Maakuntien väliaikaishallintojen yhteinen tiedonohjaussuunnitelma on valmistunut

Suomen Kuntaliitto ry:n koordinoima ja valtiovarainministeriön rahoittama Väliaikaishallinnon tiedonohjaussuunnitelma ja tehtäväluokitus -projekti (VATE-TOS -projekti) on laatinut ehdotuksen maakuntien väliaikaishallintojen yhteiseksi tiedonohjaussuunnitelmaksi. Projekti on osa ministeriöiden ja Kuntaliiton maakuntien muutostukea. Kuntaliitto on 3.1.2018 lähettänyt säilytysaikaesityksen Kansallisarkistolle, joka määrää mitkä tiedonohjaussuunnitelmassa kuvatut asiakirjatiedot tulee säilyttää pysyvästi.

Valmistelussa syntyy esimerkiksi selvityksiä, raportteja, linjauksia ja suunnitelmia. Yhteinen tehtäväluokitus ja tiedonohjaussuunnitelma helpottavat tiedon käytettävyyttäja tukevat hyvän tiedonhallintatavan noudattamista. Sen vuoksi VATE-TOS -projektiryhmä on laatinut toimenpidesuosituksia ohjaamaan yhteisen tiedonohjaussuunnitelman käyttöönottoa sekä esityksiä huomioitavaksi uudistuvien maakuntien tiedonhallinnassa.

Projektissa laadittu tiedonohjaussuunnitelma ja toimenpidesuositukset ovat liitteinä tällä sivulla.

Valtiovarainministeriö on uutisoinut aiheesta alueuudistus.fi-sivuilla:

http://alueuudistus.fi/artikkeli/-/asset_publisher/maakuntien-valiaikaishallintojen-yhteinen-tiedonohjaussuunnitelma-on-valmistunut?_101_INSTANCE_xPMJRydp0yJz_languageId=fi_FI

Väliaikaishallintojen valmistelutoimielimien tiedonohjaussuunnitelma -projektin toimikausi oli 20.9.2017-12.12.2017. Projektiryhmän muodostivat maakuntien nimeämät tiedonhallinnan ammattilaiset sekä ELY-keskusten sekä TE-toimistojen kehittämis- ja hallintokeskuksen (KEHA-keskus), elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten, TE-toimistojen ja aluehallintoviraston edustajat. Lisäksi projektiryhmän työskentelyyn osallistuivat Kansallisarkiston, valtiovarainministeriön, Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen ja Kuntaliiton edustajat. Projektissa työskennelleet henkilöt jatkavat valtakunnallista yhteistyötä verkostona.

Kokonaistavoitteena VATE-TOS -projektissa oli, että maakuntien väliaikaishallinnon valmistelussa syntyneiden asiakirjojen käsittely sähköistetään valtakunnallisen tiedonohjaussuunnitelman (TOS) ja asianhallinnan viitearkkitehtuurin sekä Kansallisarkiston linjausten mukaisesti. Sähköisessä muodossa olevat aineistot ovat helposti käytettävissä, ja maakunta voi siten sujuvasti siirtää ne sähköiseen pysyvään säilytykseen.