Arkistointilaki muuttaa merkittävästi toimintatapoja – uusi laki on tarpeen

Tiedonhallinnan maasto on muuttunut radikaalisti vuoden 1994 jälkeen, jolloin kirjoitettiin aiempi arkistolaki. Arkistolaki ei tukenut digitaalisempaa toimintaympäristöä ja uutta arkistointilakia onkin nyt pyritty yhtenäistämään tiedonhallinta- ja julkisuuslakien kanssa.

Ajantasaisempaa arkistointilakia on odotettu pitkään. Nyt kun käytännön toimeenpano on alkanut, on tiedon koko elinkaarta ohjaavat palikat koottava uuteen järjestykseen. Kuntia jo pitkään vaivannut resurssipula tiedonhallinnan kehittämiseen, digitointiin ja arkistointiin syvenee entisestään, kun viimeisimmät lakimuutokset terävöittävät vaatimukset sille tasolle, että töihin on ryhdyttävä. Vaikka muutokset on hallituksen esityksessä arvioitu pieniksi, etsivät toimintamallit vielä pitkään uusia raiteita.

Kuntien lähtötilanteet vaihtelevat, tiedonhallintayksiköiden rooli vahvistuu

Nykytilassa tiedonhallintayksiköt ovat organisoineet käytännön työtä eri tavoin. On paljon kuntia, joissa tiedonhallintalain mukainen ja nyt arkistointilainkin painottama tiedonhallintamalli on vakiintunut osaksi toimintaa ja toisaalta kuntia, joissa tiedonhallintamalli nousee vasta tässä yhteydessä kunnolla tarkasteluun. Lisäksi tiedonhallintaa on tehty monin paikoin kovin järjestelmä-/palvelukeskeisesti ja asiakirjahallinnan rooli kokonaisuudessa on jäänyt tällöin löyhäksi.

Arkistointilain myötä tiedonhallintayksiköiden rooli vahvistuu entisestään, kun sen tehtävänä on koordinoida arkistointivelvoitteiden hoitaminen koko kunnan tasolla aiemmin arkistoinnista vastanneiden yksittäisten viranomaisten sijaan. Laki ei ota kantaa siihen, miten tiedonhallintayksikön tehtävät organisoidaan käytännössä. Vaikka toimintamallien yhteensovittaminen teettääkin nyt töitä, on hyvä, että tiedon koko elinkaarta hallitaan yhtenä kokonaisuutena.

Tarkastelukulma muuttuu asiakirjoista tietoaineistoihin

Pitkän kehityshistorian omaavat ajattelu- ja toimintamallit menevät uusiksi, kun tarkastelukulma muuttuu asiakirjoista tietoaineistoihin ja mukaan arvonmääritystyöhön tulevat tiiviimmin myös muut aineistot ja rakenteiset tiedot. Vaikka arkistoitavien tietojen osuus kaikista kuntien pitkäaikaisesti säilytettävistä aineistoista on pieni - kaikki tietoaineistot on arvioitava. Työn jäsentämiseksi tarjotaan uusia rakenteita tietoryhmineen ja arkistointisääntöineen. Lisäksi kun tiedonhallintamalli on totuttu ajattelemaan ajantasaisena kuvauksena organisaation tiedonhallinnasta, on arkistoinnissa keskeistä myös tiedon historiaa kuvaavat elinkaaritapahtumat. Moni alan ammattilainen miettii varmasti, miten tämä kaikki viedään käytäntöön.

Tietotyön osaamiseen pitää panostaa

Digitaalisuus ei poista tietotyön tarvetta - melkeinpä päinvastoin. Tietotyöläisiä tarvitaan vielä pitkään, ennen kuin esimerkiksi digitalisaation tai tekoälyn täysimääräisiä hyötyjä päästään mittaamaan. Jo ennen lakiuudistusta on tiedon- ja asianhallinnassa tarvittu hyvinkin monipuolista osaamista sekä erilaisten vaatimusten yhteensovittamista ja nyt osaamisvaateet korostuvat entisestään. Kunnissa mietitään monin paikoin ylimenokaudelle resurssilisäyksiä. On kuitenkin hyvä muistaa, että tiedon elinkaarenhallinta on jatkuvaluonteinen prosessi ja kannustaisinkin kuntia huolehtimaan riittävän monipuolisista osaajista ja osaamisen jäämisestä taloon.

Säästötavoitteet eivät toteudu, jos tukea ei ole tarjolla

Kun vastuu arkistoinnin suunnittelusta, arvonmäärityksestä ja metatietomäärityksistä on hyvinkin erilaisissa lähtötilanteissa olevilla kunnilla, korostuu lain onnistuneessa toimeenpanossa suuri tuen ja ohjauksen tarve. Ajattelu-/toimintamallien uudistaminen kunnan sisällä edellyttää tietoa vaadittujen muutosten vähimmäistasosta sekä selkeyttä siihen, mikä on velvoite, mikä suositus. Näiden avulla kunta pystyy päivittämään omia ohjeistuksiaan ja kouluttamaan henkilöstöään.

Kuntien ohjauksen ohella on panostettava myös hallinnonalojen tiedonhallinnan yhtenäistämiseen ja päällekkäisten arkistointivastuiden purkamiseen. Mikäli tämä työ jää huomiotta, rakeutuu maasto entisestään ja hallinnollinen taakka kaatuu erityisesti monialatoimijaisiin kuntiin. Onnistuneella ohjauksella tuetaan kuntien keskinäistä- sekä koko julkisen hallinnon tiedon yhteentoimivuutta ja säästöjäkin syntyy pitkällä aikavälillä yhtenäistyvistä toimintamalleista.

Heli Hänninen

Lisää aiheesta

Lausuntopyyntö luonnoksesta Kansallisarkiston arvonmäärityspolitiikka ja arvonmäärityksen toimintamalli -asiakirjaksi. Kuntaliiton lausunto Kansallisarkistolle 15.10.2026 (520/03.01.00/2026), Heli Hänninen.

Lausuntopyyntö luonnoksesta Arkistoinnin suunnittelu tiedonhallintamallin avulla -ohjeeksi. Lausunto Kansallisarkistolle 19.10.2026 (519/03.01.00/2026), Ilona Koto.

Arkistointilaki 529/2026. Kuntaliiton yleiskirje 8/2026, 25.8.2026, Ida Sulin ja Heli Hänninen.

Kunnat säästivät arkistoinnista, johon pitää nyt palkata lisää työntekijöitä – Keuruulla kulut jopa 300 000 euroa. YLEn uutinen 15.10.2026, jossa Heli Hänninen on haastateltavana.