2020 tulorekisteri luo uusia näkymiä kunnille ja kuntayhtymille

1.1.2019 alkaen kunnat ja kuntayhtymät ovat ilmoittaneet maksamansa palkat tulorekisteriin. Muutos on koskettanut kunnissa ja kuntayhtymissä lähinnä palkanlaskijoita ja talousosastoa.
1.1.2020 lähtien kunnilla ja osalla kuntayhtymistä on uusi ja erilainen roolin: kunnat ja osa kuntayhtymistä voivat alkaa käyttää tulorekisteriin ilmoitettuja palkkatietoja. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että kunnat voivat hyödyntää tulorekisteristä saatavia palkkatietoja varhaiskasvatuksen ja sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksujen määräämiseen liittyen. Muutos koskee myös niitä kuntayhtymiä, jotka näitä tehtäviä hoitaa.

Jokaisen kunnan tulee hakea erikseen tietolupaa Tulorekisteriyksiköltä voidakseen hyödyntää tulorekisteristä saatavaa tietoa. Kuntaliitto suosittaa tietoluvan hakemista, jotta tulorekisteriä pääsee mahdollisuuksien mukaan hyödyntämään. Tulorekisteri antaa kunnille mahdollisuuden kehittää omia toimintakäytäntöjään esimerkiksi asiakasmaksujen määrittelemisen tai tarkistamisen osalta. Kunta saa käyttöönsä työnantajan ilmoittamat palkkatiedot ilman välikäsiä, joten tiedot ovat entistä luotettavampia. Varhaiskasvatuksen asiakasmaksujen osalta sovelletaan edelleen varhaiskasvatuksen asiakasmaksulain periaatteita, samoin sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksujen osalta lakia sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista.

Tulotietojen toimittamisesta vastuu on edelleen varhaiskasvatuksen tai sosiaali- ja terveydenhuollon palvelun käyttäjällä, mutta tulorekisterin käytön avulla toimintatapoja voidaan kehittää ja uudistaa. 1.1.2020 alkaen kunta saa tulorekisteristä palkkatiedot ja vuodesta 2021 alkaen myös eläke- ja etuustiedot. Yrittäjien tulotietojen tai pääomatulojen osalta tulorekisteri ei toistaiseksi tuo apua. Hyvä valmistautuminen auttaa muutoksessa. Myös koulutukseen on varattava aikaa. Kunnilla on lisäksi mahdollisuus testata tulorekisteriä, mikä auttaa muutoksen läpiviemisessä. Lue lisää testauksesta.

Jos tietolupa on voimassa, pääkäyttäjä voi kysyä neuvoa tulorekisterin asiakaspalvelusta. Muissa tilanteissa voit ottaa yhteyttä YHT.Tulorekisteri_toiminnallinen@vero.fi .

Tulorekisterin avulla kunnat voivat kehittää toimintojaan

Tulorekisterin avulla on mahdollista kehittää ja uudistaa työtapoja. Reaaliaikaiset palkkatiedot ovat kunnan käytettävissä tulorekisteristä silloin, kun kunta niitä tarvitsee.

Tulorekisteriä voi käyttää kahdella tapaa: sähköinen asiointipalvelu tai rajapinta. Tulorekisterin sähköisen asiointipalvelun käyttö on maksutonta. Palvelusta tiedot haetaan kirjautumalla palveluun ja hakemalla tarvittavat tiedot. Tekninen rajapinta taas mahdollistaa tiedonkulun automaation. Se on sähköinen yhteys kunnan asiakasmaksujärjestelmän ja
tulorekisterin välillä. Teknisen rajapinnan käytöstä on hyvä keskustella oman asiakasmaksujärjestelmän toimittajan kanssa.

Tulorekisterin tietoja saa käyttää vain lainmukaisiin tarkoituksiin

Kunnat saavat tulorekisteristä vain ne tiedot, joihin kunnat ovat oikeutettuja ja joita ne tarvitsevat toiminnassaan. Tulorekisterin tietoja saa käyttää ainoastaan tulorekisterilain 13 §:ssä säädettyihin tarkoituksiin. Tietojen hakemisesta jää käyttöloki.

Kunnat voivat käyttää tulorekisteriin ilmoitettuja tietoja

• tulojen mukaan määräytyvien maksujen määräämisessä:
  – varhaiskasvatuksen asiakasmaksut,
  – sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksut
• eräissä sosiaalihuollon toimissa:
  – elatussopimuksen vahvistaminen
  – ehkäisevän ja täydentävän toimeentulotuen myöntäminen
  – sosiaalinen luototus sekä muut taloudelliseen tukeen liittyvät sosiaalihuoltolain tehtävät.

HUOM! Tulorekisterin tietoja ei toistaiseksi voi käyttää tulosidonnaisen palvelusetelin arvon määrittämiseen, koska käyttötarkoitusta ei ole kirjattu tulorekisterilain 13 §:ään.

Mitä kunnan pitää tehdä?

Kunnissa on hyvä pohtia, miten tulorekisterin käytön osalta voidaan nykyisiä toimintatapoja kehittää ja uudistaa. Tuoko tulorekisteri uusia työtapoja ja toimintamahdollisuuksia esimerkiksi asiakasmaksujen tarkistamisen prosesseihin, tuleeko nykyisiä mahdollisia tulotietojen ilmoittamiseen käytettäviä lomakkeita ja toimintatapoja muuttaa?

Jos tietolupa on jo toimeenpantu tai vireillä:

• Kunnat, joiden tietolupa on voimassa, saavat tulorekisterin tiedot käyttöönsä 1.1.2020 alkaen.
• Kunnat, joiden tietolupa-asia on tulorekisterissä vireillä, saavat tulorekisterin tiedot käyttöönsä viimeistään alkuvuoden 2020 aikana.

Tutustu tulorekisterin tietosisältöön ja tulolajeihin. Selvittäkää, mitä tulorekisteriin ilmoitetaan ja mitä tietoja kunnat hakevat tulorekisteristä. Lue lisää tulolajeista.
Jos kunta ei ole vielä hakenut tietolupaa, ota yhteys osoitteeseen yht.tulorekisteri_toiminnallinen(a)vero.fi.

Jos kunta käyttää tulorekisterin sähköistä asiointipalvelua:

Tee valtuuttamiseen prosessi ja työmenettely: kuka kunnassa nimeää työntekijät, jotka saavat hakea tulorekisteristä tietoja, kuka valtuuttaa henkilöt tulorekisterin käyttöön ja miten valtuuksia ylläpidetään kunnassa.
Kun tietolupa on voimassa, kunnan tähän tehtävään nimeämä pääkäyttäjä kirjautuu tulorekisterin sähköiseen asiointipalveluun ja valtuuttaa sovitut henkilöt tulorekisterin käyttöä varten. Katso ohjevideo valtuuttamiseen.
Varmista, että henkilöt, jotka kunnassa käyttävät tulorekisterin tietoja, ovat käyneet maksuttomat tulorekisterin tarjoamat koulutukset:
- Perustiedot tulorekisteristä
- Mitä asiakaspalvelussa tulee tietää tulorekisteristä?
-Näin käytät tulorekisterin sähköistä asiointipalvelua

Jos kunta käyttää teknistä rajapintaa:

Kun tietolupa on voimassa ja kunta käyttää rajapintaa, varmenteen teknisen yhteyshenkilön on noudettava varmenne. Teknisen rajapinnan käyttö edellyttää sähköistä yhteyttä kunnan maksujärjestelmän ja tulorekisterin välillä. Selvitä mahdollisuus käyttää rajapintaa oman kuntasi asiakasmaksujärjestelmän toimittajalta.

Lisätietoa tulorekisteri.fi

Kuntaliitossa lisätietoja antavat lakimies Annika Korpela, kehittämispäällikkö Jarkko Lahtinen ja erityisasiantuntija Pekka Montell.