Kysymykseni koskee asiakirjan julkiseksi tulemisen ajankohtaa hankinta-asian suhteen. Onko asia julkinen valmistelun aikana, vai vasta sitten, kun lautakunnan esityslista julkaistaan?

Hankintayksikön asiakirjojen julkisuuteen sovelletaan julkisuuslakia samalla tavalla kuin kunnan muihinkin asiakirjoihin. Julkisuuslain 6 §:ssä ja 7 §:ssä on säädetty asiakirjan julkiseksi tulemisen ajankohdasta. Tavallisesti asiakirja tulee julkiseksi, kun se valmistuu tai se saapuu viranomaiselle. Viimeistään päätöksen tekeminen asiassa merkitsee, että asiaan liittyvät asiakirjat tulevat julkisiksi.

Julkisuuslain 6 §:n 1 momentin 2 kohdan mukaan viranomaisen antama tarjouspyyntö liiteasiakirjoineen tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu tai muulla tavalla varmennettu.  Sen sijaan hankintaa koskeva tarjouksen täydennyspyyntö ja tarjousasian käsittelyä varten annetut selvitykset ja muut asiakirjat tulevat julkiseksi vasta, kun hankintasopimus asiassa on tehty (6 § 1 momentin 3 kohta).

Julkista hankintaa koskevat osallistumishakemukset, tarjoukset sekä muut hankintaa koskevat asiakirjat – pois lukien salassa pidettävää tiedot – tulevat julkisiksi vasta, kun sopimus on tehty (7 § 2 momentti). Tarjousten osalta on huomattava, että hankintamenettelyssä asianosaisella on kuitenkin oikeus saada tietoa tarjousasiakirjoista esimerkiksi muutoksenhakua varten jo ennen näiden tuloa yleisesti julkiseksi.

Hankintapäätös tulee julkisuuslain 6 §:n 1 momentin 8 kohdan mukaan julkiseksi päätöksen allekirjoittamisella tai varmentamisella muulla vastaavalla tavalla. Sama koskee päätöstä tarjoajan tai ehdokkaan poissulkemisesta tarjouskilpailusta sekä päätöstä hankinnan keskeyttämisestä.

Tiedon antaminen asiakirjasta, joka 6 ja 7 §:n mukaan ei ole vielä tullut julkiseksi, on viranomaisen harkinnassa. Harkinnassa on otettava huomioon, ettei tiedon antamista saa rajoittaa ilman asiallista ja laissa säädettyä perustetta eikä enempää kuin suojattavan edun vuoksi on tarpeellista.

Lisätietoa julkisista hankinnoista löytyy Hankinnat.fi -sivuilta.