Määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta

Johdanto

Kuntaliitto kiittää mahdollisuudesta lausua Kansallisarkiston määräyksestä arkistoitavien asiakirjojen muodosta ja siihen liittyvästä perustelumuistiosta. Lausuntoomme on otettu tilastotietoa julkaisemattomasta Sähköisen arkistoinnin tilannekuvan selvityksestä kunnan toimialoilla (jatkossa selvitys) vuodelta 2020. Kuntaliitto kysyi myös kommentteja kuntien tiedonhallinnasta vastaavilta. Kuntaliitto teki selvityksen Valtiovarainministeriön tilauksesta. Kyseinen selvitys koski arkistoinnin kansallista ohjausta, arkistoinnin ohjausta organisaatiossa, arkistoinnin huomioimista elinkaaren hallinnassa, arkistoinnin toteuttamista operatiivisissa järjestelmissä, muodostuvan tiedon arkistoimista, organisaation omaa digitointistrategiaa sekä tietopalvelun järjestämistä sähköisesti arkistoiduista aineistoista. Vastauksia saatiin 100 kpl (jakauma 67 % kunnat, 16 % sairaanhoitopiirit, 8 % koulutuskuntayhtymät, 6 % maakuntien liitot ja 3 % muut kuntayhtymät) ja vastaajat olivat jakautuneet tasaisesti ympäri Suomea.

Yleiset huomiot ja mahdolliset kehittämisehdotukset asiakirjaan määräys arkistoitavien asiakirjojen muodosta

Kuntaliiton mielestä määräys syntysähköisten asiakirjojen pysyvästä säilyttämisestä yksinomaan sähköisessä muodossa on tarpeellinen ja linjassa tiedonhallintalain 19 § kanssa. On hyvä, ettei sähköiselle säilytysmuodolle tarvitse jatkossa hakea erillistä lupaa.

Kuntaliitto pyytää kiinnittämään Kansallisarkiston huomioita seuraaviin asioihin:

Kuntien sähköisen arkistoinnin tilanne

Kaikilla kunnilla ei ole käytössä sähköistä arkistointijärjestelmää, joka soveltuu tietojen pysyvään säilyttämiseen ja arkistointiin. Selvityksen mukaan arkistotietojärjestelmä asianhallintajärjestelmän ja operatiivisten tietojärjestelmien käyttöön oli käytössä vain 31 %:lla vastanneista organisaatioista. Erityisesti pienissä kunnissa oli havaittavissa haasteita pysyvästi säilytettävien tai arkistoitavien asiakirjojen elinkaaren toteuttamiseen yksinomaan digitaalisessa muodossa (25 % vastanneista). Hankinnat sähköisestä arkistointijärjestelmästä ovat käynnistyneet tai käynnistymässä, mutta on tärkeää, että määräykseen sovellettaisiin siirtymäaikaa. Siirtymäsäännöissä olisi myös huomioitava tulevat hyvinvointialueet ja niihin liittyvä toiminta ja järjestämisvastuut, joiden ajankohta on 1.1.2023.

Ennen vuotta 2022 syntyneet aineistot

Määräyksessä tulee huomioida ja ottaa kantaa ennen 1.1.2022 syntyneisiin sähkösyntyisiin aineistoihin. Nyt esitetty määräys jättää nämä aineistot epäselvään tilaan. Käytännön toteutuksen kannalta siirtymäsäännös, jossa todetaan, että "määräystä sovelletaan 1.1.2022 vireillä olevien asioiden, palvelujen ja rekisteritietojen osalta takautuvasti. Jos tämä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi asianhallintajärjestelmässä vuonna 2021 avatuista asioista osan saa tallentaa sähköisesti (koska käsittely on jatkunut vuonna 2022) ja osan ei, on määräyksen piiriin kuuluvan aineiston erottaminen melkoisen hankalaa.

On selkeämpää, että myös ennen 1.1.2022 syntyneet sähkösyntyiset aineistot saa säilyttää pysyvästi ja arkistoida sähköisesti ilman eri päätöstä, jos huolehditaan aineiston käytettävyydestä, luotettavuudesta ja todistusvoimaisuuden säilyttämisestä. Näin on Kansallisarkisto aiemmin linjannut uusimmissa seulontapäätöksissään.

Lisäksi määräyksen siirtymäsäännökset tulee kirjata niin, että ne jättävät riittävästi liikkumavaraa sellaisille jo pitkään käytössä oleville palveluille ja rekistereille, joiden sähköinen arkistointi Kansallisarkiston erikseen määräämissä tiedostomuodoissa ja -formaateissa voi olla ongelmallista tai vaikeaa.

Tarvitaan ohjeistusta ja neuvontaa

Kansallisarkiston tulee myös huolehtia siitä, että määräyksen lisäksi annetaan riittävästi ohjeistusta ja koulutusta. Ohjeistusta ja koulutusta tarvitaan myös säilytysratkaisuihin, digitointiin sekä saavutettavuusvaatimusten huomioimiseen. Näistä ei edelleenkään ole riittävän selkeää ohjeistusta eikä neuvontaa tarjolla. Tärkeää on huomioida eri organisaatioiden tilanne, valmiustaso ja resurssit. Asiat harvoin onnistuvat niin, että niistä annetaan vain määräys.

Yleiset huomiot ja mahdolliset kehittämisehdotukset perustelumuistioon

Ennen 1.1.2022 syntyneet aineistot

Perustelumuistiossa on syytä selventää, miten menetellään ennen 1.1.2022 syntyneiden sähköisten aineistojen kanssa, joilla ei välttämättä ole säilytysmuotopäätöstä. Lisäksi tarvitaan riittävää ohjeistusta digitoinnin toteuttamisesta. Kunnilla tulee olla mahdollisuus valita vanhojen aineistojen säilytysmuoto omien resurssien mukaisesti. Tai vaihtoehtoisesti digitoinnista ja sähköisestä arkistoinnista aiheutuvat kustannukset pitää korvata kunnille täysmääräisesti.

Sähköisen säilyttämisen ratkaisut

Määräyksessä ja perustelumuistiossa ei huomioida erikokoisten kuntien tilanteeseen sähköisen säilyttämisen toteuttamisessa. Heillä ei ole käytössä sähköiseen säilyttämiseen soveltuvia järjestelmiä, joiden vuoksi monia prosesseja hoidetaan edelleen perinteiseen tapaan.

Kuntaliitto myös haluaa kiinnittää huomiota SAPA:n (sähköisen arkistoinnin palvelun) laajentamiseen tärkeyteen kuntatoimijoille. Sähköinen pysyvä säilyttäminen ja arkistointi ovat isoja investointeja ja vaativat sekä resursseja että osaamista. Kuntaliitto haluaa korostaa riittävän ohjeistuksen ja neuvonnan merkitystä. Kunnista tulee jatkuvasti kyselyitä siitä, miten sähköinen säilyttäminen, digitointi ja esimerkiksi mikä asiakirjan formaatti on sekä arkistokelpoinen että saavutettava.

Suomen Kuntaliitto ry

Tuula Seppo                                   Markus Pauni
erityisasiantuntija                          strategia- ja kehitysjohtaja