Perustoimeentulotuen Kela-siirron tuottamien tietojärjestelmämuutosten esiselvitys on valmistunut

Kuntaliiton AKUSTI-foorumin toteuttaman perustoimeentulotuen Kela-siirron tietojärjestelmämuutostarpeita selvittäneen esiselvityksen mukaan perustoimeentulotuen Kela-siirron toimeenpanon valmistelussa tulisi mahdollistaa riittävä kaksisuuntainen tiedonkulku tietojärjestelmien osalta, ettei asiakkaiden palvelu- ja ohjautumisprosessi hajoa niin, että palveluiden saanti hankaloituu. Lisäksi tulisi lisätä siirtoon liittyvää koulutusta ja tiedotusta sekä yhteistyötä kuntien ja Kelan välillä. Tietojärjestelmiin liittyviä kustannussäästöjä kunnille ei siirrosta selvityksen mukaan todennäköisesti synny.

​ Esiselvitys toteutettiin loka-joulukuussa 2015. Selvityksessä etsittiin vastauksia seuraaviin tutkimuskysymyksiin:

- Mikä on tämän hetkinen valmiustila toimeentulotuen siirtoon liittyen?

- Mikä on Kelan järjestelmien tekninen ja toiminnallinen tilanne?

- Mikä on Kelan ja kuntien keskinäinen tilanne?

Esiselvitys toteutettiin tutustumalla käytössä olleeseen tausta-aineistoon, sähköisenä kyselynä kunnille sekä henkilökohtaisten ja ryhmähaastattelujen avulla. Kysely lähetettiin kaikkiin manner-Suomen kuntiin ja siihen vastasi 71 kuntaa ja 18 yhteistoiminta-aluetta. Yhteensä selvityksessä oli mukana 133 kuntaa eli 42 prosenttia manner-Suomen kunnista ja vastausten väestöpeitto oli 56 prosenttia. Kyselyyn vastaajista valtaosa oli sosiaalitoimen johtajia, päälliköitä tai johtavia sosiaalityöntekijöitä.

Haastattelut tehtiin Seinäjoen, Tampereen, Vantaan, Turun sekä Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon ja Yläsavon SOTE kuntayhtymien asiantuntijoille. Lisäksi selvityksen etenemistä tukeneessa työryhmässä oli mukana sosiaalihuollon ja ICT-asiantuntijoita (Helsinki, Turku, Vantaa, Kainuu, Eksote, Seinäjoki, Espoo) sekä Sosiaalitaidon ja Kuntaliiton asiantuntijoita. Selvityksessä tehtiin myös erillinen haastattelu Kelassa kolmelle Kelan ICT-asiantuntijalle, jotka Kelassa ovat mukana valmistelemassa perustoimeentulotuen Kela-siirtoa.

Kyselyiden ja haastatteluiden yhteenvetona esiselvityksessä nousivat keskeisimmin esiin seuraavat asiat: 

1. Kunnat toivovat kaksisuuntaista tiedonsiirtoa  

Kunnat näkevät tietoturvallisen sähköisen tiedonsiirron Kelan ja kunnan tieto-järjestelmien välillä oleellisena, koska tietojen kirjaaminen käsin kuntien järjes-telmiin nähdään aikaa vievänä ja työllistävänä. Toisaalta kunnat haluavat myös tiedonsiirron mahdollistamisen Kelan tietojärjestelmien suuntaan. 
 

2. Vanhat tietojärjestelmät jäävät kunnissa käyttöön ja kustannusten alennukset ovat todennäköisesti pieniä  

Perustoimeentulotuen Kela-siirron myötä osa kuntien käyttämistä järjestelmä-moduuleista jää mahdollisesti pois käytöstä, mutta itse järjestelmät eivät tule

poistumaan käytöstä. Tämän vuoksi kustannussäästöjä ei todennäköisesti 
juurikaan synny.  

3. Arkistoinnissa odotetaan Kanta-arkistoa  

Erityisiä tarpeita arkistointiin liittyen ei noussut esille. Tähän vaikuttaa se, että Kanta-arkiston odotetaan tuovan uusia sähköisiä ratkaisuja sosiaalihuollon 
tietojen arkistointiin.   

4. Koulutus ja tiedottaminen tärkeää  

Kunnat tunnistavat siirtymävaiheessa merkittäviä riskejä asiakkaan kannalta ja toivovat lisää koulutusta ja tiedottamista siirtoon liittyen.  

5. Toimintamallit vielä epäselviä  

Yhteistyötä Kelan ja kuntien välillä siirtoon liittyen on tehty eri yhteyksissä. Silti perustoimeentulotuen Kela-siirron aiheuttamat toimintamallien muutokset tulee määritellä tarkemmin ja täsmentää vastuut ja roolit kuntien, Kelan ja 
asiakkaiden välille. 

Selvityksessä Kela toi esille, että ensimmäinen versio Kelan perustoimeentulotuen käsittelyjärjestelmästä otetaan käyttöön 1.1.2017. Ensimmäinen järjestelmäversio mahdollistaa kunnille vain tietojen katselun käyttöliittymän välityksellä ja tietojen saannin pdf-tiedostoina. Kaksisuuntaisen tiedon tarve on Kelassa tunnistettu, mutta siirron ensimmäisessä vaiheessa Kela ei annetussa aikataulussa pysty rakentamaan kaksisuuntaista tietojärjestelmää. Kuntien tarpeet tiedon siirron osalta pystytään ottamaan huomioon siis vain vaiheittain, millä on vaikutusta resurssitarpeisiin kunnissa.

Esiselvitysraportista nousee esille perustoimeentulotuen Kela-siirron 
merkittävimpinä vaikutuksina ja riskeinä seuraavia asioita:

• Kunnille ei tule merkittäviä säästöjä asiakastietojärjestelmiin liittyen, vaikka osa työstä siirtyy Kelalle.
• Kunnissa manuaalisen työn osuus lisääntyy alkuvaiheessa, koska hakemusten tietoja joudutaan siirtämään käsin kuntien järjestelmiin. 
• Kunnille voi tulla lisäkustannuksia, jos vanhoja tietojärjestelmiä joudutaan muokkaamaan tiedonsiirron mahdollistamiseksi ennen tulevia Sosiaali- ja
  terveydenhuollon itsehallintoalueita. 
• Kuntien ja Kelan erilaiset tulkinnat lainsäädännöstä johtavat erilaisiin odotuksiin ja oletuksiin tulevista toimintamalleista ja voivat vaikeuttaa uuden toimintamallin käyttöönottoa. 
• Siirron vaikutus toimintatapoihin aliarvioidaan ja edetään tietojärjestelmä 
  edellä, jolloin palvelun taso voi vaihdella siirron yhteydessä. 
• Koulutusta ja tiedottamista ei tehdä riittävästi. Roolit, vastuut ja toimintatavat (kunnat, Kela, asiakkaat) jäävät epäselviksi ja palvelun tasoa ei pystytä pitämään tyydyttävällä tasolla siirron yhteydessä.

Esiselvitysraportissa on yhteenvetona kuvattu suositus yhteistyöprosessien ja 
toimintatapojen etenemistä. Toimintamallissa on huomioitu sekä substanssiprosessien ja toimintatapojen määrittely että tekniset määrittelyt tiedonsiirtoon liittyen.  

Kuntaliitossa toimiva AKUSTI-foorumi toteutti syksyn 2015 aikana esiselvityksen perustoimeentulotuen Kela-siirtoon liittyvistä tietojärjestelmämuutostarpeista. AKUSTI on Sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallinnon yhteistyöfoorumi, jonka tehtävänä on tukea kuntia tietojärjestelmiin liittyvässä kehittämisessä ja yhtenäistämisessä. Selvityksen käytännön toteutuksesta vastasi Deloitte Oy.

Lisää aiheesta

• AKUSTIn verkkosivut