Digiä kuntatyössä

Sähköinen rakennusvalvonta sujuvoittaa rakentamista

Ei enää paperisia piirustuksia, karttoja ja suunnitelmia, vaan siististi sähköiseen järjestelmään syötettyjä dokumentteja aina saatavilla. Pala palalta Oulun kaupungin rakennusvalvonnassa on siirrytty paperisten rakennuslupahakemusten vastaanottamisesta, käsittelystä, kirjaamisesta ja arkistoinnista digitaaliseen maailmaan, jossa ohjelmistorobotit hoitavat yksinkertaisia tiedonsiirtotehtäviä ja yhteydenpito asiakkaan ja rakennusvalvontaviranomaisen välillä hoituu sujuvasti sähköisten kanavien kautta.

Oulun rakennusvalvonnan uudistustyö sai vauhtia sähköiseen asiointipalveluun siirtymisestä vuonna 2015. Asiointipalvelun käyttöä tuki vuonna 2017 aloitettu rakennuslupa-arkiston digitalisointityö, jolla haettiin sujuvuutta lupavalmisteluprosessiin. Sähköiseen muotoon on tähän mennessä muutettu noin kolmasosa arkiston aineistosta.

Kuntaliiton ja KT Kuntatyönantajien Digiä kuntatyössä -sarjassa perehdyimme Oulun kaupungin rakennusvalvonnan kehittämistyöhön. Nyt Oulussa päästään iloitsemaan pitkäaikaisen työn tuloksista, kun rakennuslupa-aineisto on jo osittain digitaalisessa muodossa yhdessä paikassa, ja lupaviranomaiset voivat tarkastella tietoja missä ja milloin tahansa.

Open all

"Olemme olleet kehitystyössä uudisraivaajan asemassa, mutta onneksi työ neuvoo tekijäänsä."

- Tarja Taskinen, assistentti, Arkiston sähköistäminen -projektin projektipäällikkö, Oulun kaupungin rakennusvalvonta

lateral-image-left

Pientaloasutus tuo mukanaan lupahakemusten suuren joukon

Suomen viidenneksi suurimman kaupungin Oulun asukasluku ja pinta-ala ovat kasvaneet merkittävästi, kun Oulu, Ylikiiminki, Haukipudas, Kiiminki, Oulunsalo ja Yli-Ii ovat liittyneet yhteen muodostaen ”uuden” Oulun. Rakennuslupahakemuksia jätetään vuosittain yli 2000, ja verrattuna väestöltään suurin piirtein samansuuruiseen Tampereeseen hakemuksia on tuplasti enemmän. Tämä johtuu Oulun yhteiskuntarakenteesta; kun Tampereella tehdään kerrostaloja, Oulun rakentamisen keskiössä ovat pientalot.

Oulussa rakennusluvan käsittelyaika on parhaillaan noin 26 päivää, ja noin 99% rakennuslupahakemuksista tulee rakennusvalvontaan sähköisesti. Jäljelle jäävän prosentin hakemukset muutetaan sähköiseen muotoon rakennusvalvonnassa, ja työntekijät myös auttavat hakijaa tarvittaessa sähköisen lupahakemuksen teossa.

Rakennusvalvonnan sähköisen asiointipalvelun kautta työntekijät ja asiakkaat voivat käsitellä rakennuslupahakemusta yhtäaikaisesti ja lähettää toisilleen viestejä, jotka säilyvät järjestelmässä. Tämä nopeuttaa hakemuksen käsittelyä ja tekee prosessista aiempaa läpinäkyvämmän.

”Lupaprosessiin liittyvä asiakkaan ennakko-opastus ja neuvonta, tuttavallisemmin ”hoksautustyö”, on keskeinen tekijä lupaprosessin sujuvoittamisessa.”

- Pekka Seppälä, johtaja, Oulun kaupungin rakennusvalvonta

lateral-image-right

Arkiston digitalisointi sähköisen rakennusvalvonnan ytimessä

Yksi Oulun kaupungin rakennusvalvonnan sähköistämisen kulmakivistä on rakennuslupa-arkiston digitalisointi, jota on Oulussa tehty vuodesta 2017 lähtien. Käytännössä digitalisointi tarkoittaa sitä, että kaikki rakennuslupahakemukset ja liitteet tarkistetaan ja skannataan paperi paperilta sähköiseen arkistoon.

Digitalisoinnin aloitusvaiheessa ”uuden Oulun” rakennuslupien läpikäymisessä apuna olivat yhdistyneiden kuntien paikalliset tarkastusinsinöörit, jotka tunsivat alueet hyvin entuudestaan. Haasteeksi muodostuivat kuntien erilaiset lupamenettelyt ja arkistointikäytännöt. Tämän vuoksi eri aineistoille jouduttiin luomaan erilliset, tarkentavat seulonta- ja skannausohjeet. Varsinainen skannaustyö ulkoistettiin palveluntuottajalle.

Keskeisin ja aikaa vievin vaihe tarkistustyössä on ajantasaisten rekisteritietojen eli kiinteistötunnusten ja osoitteiden tarkistus. Suuri osa rakennusluvista on myös perustettava ensin lupajärjestelmään, jotta sähköinen arkistointi mahdollistuu.

”Arkiston digitalisointityössä saa käyttää myös luovuutta. Kun valmiita ohjeita ei ole, ne pitää keksiä itse.”

Tarja Taskinen, assistentti, Arkiston sähköistäminen -projektin projektipäällikkö, Oulun kaupungin rakennusvalvonta

lateral-image-left

Arkiston digitalisointiprojektin tavoitteena oli muuttaa rakennusten pääpiirustukset sähköisiksi, jotta rakennuslupavalmistelijoiden ei tarvitsisi enää lähteä etsimään tarvitsemiaan tietoja lähes 400 hyllymetriä käsittävästä paperiarkistosta. Digitalisoinnin edetessä suunnitelmat tarkentuivat sitä mukaa, kun tilannekohtaisesti arvioitiin, millaista tietoa tulevaisuudessa saatettaisiin tarvita.

Oulussa vastassa oli myös digitalisointiin liittyvän tiedon hajanaisuus. Selkeitä ohjeita esimerkiksi skannaukseen ei ollut valmiina, vaan ne luotiin yhteistyössä Oulun digin kehittämispäällikön ja asianhallinnan kanssa jo ennen varsinaisen digitalisointiprojektin aloittamista. Yhteistyö oli välttämätöntä muun muassa metatietojen valitsemisen kohdalla.

Nyt kun merkittävä osa piirustuksista on digitaalisessa muodossa, niiden tarjoaminen asiakkaille on aiempaa helpompaa. Seulonnan, skannauksen ja massasiirron ansiosta tiedot ovat helposti löydettävissä esimerkiksi hyödyntäen luparekisterissä olevaa lupatunnusta. Usean ihmisen voimin tehdyn työn tuloksena asiakirjat on skannattu nyt viimeisten viidenkymmenen vuoden ajalta koko ”uuden Oulun” alueelta.

Lupaprosessin digitalisointi tuo aikaa asiakaspalveluun

Sähköisen rakennusvalvonnan edistyminen näkyy myös lupahakemuksen käsittelijän työssä. Aiemmin lupahakemus otettiin paperipinona vastaan, kirjattiin rakennusvalvontaohjelmaan ja kierrätettiin sitten lupavalmistelijoilta päättäjälle ja takaisin toimistoon.

Tänä päivänä esikäsittelijä avaa sähköisesti tulleen hakemuksen omalla työkoneellaan, tarkistaa sen, lähettää tarvittaessa asiakkaille täydennys- ja korjauspyyntöjä ja kokoaa hakemukset työnjakoa varten. Lisäksi esikäsittelijä voi toimia esimerkiksi sähköisen järjestelmän pääkäyttäjänä.

Kun paperisiin lupahakemuksiin liittyvät työvaiheet, kuten hakemusten kirjaaminen, papereiden selailu ja siirtely työntekijältä toiselle sekä postitus ja paperisten asiakirjojen arkistointi ovat jääneet lähes kokonaan pois, rakennusvalvonnan henkilöstön työaikaa on vapautunut aiempaa enemmän myös asiakkaiden neuvonta- ja ohjaustyöhön. Toisaalta jatkuvasti lisääntyvien lakien, säädösten ja ohjeiden sisäistäminen vie myös aiempaa enemmän työaikaa.

"Työssä on tullut tärkeäksi kyky omaksua uutta, tehdä yhteistyötä ja kommunikoida sujuvasti. Paperipinoja ei ole ikävä.”

Erja Juntunen, esikäsittelijä, Oulun kaupungin rakennusvalvonta

lateral-image-right

Sähköistymisen myötä hakemuksen käsittelijän työhön liittyy myös ohjelmistojen käyttöön liittyvien päivitystoiveiden esittämistä ja palvelun räätälöintiä oman työn ja asiakkaiden palvelemisen parantamiseksi. Aivan intuitiivinen järjestelmä ei vielä ole, ja kehittämistyötä tarvitaan jatkuvasti ja usean kunnan toimesta, jotta tarvittavia muutoksia saadaan toteutettua.

Sähköinen asiointi valttina myös korona-aikana

Oulussa rakennusvalvonnan prosessit ovat pyörineet myös korona-aikana, ja luvat on pystytty tekemään lähes samassa aikataulussa kuin normaalioloissa. Hakemusten määrä on kasvanut, samoin lupavalmistelun vaativuus erityisesti pienten kohteiden, kuten kesämökkien, kohdalla.

Suurten rakennushankkeiden kohdalla Oulun kaupungin rakennusvalvonta järjestää ennakkoneuvottelun, johon osallistuvat hankkeen suunnittelussa ja toteutuksessa mukana olevat kaupungin, rakentajan ja rakennuttajan edustajat. Koronan aikana myös nämä neuvottelut on toteutettu sähköisesti, Teamsin välityksellä, mikä on säästänyt aikaa ja rahaa eri osapuolilta.

”Asiakkaan näkökulmasta katsottuna muutos on todella hyvä ja paluuta vanhaan ei ole. Pienellä kehitystyöllä lopputuloksesta tulee vielä parempi.”

- Pauli Koivisto, arkkitehti ja pääsuunnittelija, UKI Arkkitehdit

lateral-image-left

Oulussa pientalorakentajille on ennen korona-aikaa järjestetty yhteisiä neuvonta- ja ohjeistustilaisuuksia, ”laadunohjausiltoja”. Yhteisöllisissä tilaisuuksissa Oulun rakennusvalvonnan henkilökunta on päässyt esittäytymään omakohtaisesti ja kertomaan roolistaan rakennusprosessissa. Tämä on tuonut yhteisöllisyyden tuntua rakentajien keskuuteen, ja tilaisuuksissa on voinut tutustua myös rakentamisen palveluja tarjoaviin yrityksiin. Koronatilanteessa myös tällainen neuvontatyö on siirretty verkkoon, ja opastus tapahtuu etäyhteyksillä. Keväällä 2021 laadunohjausillat on järjestetty ensimmäisen kerran webinaarimuotoisena.

Robottikin tarvitsee säätämistä

Oulun kaupungin rakennusvalvonnan palvelujen ja toimintatapojen digitalisointi ei vahvista mielikuvaa siitä, että ihmiset jäisivät työttömiksi koneiden ottaessa vallan. Ei, vaikka rakennusvalvonnassa on käytössä kolme robottia.

Ohjelmistorobottien tehtävänä on siirtää asiakirjoja ja tehdä pieniä toimenpiteitä, kuten lähettää sähköinen allekirjoituspyyntö lupapäättäjälle. Tämä säästää työaikaa, kun ihmisten ei tarvitse enää käsin siirtää asiakirjoja, leimata niitä tai lähettää allekirjoituspyyntöjä. Robotti tekee automatisoidussa työssä vähemmän virheitä kuin ihminen, mutta toisaalta senkään työ ei ole täysin luotettavaa; ihmisten täytyy seurata robottien työn jälkeä ja säätää niiden toimintaa aika ajoin.  

Rakentamisen yhteistyössä korostuu samanaikaisuus ja digijohtamisen merkitys

Ennen Oulun kaupungin arkkitehti saattoi laittaa rakennuspiirustuksen päälle kynän ja kahvikupin, mitata viivoittimella etäisyyksiä ja tehdä tussilla merkintöjä paperiin. Sitten hän saattoi kävellä suunnittelijan luo ja antaa paperit merkintöineen tutkittavaksi. Rakennuslupa myönnettiin, kun eri asiantuntijat olivat arvioineet ja hyväksyneet rakennussuunnitelmat omista näkökulmistaan.

Tämän päivän rakennuslupaprosessi ei ole lineaarinen; sen sijaan asiantuntijat voivat käsitellä lupahakemuksia ja liitteitä samanaikaisesti sähköisessä järjestelmässä. Sähköiseen järjestelmään jää toiminnasta muistijälki, ja merkintöihin on mahdollista palata myös jälkikäteen. Myös viestinvaihto lupaviranomaisten ja asiakkaiden kanssa tallentuu järjestelmään. Etuna on rakennusprosessia koskevan tiedon kerääntyminen samaan paikkaan ja sen kautta entistä paremmin hyödynnettäväksi. Sähköisen järjestelmän kautta tehdään kaikki työvaiheet rakennuslupahakemuksen jättämisestä aina työmailla tehtäviin tarkastuksiin saakka. 

Sähköisen järjestelmän hyödyntäminen nopeuttaa rakennusprosessia, mutta toisaalta lisää myös asiakkaalle tuotettavan tiedon määrää lupavaiheessa, kun esimerkiksi arkkitehti sekä LVI- ja rakennuspuolen insinöörit voivat kirjoittaa yhtä aikaa kysymyksiä ja kommentteja rakennuslupahakemuksen yhteyteen.

”Työmailla asiakirjat täytetään suoraan sähköiseen järjestelmään kännykällä tai tabletilla. Samalla voidaan selata järjestelmään kirjatut merkinnät.”

- Ilkka Räinä, johtava LVI-insinööri, Oulun kaupunki

lateral-image-right

Myös rakennusvalvonnan yhteistyöryhmät - kaupunkikuvatyöryhmä, vaativien kohteiden katselmustyöryhmä sekä yleinen katselmustyöryhmä - hyötyvät digitalisaatiosta. Ryhmissä on asiantuntijoita eri aloilta, esimerkiksi terveystarkastajia, paloviranomaisia ja rakennusvalvonnan johtoa ja henkilöstöä. Aiemmin työryhmien edustajat näkivät paperiset rakennussuunnitelmat ensi kertaa vasta kokouksessa ja joutuivat tutustumaan suunnitelmiin kylmiltään. Nykyään suunnitelmat tulevat aina sähköiseen järjestelmään, josta jokainen työryhmän jäsen pääsee tutustumaan niihin ennen kokousta.

Viime vuosina lainsäädännön muutokset sekä rakentamiseen liittyvät vaatimukset ovat lisänneet sekä dokumenttien että asiantuntijoiden määrää. Esimerkiksi vielä kymmenen vuotta sitten arkkitehti saattoi suunnitella ja toteuttaa kohteen viher- ja maisemasuunnittelun, mutta nykyään tehtävään vaaditaan erikseen viher- ja maisemasuunnittelun ammattilainen. Sama ilmiö näkyy esimerkiksi esteettömyys- ja hulevesiasioissa sekä äänitekniikassa. 

Digikehittäminen edellyttää myös digitalisaation johtamista

Niin kuin Oulussa, myös Suomen muissa kaupungeissa ja kunnissa, rakennusvalvonta ja kunnallinen päätöksenteko ovat yhteydessä toisiinsa. Rakennetun ympäristön kohdalla digitalisaation edistäminen edellyttää erikoistunutta osaamista, jota kunnallisilla päätöksentekijöillä ei välttämättä aina ole.

Digitalisaation ymmärryksen kartuttaminen onkin osa myös kuntapäättäjien työtehtäviä. Lisäksi tarvitaan luottamusta kunnan viranhaltijoiden osaamiseen ja päätöksiin siitä, millaisilla digitaalisilla työkaluilla ja valinnoilla yritetään vaikuttaa myönteisesti kuntatyön tulevaisuuteen.

Esimerkiksi tietomallit ja niihin liittyvien työkalujen hankinnat voivat rakennetun ympäristön kehittämisessä näyttäytyä pidemmällä aikavälillä toimivana satsauksena tulevaisuuteen. Jo nyt rakennuskohde on mahdollista suunnitella ja käsitellä kokonaan tietomallina, mutta Oulussa käytössä oleva järjestelmä ei vielä tue tietomallityötä.

Tietomallien myötä suunnittelutyö voi myös vaikeutua, kun asioita mietitään mahdollisimman pitkälle jo rakennusprojektin alkuvaiheessa. Toisaalta kaupungin kokonaisarkkitehtuurin hallinnassa tietomalleista voi olla suurtakin hyötyä. Keskeinen kysymys lienee se, millä tavoin kaupungissa pysytään rakennetun ympäristön digitalisaatiossa mukana - ja miten välillä voidaan olla myös edelläkävijän roolissa.

”Rakentamisessa pyritään koko ajan entistä parempaan lopputulokseen ja turvalliseen, terveelliseen ja kestävään laatuun.”

- Janne Rajala, kaupunginarkkitehti, Oulun kaupunki

lateral-image-left

Kuvauksen lisämateriaalit

Lisätietoja Oulun kaupungin rakennusvalvonnasta rakennusvalvonnan omilta sivuilta.

Kuvauksen pohjana on käytetty seuraavia haastatteluja:

Juntunen, Erja, esikäsittelijä, Oulun kaupungin rakennusvalvonta.

Koivisto, Pauli, arkkitehti ja pääsuunnittelija, UKI Arkkitehdit.

Rajala, Janne, kaupunginarkkitehti, Oulun kaupungin rakennusvalvonta.

Räinä, Ilkka, johtava lvi-insinööri, Oulun kaupungin rakennusvalvonta.

Seppälä, Pekka, johtaja, Oulun kaupungin rakennusvalvonta.

Taskinen, Tarja, assistentti, Arkiston sähköistäminen -projektin projektipäällikkö, Oulun kaupungin rakennusvalvonta.

 

Kuvauksen teksti: Anniina Tuomi / KT Kuntatyönantajat ja Aino Lappalainen / Kuntaliitto.

Digiä kuntatyössä

Digiä kuntatyössä - digitalisaatio ja työn murros

Työ muuttaa muotoaan kunnissa. Millaisin kyvykkyyksin ja osaamisin kunnat vastaavat työn murrokseen?

lateral-image-left