Kansallisarkisto ohjaa ja tukee viranomaisten asiakirjahallintoa ja arkistotointa laatimalla määräyksiä ja ohjeita sekä suosituksia ja oppaita.
Viranomaisten tekemien seulontaesitysten pohjalta tehdyissä seulontapäätöksissä määritellään, mitkä julkishallinnon asiakirjatiedot on arkistoitava pysyvästi ja mikä on niiden säilytysmuoto. Seulonnalla tarkoitetaan asiakirjatietojen määrälliseen supistamiseen liittyviä toimenpiteitä.
Arkistotoimija päättää sellaisen aineiston säilyttämisestä, mikä ei ole määrätty Kansallisarkiston päätöksellä
Päättää sellaisen aineiston säilyttämisestä, mikä ei ole määrätty Kansallisarkiston päätöksellä pysyvästi säilytettäväksi.
Kuntaliiton rooli mm. arkistointi- ja säilytysaika-asioissa ole enää sama kuin se on aikaisemmin ollut. Suurin muutos kentällä on tiedonhallintalaki ja sen myötä perustettu tiedonhallintalautakunta, jolle lain mukaan kuuluu asiakirjojen säilytysaikojen määrittely. Lautakunta antaa jatkossa myös suositukset säilytysajoista.
Kuntaliiton rooli tiedonhallinnan maastossa muotoutuu sitä mukaa, kun asianomaisten viranomaisten toiminta ja tätä myötä myös kuntien tiedonhallinnan prosessit vakiintuvat. Tehtävämme on erityisesti seurata tiedonhallinnan toimintaympäristön muutosta sekä pyrkiä vaikuttamaan siihen kuntia parhaiten palvelevalla tavalla.
Säilytysaikaoppaat
Kuntaliitto ei enää ylläpidä laatimiaan kunnallisten asiakirjojen säilytysaikaoppaita, mutta aiemmin tehdyt materiaalit pidetään saatavilla verkossa. Siltä osin kuin suosituksia ei vielä ole, tai niistä on kysyttävää, kysymykset voi ohjata lautakunnalle osoitteeseen tiedonhallintalautakunta(at)gov.fi
Emme siis enää laadi tai päivitä säilytysaikaoppaita, emmekä vastaa säilytysaikoja koskeviin kysymyksiin. Kysymyksiin vastaavat asianomaiset viranomaiset, tiedonhallintalautakunta ja Kansallisarkisto viranomaisohjaus(at)kansallisarkisto.fi.
Säilytysajat tietokannassa (maakuntien liitot, varhaiskasvatus, ympäristöterveydenhuolto)
Ympäristöterveydenhuollon säilytysaikaohjeistus
Ympäristönsuojelun säilytysaikaohjeistus
Tiedon säilyttämisessä huomioitavaa
Tiedon metatiedottaminen eli ”tieto tiedosta” yksilöi asiakirjat ja varmistaa niiden löytämisen ja käyttöön saamisen osana muita informaatioresursseja. Asiakirjatieto tulee liittää asiaan, joka on rekisteröity asianhallinnan tehtäväluokituksen mukaan, ja johon rekisteröidään myös asiakirjatiedon käsittelyvaiheet sekä vähimmäistiedot laatijasta ja käsittelijöistä henkilötietojen suoja huomioiden. Näin tiedon rakenne tukee sen kontekstin säilyttämistä. Tiedon sähköistä säilyttämistä ohjataan: SÄHKE2-määräyksellä.
Henkilötietojen käsittelyyn liittyvään elinkaareen voi tutustua tarkemmin Kuntaliiton tietosuoja-sivuilla ja henkilötietojen käsittely kunnassa -sivuilla.
Tiedon pseudonymisointi ja anonymisointi ovat keskeinen osa vastuullista tietojen hyödyntämistä. Tietosuojavaltuutetun ohjeistukseen voi tutustua täällä.
Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämältä yhteentoimivuusalustalta löytyy työkalut yhteentoimivien tietosisältöjen määrittelyyn. Alusta koostuu sanastoista, koodistoista ja tietomalleista, joita tarvitaan tietovirroissa ja muussa tiedonhallinnassa.