Tiedonhallintalaki astuu voimaan vuodenvaihteessa - mitä se tarkoittaa kuntasektorille?

Uusi vuosi tuo mukanaan uuden tiedonhallintalain (laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta 906/2019) ja siihen liittyvien lakien voimaantulon. Kyseessä on yleislaki, minkä tarkoituksena on säädellä ja yhdenmukaistaa tiedonhallintaa digitalisoituvassa toimintaympäristössä. Lain tavoitteena on toteuttaa hyvää hallintoa ja julkisuusperiaatetta sekä edistää julkishallinnon tietojen ja tietovarantojen digiturvallisuutta, yhteentoimivuutta, tiedon jakamista ja hyödyntämistä.

Tiedonhallintalaki asettaa vaatimukset yleiselle tiedonhallinnalle ja tietoturvallisuudelle. Yhdessä digipalvelulain (laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta 306/2019) kanssa kunnille tulee uutta tiedonhallinnassa noudatettavaa sääntelyä. Digipalvelulaki säätää saavutettavuudesta ja asettaa vaatimukset digitaalisten palvelujen tarjoamiselle. Unohtaa ei kuitenkaan voi muun muassa tietosuojaan, hallintoon, julkisuuteen, arviointiin ja sähköiseen asiointiin liittyvää sääntelyä. Tiedonhallintaa tuleekin kehittää monien eri säännösten kautta.

Uusi käsite tiedonhallintayksikkö - kaikki alkaa vastuiden määrittelystä

Tiedonhallintalaissa säädetään tiedonhallinnan järjestämisestä. Tämä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi kuntasektorilla kunta, kuntayhtymä ja itsenäiset oikeudelliset laitokset muodostavat kukin oman tiedonhallintayksikkönsä.

Tiedonhallintayksikköön kuuluu useita viranomaisia. Tiedonhallintayksikön johtona toimii pääsääntöisesti kunnanhallitus. Tiedonhallintayksikön johdon vastuulla on järjestää tiedonhallinta lain vaatimusten mukaisesti. Tähän kuuluu vastuiden määrittelyä, ohjeistusten päivittämistä, huolehtiminen koulutuksista ja asianmukaisista työvälineistä.

Lisäksi tiedonhallinnan toteutumista tulee valvoa. Tiedonhallintalain myötä johdon tulee ensitöikseen tarkistaa, että hallintosäännössä tai vastaavassa dokumentissa on kirjattu tiedonhallintalain vaatimat vastuut entisten lisäksi.

Uusi kuvaus tiedonhallintamalli - ensimmäisen versio valmis 2021

Tiedonhallintalaissa säädetään uudesta kuvausvelvoitteesta, tiedonhallintamallista. Tiedonhallintamallin on hallinnon sisäinen määräys ja sen tulee olla selkeä kuvaus kunnan laajennetusta tiedonhallinnasta. Mallissa tulee kuvata myös sitä minkälaisia tietojärjestelmiin ja tietovarantoihin liittyviä kytköksiä kunnalla on muihin toimijoihin, esimerkiksi väestörekisterikeskukseen. Mallissa kuvataan minimissään toimintaprosessit, tietovarannot, tietoaineistot, tietojärjestelmät sekä tietoturvajärjestelyt.

Osa tiedonhallintamallin kuvausvelvoitteista löytynee jo nyt tiedonohjaussuunnitelmista, arkistonmuodostussuunnitelmista, prosessikuvauksista, kokonaisarkkitehtuurikuvauksista, tietojärjestelmäselosteista sekä tietoturvakuvauksista. Mallia muodostettaessa voi apuna käyttää myös tietotilinpäätöstä ja tietosuoja-asetuksessa kuvattua seloste käsittelytoimista sisältöä. Kaikki tehty työ kannattaa hyödyntää.

Vuoden alussa toimintansa aloittava uusi viranomainen tiedonhallintalautakunta tulee antamaan tiedonhallinnan suosituksia ja yksi näistä suosituksista on tiedonhallintamalli. Tiedonhallintamalli palvelee johtamista ja kehittämistä ja sen avulla hallitaan tiedonhallinnassa tapahtuvia muutoksia. Malli muuttuu muutosten mukana.

Koko tiedon elinkaaren haltuunotto

Tiedonhallinnan raaka-aine on tieto. Kunnan tulee hallita koko tiedon elinkaari tiedon synnystä sen mahdolliseen hävittämiseen tai arkistointiin asti. Elinkaari pitää sisällään muun muassa tiedon keräämistä, tuottamista, käsittelyä, tallentamista, luovuttamista, siirtoa, hävittämistä, säilyttämistä ja arkistointia.

Tiedon elinkaaren merkitys korostuu digitaalisuudessa, sillä alkuvaiheen päätökset ja teot vaikuttavat loppuvaiheeseen ja tiedon käyttöön. Tiedonhallintalaki korostaa tiedon elinkaarta ja myös tietoturvallisuuden huomiointia koko elinkaaren ajan.

Miten päästä alkuun - yhteistyötä sisäisesti ja ulkoisesti

Tiedonhallintalaki on laaja laki, mikä koskettaa monia ammattiryhmiä, kuten asianhallintaa, asiakirjahallintoa, arkistointia, kehittämistä, kokonaisarkkitehtuuria, sisäistä tarkastusta, tietohallintoa, tietosuojaa, tietoturvaa, yleishallintoa ja henkilöstöhallintoa. Yhteistyö näiden eri ammattiryhmien välillä kantaakin parhaimman tuloksen kehitettäessä tiedonhallintaa. Esimerkiksi tiedonhallintamalli sisältää sellaisia osia, joita yksi taho ei pysty kuvaamaan.

Tiedonhallinnan kehittäminen myös yhdessä eri yhteistyötahojen ja kuntien kanssa on hyödyllistä; koskeehan laki koko julkishallintoa.

Oman kunnan tiedonhallinnan kehittämisen voi aloittaa alla olevilla askelmerkeillä.

1. Tiedonhallintayksikön muodostaminen toiminnallisuuksien osalta ja vastuiden määrittäminen.
2. Nykytilan kuvaus. Olemassa olevien ohjeistuksien ja kuvausten kartoittaminen.
3. Yhteistyötahojen tunnistaminen.
4. Kunnan oman Kehittämishankkeen suunnittelu ja priorisointi siirtymäaikoja hyödyntäen.
5. Ensimmäisten kuvausten tiedonhallintamalli ja asiakirjajulkisuutta toteuttavan kuvauksen koostamisten aloittaminen.

1.1.2020 uusi viranomainen tiedonhallintalautakunta aloittaa toimintansa ja julkaisee alkuvuoden aikana ensimmäiset suositukset. Valtiovarainministeriöllä on oma täytäntöönpanohanke ja saatavilla on myös ilmaisia lyhyitä videoita, lisäksi VM tekee laajan kuntakiertueen tammi-maaliskuussa 2020. Myös Kuntaliitto on mukana joillakin paikkakunnilla. 

Kuntaliitto on myös mukana kehittämässä tiedonhallintaa yhdessä kuntien kanssa. Alkuvuodesta valmistuu hallintosääntömalli tiedonhallinnan vastuista ja lisäksi suunnitteilla on yleiskirje ja muuta ohjeistusta.