Kuntaliitto kiittää mahdollisuudesta lausua Kansallisarkiston luonnosta Kansallisarkiston arvonmäärityspolitiikka ja arvonmäärityksen toimintamalli -asiakirjaksi.
Asiakirjassa on ilmaistu Kansallisarkiston arvonmäärityksen ja seulonnan tavoitteet, siinä käytetyt menetelmät sekä kriteerit ja periaatteet. Nyt lausuttavana oleva asiakirja korvaa voimassa olevan arvonmääritys- ja seulontapolitiikka -asiakirjan. Lainsäädäntöuudistukset ja julkishallinnon toimintaympäristön muutokset ovat edellyttäneet politiikka-asiakirjan uudistamista. Merkittävimpiä muutoksia ovat tiedonhallinnan digitalisoituminen sekä arkistointilain (529/2026) voimaantulo 1.7.2026.
Kirjoittakaa 1. lukua koskevat huomiot ja kehittämisehdotukset tähän:
Kuntaliitto pitää tavoitteita pääosin kannatettavina, huoli kohdistuu ennen kaikkea toimeenpanokykyyn, resursseihin ja kuntien päällekkäiseen työhön.
Arkistointilailla on katsottu selkiytettävän ja päivitettävän olemassa olevia, arkistotoimen hoitamiseen liittyviä velvoitteita. Käytännössä toimintatapojen ja vastuiden uudelleenmäärittely tulee vaatimaan resursseja ja tähän kunnat eivät ole osanneet varautua. Emme esimerkiksi näe vanhojen seulontapäätösten laajaa uudelleenarviointia realistisena ilman tähän myönnettävää lisärahoitusta. Muutoksen seurantaan tarvitaan kustannus- ja resurssivaikutusten arviointi.
Asiakirjassa tukeudutaan uudella tavalla tiedonhallintalain vaatimuksiin. Kun arvonmäärityspolitiikka koskee vain Kansallisarkistolle arkistoitavia aineistoja ja arkistoinnin suunnitteluvelvoitetta kytketään kuitenkin tiiviiksi osaksi tiedonhallintalautakunnan ylläpitämää tiedonhallintamallia, on syytä panostaa ohjaavien tahojen keskinäiseen vuorovaikutukseen, roolien selkeyteen ja informaatio-ohjaukseen.
Kirjoittakaa 2. lukua koskevat huomiot ja kehittämisehdotukset tähän:
Kuntaliitto pitää hyvänä sitä, että esitystapa on aiempaa huomattavasti operatiivisempi. Se ei ainoastaan kerro mitä tavoitellaan, vaan myös mitä toimijoiden pitää tehdä. Taulukkoon tavoitteiden lisäksi lisätyt toimenpiteet sekä yhteistyön näkyminen (vastuutaho) toimenpiteissä avaavat aiempaa paremmin arvonmäärityksen ja seulonnan kokonaisuutta.
Arvonmäärityksen kytkeminen osaksi tiedonhallintaa on sinänsä toivottu suunta, mutta käytännössä se merkitsee merkittävää lisätyötä kunnille. Arvonmääritystyön tueksi tarvitaan havainnollistavia esimerkkejä ja käytännön tulkintaohjeita eri toimintaympäristöihin. Arkistoinnissa korostuu entistä enemmän tehtävät ja tehtävien merkittävyyden arviointi. Lisäksi vakiintunut asiakirja-ajattelu tulisi pystyä kytkemään tietoaineistoajatteluun. Käytännön toteutus voi olla monissa organisaatioissa haastavaa.
Vaatimus tiedonhallintamallien keskinäiseen yhteentoimivuuteen tukisi erityisesti yhteisiä tietovarantoja koskevaa arkistointia. Kuntaliitto haluaa kuitenkin tuoda esiin, että kunnat ovat toteuttaneet tiedonhallintamallejaan hyvinkin eri tavoin ja yhteentoimivuusodotus tuntuu tässä yhteydessä liian suurelta.
Kirjoittakaa 3. lukua koskevat huomiot ja kehittämisehdotukset tähän:
Kuntaliitto pitää uudistetussa arvonmääritysasiakirjassa kannatettavana, että toimintamalli ja päätösprosessi kuvataan paljon aiempaa yksityiskohtaisemmin (sekä toimijakohtainen arkistointipäätös että yleinen arkistointipäätös). Pidämme hyvänä sitä, että eri osapuolet tehtävineen, erityisesti ministeriöt ja yhteiset tietovarannot on nostettu selkeämmin mukaan.
Valtakunnalliset kuntien tuottamaa tietoa sisältävät rekisterit halutaan ratkaista yhä enemmän keskitetysti kuntakohtaisten päätösten sijaan. Näemme tämän kehityksen oikeansuuntaisena, mikäli samalla mahdollistetaan edelleen kuntien substanssiosaajien tiivis kytkeytyminen arvonmääritysprosesseihin.
Kansallisarkiston mahdollisuus antaa yleisiä arkistointipäätöksiä toimialoittain voi merkittävästi helpottaa prosessia. Kuntien samankaltaiset tietoaineistot mahdollistavat laajat yleiset arkistointipäätökset ja yhteiset ratkaisut. Työtä selkiyttämään tarvitaan yhteisiä tehtäväluokituksia ja malleja.
Päätösten vanhenemisen arviointia koskevan kappaleen voi nähdä tukevan aiempaa paremmin käytännön työtä. Uudelleenarvioinnin periaatteet vaativat kuitenkin selkeän linjauksen. Uuden arkistointilain myötä kuntien asian-/tiedonhallinnan toimintamallit hakevat pitkään muotoaan ja kuntien resurssit tehdä vanhojen seulontapäätöksien uudelleenarviointia ovat monin paikoin varsin niukat tai niitä ei ole lainkaan. Arvonmäärityksen ja seulonnan toimenpiteet tulevatkin kohdistumaan ennen kaikkea syntyviin tietoaineistoihin sekä muun työn ohessa puutteellisiksi havaittuihin seulontapäätöksiin.
Kirjoittakaa 4. lukua koskevat huomiot ja kehittämisehdotukset tähän:
Näemme loogisena, että arvonmäärityksen menetelmät ja kriteerit on sidottu suoraan arkistointilain kriteereihin ja kannatamme tehtäväanalyysin kautta rakennettua informaatioanalyysiä. Tiedon arvon nähdään syntyvän suhteessa viranomaisen tehtävään ja toimintakontekstiin. Tämä linjaus tukee tiedonhallintamallia ja toimintamallien hioutumisen kautta myös kansallisen tason yhteentoimivuutta.
Kirjoittakaa lukua 4.1 koskevat huomiot ja kehittämisehdotukset tähän:
Pidämme kannatettavana, että uudessa arvonmäärityspolitiikassa korostetaan tehtäviä ja tehtävien merkittävyyden arviointia. Kunnan tehtävät ja niihin liittyvät prosessit muodostavat kontekstin, jonka avulla aineistoja voidaan luokitella ja hallita järjestelmällisesti tiedonhallintalain ja arkistointilainsäädännön mukaisesti. Määrämuotoisempi tehtäväkontekstin hallinta kaikkien aineistojen kohdalla on arkistoinnin näkökulmasta tärkeää, ja esitämmekin pohdittavaksi tehtäväluokituksia koskevaa, kuntayhteistyössä tapahtuvaa yhteiskehittämistä. Huomioiden, että kunnissa on jo tähän liittyen pitkälle vakiintuneita rakenteita.
Kirjoittakaa lukua 4.2 koskevat huomiot ja kehittämisehdotukset tähän:
Luonnos nojaa pitkälti nykyisiin tutkimustarpeisiin, mutta huomioi kannatettavasti hyvinkin ajankohtaiset digitaaliset kansalliset tietovarannot ja poikkeusolojen dokumentoinnin. Koronapandemian aikana myös kunnilla heräsi huoli arkistointitarpeista. Asia nostetaan näkyviin, mutta ei vielä konkretisoida kovinkaan hyvin, mitä rajattu mahdollisuus ottaa poikkeukselliset olosuhteet huomioon voisi olemassa olevan arkistointipäätöksen puitteissa käytännössä tarkoittaa.
Kirjoittakaa lukua 4.3 koskevat huomiot ja kehittämisehdotukset tähän:
Pidämme kannatettavana tavoitetta pyrkiä välttämään moninkertainen arkistointi ja määritellä arkistointivastuut. Arkistointiinkin kytkeytyvät, alati lisääntyvät monitoimijaprosessit kaipaavat tuekseen selkeää toimijoiden roolia terävöittävää vastuumallia, joka rakentaa luottamuspohjaa tiiviimpään yhteistyöhön. Panostamalla tähän, tehdään julkisen hallinnon tuottavuustyötä.
Kirjoittakaa lukua 4.4 koskevat huomiot ja kehittämisehdotukset tähän:
Luonnos nostaa tietosisällön arvon arvioinnin kohteiksi loogiset tietovarannot ja niiden tietoaineistot ja tietoryhmät. Korostaen tietoaineistotasoa arvonmäärityksen pääkohteena.
Muutos vahvistaa yhteistä näkemystä tiedonhallinnan kokonaisuudesta. Kuntaliitto haluaa kuitenkin korostaa, että tämä aiheuttaa kunnissa eniten pohdittavaa ja tarpeita uudistaa omaa toimintaa. Käytössä olevat tietojärjestelmät perustuvat edelleen asiakirjatyyppiajatteluun, arkistointivaatimukset pitäisi huomioida hankinnoissa ja järjestelmätoimijoille tulisi saada selkeä tieto siitä, mitkä ratkaisut täyttävät Kansallisarkiston vaatimukset. Muutos vaatii pitkää siirtymäaikaa, jotta järjestelmät ja ainakin alkuun hyvinkin työllistävät toimintatavat ehtivät mukautua.
Ettei organisaatioiden erilaisille tulkinnoille jäisi liikaa tilaa, tulee Kansallisarkiston panostaa muutosvaiheen tukeen/ohjaukseen. Tukitarpeeseen jo vastataankin osin samaan aikaan lausunnoilla olevalla Kansallisarkiston Arkistoinnin suunnittelu tiedonhallintamallin avulla -ohjeella. Ja koska arvonmääritystyö on jatkuvaa, on myös ohjauksen/tuen oltava jatkuvaa.
Kirjoittakaa lukua 4.5 koskevat huomiot ja kehittämisehdotukset tähän:
Arkistojen tulevien käyttötarpeiden ennakoinnissa tulisi tukea nykyisten tutkimus- ja viranomaiskäytäntöjen lisäksi kulttuuriperinnön, ympäröivän yhteiskunnan ymmärryksen ja tuntemattomien tietotarpeiden varmistamisen näkökulmaa.
Kirjoittakaa lukua 5 koskevat huomiot ja kehittämisehdotukset tähän:
Ohjeessa esitetyt lähtökohdat ovat sinänsä perusteltuja, mutta vastuukysymysten käsittely jää osin puutteelliseksi. Ohjeessa ei esimerkiksi käsitellä rekisterinpitäjän määrittelyä ja vastuiden jakautumista kansallisen arkistointitietovarannon ulkopuolella. Myös kansallisen arkistointitietovarannon osalta olisi tarpeen tarkentaa vastuukysymyksiä erityisesti tilanteissa, joissa henkilötietoja käsitellään samanaikaisesti sekä alkuperäiseen käyttötarkoitukseen että arkistointitarkoitukseen. Tällöin tulisi arvioida muun muassa mahdollista yhteisrekisterinpitäjyyttä sekä, jos kyse ei ole yhteisrekisterinpitäjyydestä, sitä, miten Kansallisarkiston ja alkuperäisen rekisterinpitäjän väliset vastuut ja velvoitteet määräytyvät.
Kirjoittakaa lukua 6 koskevat huomiot ja kehittämisehdotukset tähän:
Kansallisarkisto näyttää varaavan itselleen mahdollisuuden nostaa julkiseen tarkasteluun sellaiset arvonmääritysratkaisut, joissa kunta tai muu viranomainen olisi hävittämässä, mutta ei arkistoimassa laajoja henkilötietoaineistoja, joiden tutkimuksellinen tai yhteiskunnallinen arvo saattaa olla huomattava. Linjausten myötä kuntien arkistointiesityksistä tulee aiempaa näkyvämpiä ja kuntien perusteluvelvollisuus erityisesti henkilötietoja koskevien aineistojen osalta kasvaa. Näemme hyödyllisenä, että arvonmäärityksen laadunvalvonta ja läpinäkyvyys näiltä osin vahvistuvat. Samaan aikaan on kuitenkin syytä huomioida, että menettely ei muodostu liian raskaaksi toteuttaa.
SUOMEN KUNTALIITTO
Markus Pauni
strategia- ja kehitysjohtaja
Heli Hänninen
erityisasiantuntija
