Lausuntopyyntö Henkilötunnusjärjestelmän uudistamista koskevat säädös- ja muut ehdotukset

Lausuntopyynnön diaarinumero: VN/25041/2020

Suomen Kuntaliitto ry, jäljempänä Kuntaliitto, kiittää mahdollisuudesta kommentoida henkilötunnuksen uudistamisen asiakokonaisuutta. Kuntaliitto pitää tärkeänä, että asiakokonaisuus ja sen mukanaan tuomat muutokset nostetaan esille kansallisella tasolla huomioiden kaikki asianosaiset. Täydentyvän julkisen hallinnon lainsäädännön tuomien velvoitteiden hallinta ja toimeenpano edellyttävät kokonaiskuvan ymmärtämistä käyttäjäorganisaatioitten toiminnan tasolla. Toimintaa ja tarvittavia toimintaympäristöjä toteutetaan ja tuetaan yhteistyössä yritysten ja elinkeinoelämän kanssa.

Luonnos hallituksen esitykseksi

Yleiset huomiot esityksen tavoitteista

Yleisesti Kuntaliitto toteaa lausuttava olevien ehdotusten olevan tarpeellisia sähköisen asioinnin ja palveluiden edistämisen kannalta. Ehdotuksissa esitettyjen muutosten vaikutukset eri toimijoiden sekä toimialojen näkökulmista tulee huomioida uudistuksen edellyttämiä muutoksia suunniteltaessa ja niille edellytyksiä luotaessa.

Uudistamisen tavoitteena on:

• laajentaa henkilötunnuksen saajien piiriä
• varmistaa
  • sujuva asiointi kaikille kehittämällä väestötietojärjestelmän identiteetinhallintaa ja rekisteröintimenettelyjä
  • edellytykset digitaalisen toimintaympäristön kehittymiselle Suomessa
• mahdollistaa sukupuolineutraali henkilötunnus
• luoda edellytykset kokonaan uuden henkilötietoriippumattoman yksilöintitunnuksen käyttöönottamiseksi henkilötunnuksen rinnalle

Henkilötunnuksen uudistamishankkeen tavoitteena edellä kuvattujen lisäksi on varmistaa henkilötunnusten riittävyys. Riittävyysratkaisu - tietohuolto huomioiden - on tarkoitus toteuttaa erikseen väestötietojärjestelmästä annettua valtioneuvoston asetusta muuttamalla (erillinen lausuntokierros keväällä 2021).

• henkilötunnuksen välimerkkimuutos toteutetaan 1.1.2023 alkaen sitä mukaan kuin sen käyttö on välttämätöntä
  • kuntatoimijoilta saadun palautteen perusteella vaikutuksia ei ole vielä kovin hyvin sisäistetty toiminnan tasolla               

Lisäksi Kuntaliitto pitää tärkeänä, että uudistuksen edellyttämien muutosten yhteydessä tunnistetaan sekä arvioidaan mahdolliset riippuvuudet muihin julkisessa hallinnossa käynnissä oleviin ja käynnistyviin kehityshankkeisiin - sujuvan asioinnin mahdollistamiseksi ja varmistamiseksi. Arvioinnissa tulee kiinnittää huomiota tarkoituksenmukaisella tavalla muutosten samanaikaiseen toteuttamiseen uudistukseen suunnitellulla aikajänteellä. Tarvittavien muutosten tukiessa toisiaan asiointia ja palveluita toteutettaessa. Kuten,

• eIDAS-palveluiden/-toiminnallisuuksien hyödyntämisen aikataulutus käyttäjäorganisaatioiden kannalta
• työllisyyspalveluiden järjestäminen (TE-palvelut 2024 toimintaympäristö)
• opetustoimiala - jatkuvan oppimisen digitalinen palvelukokonaisuus
• hyvinvointialueet - tiedonantovelvoitteet, tiedonsaantioikeudet (tarvittavat yhteentoimivuus asiat; tarkoituksenmukainen muutosten toteuttaminen asetettuja tehtäviä ja niitä toteuttavia palveluita toteuttaessa)

Osana lausunnon valmistelua Kuntaliitto järjesti kunnille ja muille kuntatoimijoille avoimen tilaisuuden 16.2.2022. Saadun palautteen pohjalta voidaan todeta, että kuntakenttä kokee uudistuksen tarpeelliseksi, mutta kalliiksi. Koska kustannukset aiheutuvat valtion asettamista velvoitteista, on tärkeää, että valtio myös osaltaan vastaa kustannusten korvaamisesta. Muutoksilla tulee olemaan käytännöllisiä, taloudellisia, sosiaalisia ja toiminnallisia vaikutuksia - merkittävän osan kustannuksista kohdentuessa tietojärjestelmiin, toimintatapamuutoksiin ja koulutukseen. Kuntaliitto pitää tärkeänä, että kustannusten ja saavutettavien hyötyjen on oltava tasapainossa ja ymmärrettäviä käyttäjäorganisaatioissa.

• Kuntaliitto korostaa, että kustannukset on pystyttävä arvioimaan kattavasti ja luotettavalla tavalla
• kustannusten arviointiin ja seurantaan on kiinnitettävä riittävästi huomiota, sekä arviota ja rahallista tukea on muutettava tarvittaessa alkuperäisestä
• kustannuksia tulee pyrkiä hallitsemaan ja seuraamaan myös informaatio-ohjauksen suunnitelman keinoin
  • mitkä muutokset ovat välttämättömiä eli missä tilanteissa sukupuolitiedon käsittely on välttämätöntä  

Muutos tulee tehdä hallitusti huomioiden

• tunnistetut käytettävyys- ja turvallisuustarpeet
• digitaalisten palveluiden vaatimukset kansallisesti/ kansainvälisesti
• ylimääräisten kustannusten välttämiseksi.

Tiedonhallintalain mukainen tavoite on yhdenmukaistaa, harmonisoida julkisen hallinnon toimintaympäristöjä tarvittavan tietojen vaihdon ja käytettävyyden mahdollistamiseksi. Hallittu muutos edellyttää kansallisen tason ohjausta ja hallintaa sekä seurantaa niin omistaja- kuin informaatio-ohjauksenkin tasoilla.

Huomiot mahdollisuuteen saada henkilötunnus jo Suomessa oleskeluun oikeuttavaa lupaa tai rekisteröintiä koskevan hakemuksen perusteella (1. lakiehdotuksen 9 ja 22.2 §)

HETU-uudistuksen mukaiset toteutukset parantavat viranomaistietojen yhteiskäyttöä. Tunnuksettoman asiakkaan palvelu eri tilanteissa edellyttää keskitetyn rekisterin tuottamaa yksilöintitunnusta ja siihen liittyviä käyttäjäorganisaation asiakaspalvelun palvelu-/asiointitilanteessa tarvitsemia tietoja (avaimet/attribuutit, perustiedot). Yksilöinnissä tunnuksen antaminen edistää viranomaisten tiedonvaihtoa (eri viranomaisten kanssa asioidessa hyödynnetään annettua tunnusta).

Turvapaikan hakijoiden henkilötunnuksen saamista pyritään helpottamaan siten, ettei sen saamiseksi edellytetä pysyvää oleskelulupaa. Henkilötunnus toimii jatkossa yksilöintitunnuksena, jonka avulla pyritään helpottamaan kaikkia asiointiprosesseja. Se missä eri prosesseissa henkilötunnus myönnetään, vaatii vielä täsmällisiä kansallista linjauksia. Kiintiöpakolaisilla on kotikunta ja oleskelulupa, mutta turvapaikan hakijat ovat valtion vieraina ilman kotikuntaa ja pitkäaikaista oleskelulupaa.

Joustava asiointi edellyttää selkeää käytännön toteutusmallia

• toimenpiteet, toimintamalli
• aikataulutus (aikajänteet - siirtymävaiheet)
• muutostenhallinta - eri aikaisesti ja osittain samaan aikaan tapahtuvat muutokset

Kuntien näkökulmasta on tärkeää, että maahan muuttanut on laillisesti Suomessa oleskeleva henkilö ja hänen kotikuntansa on merkitty väestötietojärjestelmään. Tällä on merkitystä siihen mitä palveluja henkilö saa ja siihen, että kunta voi saada kotoutumislain mukaisia korvauksia. 

Huomiot mahdollisuudesta tallettaa ulkomaalaisen henkilön tiedot väestötietojärjestelmään ulkoisen palveluntarjoajan oleskelulupa-asiassa tekemän henkilöllisyydestä varmistumisen perusteella (1. lakiehdotuksen 22.3 §)

Kuntatoimijoiden hyödyntäessä keskitettyä rekisteriä (VTJ-tietojärjestelmä palvelua), perustuu tietojen todentaminen myös ko. järjestelmän jakamiin tietoihin. Näin ollen mahdolliset väärinkäytökset - henkilön pääsy väärinperustein kunnallisiin palveluihin - tulisi kyetä hallinnoimaan myös keskitetysti. Tämä edellyttää tarkoituksenmukaista riskien arviointia keskitetyn ratkaisun osalta.

Etärekisteröintimenettelyä koskevat huomiot (1. lakiehdotuksen 9 a–9 d ja 34 a §)

Esityksen mukaisesti etärekisteröinnin toteuttaminen ja mahdollistaminen on valtionhallinnon vastuulla. Toimintamalli ja toteutustapa synnyttää uuden tiedon/tietokentän (attribuutin) keskitettyyn rekisteripalveluun (rekisteröintitapa), jonka hyödyntäminen palvelupisteissä edellyttää muutoksia tietojärjestelmiin ja työskentelytapoihin. Tämä tulee valtion ohjeistaa täsmällisesti.

Lisäksi etärekisteröinti vaatii merkittävää tietoturvaa liittyen mm. mahdollisiin väärinkäyttöihin ja edellyttääkin tarkoituksenmukaisen huomion kiinnittämistä toteutuksen luotettavuuteen. Samalla on todettava, että

• monet asioinnit tapahtuvat nykyisin puhelimitse ilman tunnistautumispalvelua
• kasvokkain tapahtuvassa asioinnissa ei aina edellytetä identifiointiasiakirjoja

Etärekisteröintimenettelystä

• uusi toimintatapa
• mahdollisten riskien huomioiminen asiointi-/käsittelytilanteissa (identiteettivarkaudet, tunnistautuminen) ja niihin liittyvien vastuitten tunnistaminen
• oikeuksien myöntäminen/saaminen
  • myönnettyjen oikeuksien suhde Suomen kansalaisten oikeuksiin 
  • selkokielisyys on asian ymmärtämisen kannalta välttämätöntä
  • asioitten ja vastuitten selkeä kuvaaminen konkreettisen toiminnan tasolle vietynä
  • asiakasrajapinnassa olevien työntekijöiden näkökulmasta tulisi selkeyttää käytännöt (mm. etuudet ja edunvalvonta-asiat) ja asiointitilanteet joihin rekisteröinti oikeuttaa
• järjestelmien tasolla tapahtuva erittely
  • attribuutti (asioinnissa, palvelutilanteessa tarvittava tietosisältökuvaus)
  • tarvittava näkyvyys toiminnan tasolle käyttäjäorganisaatioihin sekä järjestelmiin
  • tietosisältö – tämä on keskeinen osa tekemistä sekä menetelmien arviointia (toteuttavana tahona on usein kolmas osapuoli)

Etärekisteröinti on uusi toimintapa ja muutosten kohdentuessa toiminnan uudelleen järjestämiseen ja henkilöstön koulutukseen on käyttöönoton kannalta syytä huomioida tarpeellinen tuki

• etärekisteröinti ja kotikuntalain säädökset sekä oleskelulupa käytännöt
• etärekisteröityneiden ja kasvokkain tunnistamisen tasolla toteutuneitten rekisteröintien erottelu(tarve)
• toimivien yhteyksien edellytys (toimintaprosessin läpinäkyvyys, poikkeustilanteitten käsittely ja hallinta)
• rinnakkaisten identiteettien hallinta (todentamisen peruste)

Asioinnin ja palvelutuotannon kannalta tulee eri rekisteröintikäytänteiden olla sujuvia, toimivia ja läpinäkyviä arjen työskentelyssä. Näin vältytään tarpeettomalta ajankäytöltä ja tarpeettomilta välillisiltä kustannuksilta.

Sähköinen asiointi ja siihen liittyvän tunnistautuminen (henkilön identifiointi) on myös EU:n asialistalla (digitaalinen identiteetti eurooppalaisille) ja sen vaikutukset tulee myös Suomen toteutuksessa huomioida:

• miten etärekisteröintiä aiotaan toteuttaa muissa EU-maissa?
• tullaanko etärekisteröinti ottamaan laajasti käyttöön EU:n sisällä?

Muiden maiden toimivia hyviä käytäntöjä tulee pystyä hyödyntämään kansallisesti.

Sukupuolineutraalia henkilötunnusta koskevat huomiot

Kuntakenttä kokee sukupuolineutraalisuuden tärkeäksi asiaksi, mutta siitä aiheutuu merkittäviä muutoksia tietojärjestelmiin. Muutokset tulee toteuttaa vuoden 2027 alkuun mennessä.

Keskiössä ja edellytyksenä uudistukselle tulee olla asioinnin/palvelujen järjestämisen kannalta keskeisen tiedon käytettävyys ja saatavuus. Huomioitava on myös, että esitetyt muutokset edellyttävät ostopalveluiden lisäksi kuntien sisäistä työtä niin tietohallinnoista (satojen tietojärjestelmien läpikäynti) kuin toimialoilta (prosessit, testaukset ym.). Tietojärjestelmistä ja järjestelmä toimintaympäristöistä:

• tietojärjestelmän mediaaninen elinkaari on 8-12 v. (opetustoimialalla n. 20 v.)
• uudet toiminnallisuudet otetaan hyötykäyttöön evoluutiomaisesti (tarpeettomien kustannusten välttämiseksi – osana ylläpitopalveluja)
• asioitten valmistelu edellyttää ennakointia (kansallisen tason informaatio-/omistajaohjaus ja hallinta)
  • tarvittavien toiminnallisuuksien toteuttamiseksi
  • välillisten kustannusten huomioimiseksi (eroon yllätysmomenteista)
  • välillisten kustannusten hahmottaminen on julkisen hallinnon digitalisaation edistämisen kannalta oleellista, ettei tämä asiakokonaisuus jarruttaisi hallitsemattomasti jo tunnistettuja töitä sekä kuntien palveluita

Hallituksen esityksen mukaan sukupuolineutraalista tunnuksesta kunnille aiheutuvat yhteenlasketut kustannukset olisivat noin 2,1 miljoonaa euroa ja sairaanhoitopiireille noin 33,1 miljoonaa euroa. Kuntien aikaisemmin ilmoittamissa arvioinneissaan koskien välittömiä tietojärjestelmäkustannuksiaan (HETU kustannusten ja hyötyjen arviointi loppuraportti 2H2019). Kustannusarvioita saatiin 22 suurelta kaupungilta ja maaseutukeskukselta, joiden pohjalta määriteltiin karkea laskennallinen tarkastelutaso. Tietojärjestelmien kuntakohtaiset kustannukset ovat 3-3,5 miljoonaa euroa. Kussakin kunnassa on käytössä 300-600 tietojärjestelmää, joista noin puolet käsittelee henkilötietoja. Kustannusvaikutusten todentamiseen on syytä kiinnittää jatkossa huomiota kansallisen tason hallinnan ja ohjauksen osana, ettei käyttäjäorganisaatioissa toteutettaisi pistemäisiä ratkaisuja näkemättä laajempaa kokonaisuutta. Pistemäiset ratkaisut lisäävät kustannuksia merkittävästi.

Sukupuolineutraalisuuden huomioiminen aiheuttaa merkittäviä haasteita myös kuntien toiminnalle koskien toiminnallista tasa-arvotyötä (tasa-arvolain 4 §:n kokonaisvaltainen velvoite, jonka toteuttamiseen tarvitaan määrällistä ja laadullista tietoa sukupuolittain). Muutoksia toteutettaessa tulee

• tilastoinnille luoda edellytykset erityisten ja painavien perusteitten tasoisesti
  • tilastoinnin jäädessä kunkin osatoimijan omaan harkintaan on vaarana se, että asioita sekä tekemistä tarkastellaan kustannusten ja ylimääräisen työn välttämisen tasoilla ja olennaista tietoa jää keräämättä
• sosiaalisen kestävyyden näkökulmat huomioida tarkoituksenmukaisesti
  • tietojen yhdistämisen ja käytettävyyden mahdollistamiseksi

Sukupuoli-tiedon todentamisen mahdollistaminen tulee huomioida myös tasa-arvolain § 4a:n mukaisesti (julkisen hallinnon ja julkista valtaa käyttävien toimielinten kokoonpano).  

Uutta yksilöintitunnusta koskevat huomiot

Esityksen tarvittavien, toteutettavien muutosten tulisi olla alusta alkaen mahdollisimman konkreettisia ja selkeitä. Toiminta- ja työtapoja sekä palvelusopimuksia tulee kansallisesti ohjeistaa, jotta muutoksia pystytään hyödyntämään organisaatioiden toiminnassa.

• eri organisaatioitten toimintaympäristöjen yhteentoimivuuden edistämiseen tulee tiedonhallintalain mukaisesti kiinnittää asianmukaista huomiota
• samaa henkilöä koskevien tietojen yhdistäminen (tietojen hyödynnettävyys)
• käyttäjäorganisaatioitten toimintaympäristöissä ja ratkaisuissa huomioidaan olemassa olevien järjestelmien kyky käsitellä uusia toiminnallisuuksia

Uuden yksilöintitunnuksen käyttöönotto tulee edetä vapaaehtoisuuden pohjalta (ei velvoitetta)

• järjestelmämuutosten yhteyksissä
• uusia edellytyksiä luotaessa tulee huomioida eri hallinnonaloilla käynnissä olevien (opetustoimiala, työllisyys) kuntatoimijoiden toimintaa linjaavien ja ohjaavien toiminta- ja toimenpidesuunnitelmien merkitys 
• ristiriitaisuuksien ja mahdollisten riskien ennakoiminen ja tunnistaminen

Tarkoituksenmukaista huomiota tulee myös kiinnittää siihen, ettei keskeisen rekisterin (VTJ-tietojärjestelmä) toiminnallisuuksien käytettävyydessä ja saatavuudessa ajauduta tilanteisiin, joissa priorisoidaan asioita uusi yksilöintitunnus painotteisesti. Asioinnin ja palvelutilanteitten tarpeista tulee voida huolehtia tasapuolisesti.

Toteutuksen ja vaikutusten ennakointi säästävät kustannuksia välittömästi. Hallittu muutos edellyttää asianmukaista tiedottamista ja kommunikaatiota sekä ohjausta kaikkien asianosaisten asiakastiedonhallinnan, asiakastilanteitten joustavalle toteutumiselle. Toiminnalle ja toteutuneille ratkaisuille tulee luoda yhtenäiset, kansalliset pelisäännöt organisaatiotasoisten tulkintojen välttämiseksi käsittäen mm.

• keskitettyyn palvelun (VTJ-järjestelmä) ONLINE tasoinen käyttö -linkitys
• kunnallisen asiakaspalvelun suhde uuteen yksilöintitunnisteeseen
  • välillisten kustannusten hallinta - toiminnan priorisointi(a)
  • uuden yksilöintitunnisteen käyttöaste ja tarve sekä sen kehittyminen asiakaskunnassa ohjaa tekemään uuden muutoksen paikalliseen järjestelmään
  • lähtökohtaisesti palveluntarjoaja joustaa, sillä asiakas on aina keskiössä

Muut hallituksen esitystä ja alustavaa asetusluonnosta koskevat huomiot

Etärekisteröiminen käyttöönotto 1.1.2023 edellyttää

• sisällöllistä täsmentämistä
• kaikkien olennaisten asioitten välittymisen varmistaminen erilaisiin asiointiprosesseihin

Tukea tarvitaan

• eri toiminta- ja työtapojen muodossa
• asioitten huomioimiseksi palvelusopimuksissa, jotta muutokset ovat toteutettavissa eri organisaatioiden toimintaan.

Koska muutoksia toteutetaan niin lainsäädännön kuin keskitetyn palveluntarjoajan tietojärjestelmien tasolla, tulee muutostöiden myös olla tarkoituksenmukaisesti läpinäkyviä koko yhteiskunnan kannalta - luottamuksen rakentamiseksi ja säilyttämiseksi. Ohjeistusten soveltaminen ei aina ole yksinkertaista ja velvoitteet tuottavat helposti lisäkustannuksia, jotka usein koetaan turhiksi käyttäjäorganisaatioissa.

Uudistuksille esitettyjen aikataulujen sovittaminen eri organisaatioihin ja toimintaympäristöihin edellyttää toiminnan tason tarkasteluja. Esimerkiksi uusien attribuuttien ja tietokenttien huomioiminen tarkoituksenmukaisella tavalla paikallisissa järjestelmissä, palveluissa ja asiointitilanteissa. Muutokset pitää toteuttaa mahdollisimman yhdenmukaisesti ja samanaikaisesti yhteentoimivuuksien varmistamiseksi. Muutosten toteutusta tulee siis aikatauluttaa täsmällisemmin. Tämä edellyttää kansallisen tason koordinointia ja ohjeistamista sekä riskien arviointia ja hallintaa sekä varautumista poikkeustilanteitten käsittelyyn. Tämän tulee linkittyä informaatio-ohjauksen toteuttamisen suunnitteluun.

Uuden henkilötunnuksen käyttöönotto on osa digitaalisen identiteetin hallintaa ja tarkoituksena on tarjota Suomen kansalaisille sekä kaikille Suomessa asuville luotettava sähköinen identiteetti. Kustannusten jakautumisen ja hallittavuuden kannalta on myös huomioitava olemassa olevat sopimukset: Miltä osin muutoksia voidaan käsitellä ylläpidollisesti ja miltä osin erikseen laskutettavina lisätöinä?

Informaatio-ohjauksen suunnitelma

Ovatko toimenpidesuositukset oikean suuntaisia? Mitä pidätte erityisen hyvänä tai mitä pidätte tarpeettomana?

Uudistuksessa ehdotettujen toimenpidesuositusten kohdalla tunnistamisen ja yksilöinnin kohdalla on organisaatioissa hyvä huomioida:

• uusi digitaalinen henkilöllisyystodistus on tarkoitus ottaa käyttöön vuonna 2023 (digitaalisen henkilöllisyyden kehittämisen hankkeen toimikausi on 8.10.2020–30.6.2023)
• digitaalinen henkilöllisyystodistus tulee laajenemaan digitaaliseksi lompakkosovellukseksi, jossa olisi tallessa henkilöllisyystodistuksen lisäksi myös muita viranomaisen myöntämiä lupia ja tietoja, kuten ajolupa tai tieto tutkinnon suorittamisesta

Ehdotetut toimenpiteet, niiden organisaatiotasoinen ymmärtäminen toiminnan tasoisesti ja hallinta edellyttävät informaatio- ja omistajaohjauksen läpinäkyvää toteuttamista (kansallisen tason hallintaa ja ohjausta). Tukea tarvitaan organisaatioille ensisijaisesti tavoitteitten osalta ja ennakkoon määriteltynä (valtionhallinto - omistajaohjaus):

• vaiheistettu aikataulu
• aikataulurajat - tavoiteltavat asiat sisällöllisesti määriteltynä, tekemisen rytmitys!

TOIMENPITEISTÄ

Vahva sähköinen tunnistaminen

Joustava ja sujuva käyttöönotto asioinnissa ja asiakastilanteissa edellyttää yhteisiä, selkeitä pelisääntöjä

• missä tilanteissa asioinnissa on välttämätöntä käyttää vahvaa tunnistautumista? sekä missä tilanteissa voidaan hyödyntää vahvaa tai heikompaa tunnistautumista?

Lainsäädännön kehittäminen ja tietosuojalain tarkastelu

Päällekkäisen/tarpeettoman työn välttämiseksi - hyvissä ajoin ennen 1.1.2027 - tarvitaan (kansallinen) ohjaus- ja hallintamenetelmä eri (tieto)järjestelmien välisten tiedonsiirron mahdollistamiseksi. Ohjauksen tulee olla tarkoituksenmukainen joustavuudeltaan käyttäjäorganisaatioitten (eri asianosaisten) osallistamiseksi. Ohjaukseen/hallintaan tulisi sisällyttää tietämys siitä

• missä järjestelmissä/palveluissa kunnissa käsitellään sensitiivistä tietoa (tietosuojalain alaista sekä sukupuolitietoa)?
• mitä lakisääteisiä tehtäviä toteuttaessaan kunnat joutuvat käsittelemään sensitiivistä tietoa?

Ohjeiden ja hyvien käytäntöjen laatiminen organisaatioille ja kansalaisille

Kuntakentän kannalta käytännön ohjeistus koetaan tarpeelliseksi näin panostaen muutosten käyttöönoton helppouteen ja nopeuttamiseen.

Kansalaisviestinnän koordinointi ja keskittäminen hankkeiden toimeenpanovaiheeseen

Kansalaisviestinnän osalta käytännön ohjeistus sekä oikea-aikainen viestintä koetaan tarpeelliseksi näin panostaen muutosten käyttöönoton helppouteen ja nopeuttamiseen. Samalla tulee huomioida suunnitteluvaiheen aikaiset asiat ja käyttäjäorganisaatioitten mahdollisuus ennakoida ja valmistautua muutokseen oman toiminnan tasolla.

Millä muilla toimenpiteillä henkilötunnuksen kysymistä ainoana tunnistustapana voitaisiin ehkäistä sähköisessä asioinnissa, käyntiasioinnissa ja puhelinasioinnissa?

Ohjauksen tulee olla tarkoituksenmukainen joustavuudeltaan käyttäjäorganisaatioit-ten ja asianosaisten osallistamiseksi. Ohjaukseen/hallintaan tulisi sisällyttää tietä-mys siitä

• missä järjestelmissä ja palveluissa kunnissa käsitellään sensitiivistä tietoa (tietosuojalain alaista sekä sukupuolitietoa)?
• mitä lakisääteisiä tehtäviä toteuttaessaan kunnat joutuvat käsittelemään sensitiivistä tietoa?
• missä asiointitilanteissa tietojen käsittely ei ole erityisen sensitiivistä, jolloin matalamman tason tunnistautuminen on riittävä?

Henkilötunnuksen vaihtamiskynnyksen madaltamista koskeva arviomuistio

Kommentit muistioon

Kuntaliitto pitää tarpeellisena sitä, että henkilötunnuksen muutosta ja käyttöä arvioidaan tarkoituksenmukaisesti niin tapahtuneitten kuin tapahtuvien tietomurtojen käsittelyjen yhteyksissä. Tietojen saatavuuteen/jaettavuuteen ja käytettävyyteen tulee myös kansalaisen oikeusturvan kannalta kiinnittää riittävää huomiota (mm. tietopyyntöihin varautuen).

• muutoksesta aiheutuu lisätyötä ja vanhojen tietojen yhdistäminen uuteen tunnukseen hankaloituu, mahdollisesti jopa estyy
• vanhalla tunnuksella kirjattu tieto ei ole enää helposti käytettävissä asiointitilanteissa

Niin tunnistettujen kuin näköpiirissä olevien muutosten hallinta ja asianmukainen yh-teentoimivuus on edellytys käyttöönottojen kannalta, jotta tarvittaviin siirtymäaikoi-hin osataan toiminnallisesti ja kustannustehokkaasti varautua.

Kuntaliitto pitää tärkeänä arviomuistiossa esitettyä huomiota: ”Kunnille kohdistuvien vaikutusten arvioinnissa olisi otettava huomioon kuntien tehtävistä ja niiden erilaisista järjestämistavoista johtuvat erot muuttuneiden henkilötietojen saamiseen ja tietojen hallintaan.”

Suomen Kuntaliitto ry

Markus Pauni                                          Jari Ylikoski            
strategia- ja kehitysjohtaja                       erityisasiantuntija