi se aiheuttamaan sekaannusta. Kuntaliitto esittää, että taulukkoon 1 lisättäisiin selkeyden vuoksi kaikki rakennusvalvonnan päätökset (esim. rakennusrasitteet, hallintopakkopäätökset jne.). 

Epäselvyyttä aiheuttaa myös se, mitä tarkoitetaan taulukon 1 rakennuslupamenettelyn kohdalla rakennuslupapäätöksellä liitteineen. Tarkoitetaanko tällä esim. erityissuunnitelmia, joita osa kunnista on ottanut vastaan? Ilmeisesti liitteillä tarkoitetaan tässä yhteydessä rakennusluvan hakemisen ja rakennuksen rakentamisen aikana kuntaan toimitettuja kaikkia asiakirjoja. Tällöin pysyväksi säilytettäväksi esitetyn aineiston määrä ei vaikuttaisi juurikaan vähenevän. 

Taulukossa 1 naapureiden kuulemisiin liittyviä asiakirjoja ei ole esitetty pysyvästi säilytettäviksi asiakirjoiksi. Naapureiden kuulemiseen joudutaan toisinaan palaamaan jälkikäteen, joten pysyvän säilyttämisen tarve näiden asiakirjojen osalta on hyvä harkita uudelleen.

Esitys on esitetty tulemaan voimaan takautuvasti, jolloin ne rakennuskohteet, joiden päätöksien pysyväisarkistointi on jo kunnassa tehty, jouduttaisiin arkistoimaan uudelleen (tarkoittaa manuaalista tarkastusta). Kaikkien kuntien tiedonohjausjärjestelmät ja arkistointimenettelyt tulisi myös muuttaa. Lisäksi kuntien tulisi määritellä muille kuin pysyvästi säilytettäville asiakirjoille säilytysmääräajat. Työ olisi merkittävä lisätyö, kun jo arkistoidut asiakirjat tulisi käydä läpi uudelleen. 

Kuntaliiton käsityksen mukaan kunnilla ei ole ollut merkittäviä ongelmia arkistointiin liittyvissä kysymyksissä. Kuntaliitto esittääkin, että päätösluonnoksen sijaan Kansallisarkisto tekisi tarkentavia ohjeita. Takautuvia vaatimuksia tulisi lähtökohtaisesti välttää, koska ne aiheuttavat pääsääntöisesti lisätyöltä ja hallinnollisen taakan kasvulta. Jos takautuvia päätöksiä on välttämätöntä tehdä, tulisi niiden olla erittäin hyvin perusteltuja ja tarkoituksenmukaisia. 

1.1.2025 voimaan tulleen , sekä 1.1.2026 voimaan tulevat rakentamislain arkistointiin liittyvät kysymykset ovat vielä kokonaan ratkaisematta. Kuntaliitto katsoo, että kysymykset tulisi ratkaista mahdollisimman pian ja että ratkaisujen tulee olla pitkäkestoisia. 

SUOMEN KUNTALIITTO

Paula Mäenpää
kehittämispäällikkö