Arkistolaki uudistuu ja uusi arkistointilaki (529/2026) on 1.7.2026 alkaen korvannut aiemmin voimassa olleen arkistolain (837/1994). Myös julkisen hallinnon tiedonhallintalakia (906/2019) muutetaan ja uutta säännöstä tiedonhallintamallin sisällöstä sovelletaan 1.1.2028 alkaen.
Uusi arkistointilaki päivittää arkistointia vastaamaan digitaalista tiedonhallintaa julkishallinnossa. Sen tavoitteena on yhdenmukaistaa arkistointia koskevat käsitteet ja soveltamisalan julkisuuslain ja tiedonhallintalain kanssa sekä selkeyttää tietosuojalainsäädännön soveltamista tilanteissa, joissa henkilötietoja käsitellään yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa.
Laki tuo arkistoitavien asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistollisen arvon määrittämisen perusteet ja menettelyn lain tasolle sekä mahdollistaa sähköisten tietoaineistojen laajemman siirtämisen arkistoon. Kansallisarkiston toimivaltaa vahvistetaan.
Uusi arkistointilaki mahdollistaa lisäksi geneettisiä tietoja sisältävien viranomaisaineistojen käsittelyn arkistointitarkoituksessa tietyin poikkeuksin kansallisen tietosuojalain rajoituksista.
Arkistointilakiin on myös sisällytetty säännökset kansallisesta arkistotietovarannosta, joka kokoaa Kansallisarkiston hallussa olevat arkistoidut asiakirjat ja tietoaineistot. Viranomaiset voivat siirtää arkistoitavat aineistot tähän tietovarantoon jo niiden säilytysajan aikana.
Uusi arkistointilaki on tullut voimaan 1.7.2026. Se korvaa vuodelta 1994 peräisin olevan arkistolain. Samalla muutetaan julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annettua lakia (tiedonhallintalaki).
Uudistus päivittää arkistointisääntelyn vastaamaan digitaalisen tiedonhallinnan tarpeita ja yhdenmukaistaa käsitteet julkisuuslain ja tiedonhallintalain kanssa. Uuden lain keskeinen periaatteellinen muutos on, että arkistointi ei ole enää erillinen toiminto tehtäväketjun lopussa, vaan se on integroitava osaksi tiedonhallintaa jo aineistojen muodostumisvaiheesta alkaen.
Uusi arkistointilaki uudistaa arkistointisääntelyä usealla toisiinsa kytkeytyvällä tavalla:
Lain 7 §:n mukaan viranomaisen on suunniteltava asiakirjojensa ja tietoaineistojensa arkistointi osana tiedonhallintaa. Tietoaineistot on muodostettava niin, että niiden säilyvyys ja käytettävyys arkistointitarkoituksessa voidaan varmistaa.
Erillisestä arkistonmuodostussuunnitelmasta (AMS) luovutaan. Arkistointisuunnittelu jalkautetaan tiedonhallintamalliin järjestelmätasolle. Kansallisarkisto voi antaa tarkempia määräyksiä arkistointisuunnittelusta (7 § 3 mom.).
Lain 8 §:ssä säädetään ensimmäistä kertaa lakitasolla, millä perusteilla viranomaisen asiakirjojen arkistollinen arvo määritetään. Aiemmin kriteerit olivat pitkälti Kansallisarkiston hallinnollisen ohjauksen varassa. Arvonmäärityksen kriteerit ovat:
Arvonmäärityksessä on lisäksi arvioitava henkilötietojen käsittelyyn liittyviä riskejä ja arkistoinnin oikeasuhtaisuutta.
Kansallisarkisto tekee arkistointipäätökset (9 §). Viranomaisen on saatettava asia vireille, jos ajantasaista arkistointipäätöstä ei ole. Kansallisarkisto voi myös käynnistää asian omasta aloitteestaan. Kansallisarkisto voi antaa yleisen arkistointipäätöksen useille viranomaisille yhdellä kertaa toimialoittain (10 §), mikä voi merkittävästi yksinkertaistaa prosessia kuntasektorilla.
Lakiin kirjataan kansallisen arkistotietovarannon käsite. Kyseessä on Kansallisarkiston hallussa ja määräysvallassa oleva kokonaisuus, johon arkistoidut asiakirjat ja tietoaineistot kerätään. Vuoden 2024 lopussa tietovarannossa oli 252 miljoonaa yksilöityä tiedostoa (470 teratavua).
| Toimija | Suhde kansalliseen arkistotietovarantoon |
| Valtion viranomaiset | Velvollisuus siirtää arkistoitavat asiakirjat sähköisessä muodossa (13 §) |
| Kunnat ja kaupungit | Vapaaehtoinen siirto sopimuksen perusteella (14 §) — ei pakkovelvollisuutta |
| Hyvinvointialueet | Vapaaehtoinen siirto (14 §) — tiedonhallintayksikkö hoitaa oikeudet ja tehtävät (4 § 3 mom.) |
| Kansalliset tietovarannot (esim. Varda, VATI) | Voi siirtää aineiston kaikkien ao. viranomaisten puolesta kerralla |
Siirto kansalliseen arkistotietovarantoon voidaan tehdä jo säilytysajan kuluessa — ei tarvitse odottaa sen päättymistä. Tämä on uusi mahdollisuus.
Laki mahdollistaa asiakirjojen muuttamisen sähköiseen muotoon (12 §). Viranomainen voi tuhota alkuperäisen paperiasiakirjan digitoinnin jälkeen, ellei asiakirjan kulttuurihistoriallinen arvo tai oikeudellinen todistusvoima edellytä alkuperäisen säilyttämistä.
Kulttuurihistoriallisen arvon arviointi siirtyy viranomaiselle itselleen — Kansallisarkisto ei enää arvioi tätä asiakirja- tai toimijakohtaisesti. Kansallisarkisto voi antaa ohjeistusta arvioinnin tueksi.
Uusi laki selkeyttää arkistointitarkoituksessa tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn perustaa. GDPR mahdollistaa henkilötietojen käsittelyn yleisen edun mukaisessa arkistointitarkoituksessa (GDPR 89 art.). Lain 11 § ja 19 § antavat suoran lain tasoisen perustan myös erityisten henkilötietoryhmien (kuten terveys-, uskonto- ja etnisyystietojen) sekä — uutena — geneettisten tietojen käsittelylle arkistointitarkoituksessa. Sivistysvaliokunta lisäsi lakiin myös GDPR 10 artiklan mukaisten rikostuomio- ja rikostietojen nimenomaisen sääntelyn.
Kaikkeen erityisten henkilötietoryhmien ja GDPR 10 artiklan tietojen arkistointikäsittelyyn on sovellettava asianmukaisia ja erityisiä suojatoimia (tietosuojalaki 6 § 2 mom.). Suojatoimia voivat olla esimerkiksi pseudonymisointi, pääsynhallinta, lokitus ja riskiarviointi.
Rekisteröidyt eivät voi vaatia arkistointipäätöksellä pysyvän säilytyksen piiriin kuuluvien tietojensa poistamista, jos rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen tekisi arkistointitarkoituksen saavuttamisen mahdottomaksi tai vaikeuttaisi sitä suuresti (GDPR 89 art.).
Laki mahdollistaa ensimmäistä kertaa etäkäyttöyhteyden myös salassa pidettäviin ja henkilötietoja sisältäviin arkistoaineistoihin tietoturvallisessa käyttöympäristössä (19–20 §). Kansallisarkisto voi ylläpitää omaa tai hyödyntää toisen viranomaisen tietoturvallista käyttöympäristöä.
Uuden arkistointilain yhteydessä muutetaan myös tiedonhallintalakia kuntien käytäntöihin vaikuttavalla tavalla:
Tiedonhallintamallin on jatkossa sisällettävä tiedot tietoaineiston arkistoinnista, arkistoinnissa käytettävästä tietojärjestelmästä tai tilasta sekä tietoaineiston tuhoamisesta (tiedonhallintalaki 5 § 2 mom.). Muutokselle on 18 kuukauden siirtymäaika.
Säilytysajan päättymisen jälkeen tietoaineistot on arkistoitava tai tuhottava viipymättä tietoturvallisella tavalla (tiedonhallintalaki 21 §). Aikarajaa on tiukennettu.
Sivistysvaliokunta tunnistaa kahden erillisen lain aiheuttamat haasteet ja pitää arkistoinnin sääntelyn yhdistämistä tiedonhallintalakiin tarkoituksenmukaisena jatkossa — asia jää avoimeksi tuleviin uudistuksiin (SiVM 4/2026 vp s. 4).
Arkistointilain 4 § 3 momentti on kuntien kannalta keskeinen erityissäännös: hyvinvointialueen, hyvinvointiyhtymän ja kunnallisten viranomaisten osalta lain 11, 12 ja 14 §:ssä viranomaiselle säädetyt oikeudet ja tehtävät kuuluvat tiedonhallintayksiköille.
Tämä tarkoittaa, että kunnan tiedonhallintayksikkö — ei yksittäinen viranomainen — koordinoi arkistointivelvoitteiden hoitamisen koko kunnan tasolla. Kansallisarkiston arviointitehtävä (22 §) ulotetaan sivistysvaliokunnan muutoksella nimenomaisesti myös tiedonhallintayksiköihin. Laki ei kirjaa järjestämistapaa — kunta voi itse päättää, miten tiedonhallintayksikön tehtävät organisoidaan.
Kuntien arkistoitavien asiakirjojen ja tietoaineistojen siirto kansalliseen arkistotietovarantoon on vapaaehtoista. Taloudellinen kannustin on kuitenkin merkittävä: suurten kaupunkien omien säilytysjärjestelmien hankintahinnat ovat tyypillisesti yli 500 000 euroa järjestelmää kohden, ja kansallinen ratkaisu voi tuoda pitkän aikavälin säästöjä. Kuntien asiakirjojen siirtoa koskeneessa vuoden 2020 selvityksessä 35 % kuntasektorin toimijoista odotti kansallisia ratkaisuja sähköiseen arkistointiin.
Siirtyminen edellyttää siirtorakenteen muodostamista Kansallisarkiston vaatimusten mukaisesti, kertaluonteista teknistä kehitystyötä asianhallintajärjestelmiin sekä metatietokäytäntöjen varmistamista. Siirtävä organisaatio vastaa itse siirron kustannuksista ja siirtokuntoon saattamisesta.
Lain myötä kunnilta edellytetään, että niiden keskeisistä tietoaineistoista on Kansallisarkiston arkistointipäätökset ja että ne ovat ajantasaisia. Tämä voi edellyttää vireillepanoa monilla toimialoilla, joilta päätös puuttuu tai on vanhentunut. Kansallisarkiston mahdollisuus antaa yleisiä arkistointipäätöksiä toimialoittain voi merkittävästi helpottaa prosessia.
Kuntaliitto suosittaa, että kunnat käynnistävät lain voimaantulon jälkeen seuraavat toimenpiteet:
Uusi arkistointilaki (529/2026) on 1.7.2026 alkaen kumonnut arkistolain (831/1994). Tiedonhallintalain muutoksessa (5 § 2 mom.) on 18 kuukauden siirtymäaika tiedonhallintamallin päivittämiselle.
Kansallisarkisto antaa tarkemmat määräykset arkistointisuunnittelusta, tiedostoformaateista ja siirtomenettelyistä. Kuntaliitto seuraa tilannetta ja tiedottaa jäseniään Kansallisarkiston ohjeistuksen valmistuttua.
SUOMEN KUNTALIITTO
Ida Sulin
johtava juristi
Heli Hänninen
erityisasiantuntija
