Lausuntopyyntö päätösluonnoksesta Opetustoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvä säilytys

Kuntaliitto kiittää mahdollisuudesta lausua Kansallisarkiston lausuntopyyntöä koskien opetustoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvää säilytystä.

1. Yleiset huomiot ja mahdolliset kehittämisehdotukset päätösasiakirjaan Opetustoimen asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvä säilytys asiakirjojen ja tietoaineistojen pysyvä säilytys. Onko päätös selkeä ja ymmärrettävä? Onko sitä tarpeen täydentää joltain osin?

Kuntaliitto pitää esitystä tarpeellisena ja näkee kannatettavana, että Kansallisarkisto on tuottanut ko. päätösluonnoksen tiedonhallintalautakunnan 25.5.2025 julkaistun säilytysaikasuosituksen pohjalta. Näin toimien päätösasiakirja tukee kuntien kokonaistiedonhallintaa. 

2. Yleiset huomiot ja mahdolliset kehittämisehdotukset perustelumuistioasiakirjaan. Onko perustelumuistio selkeä ja ymmärrettävä? Onko sitä tarpeen täydentää joltain osin?

Kuntaliitto pitää päätösluonnosta hyvin perusteltuna. 

Kannatamme Kansallisarkiston pyrkimyksiä tukea tiedon arkistointia keskitetyistä tietovarannoista ja purkaa päällekkäistä arkistointa. Tiedonhallinnan tapahtuessa enenevissä määrin useamman toimijan yhteistyönä, näemme tarpeellisena että myös tietojen säilytysvastuut olisi kuvattu aukottomasti ja koulutuksenjärjestäjiltä purettaisiin velvoite Opetushallituksen valtakunnallisen tietovarannon kanssa päällekkäisten tietoaineistojen arkistointiin.

3. Yleiset huomiot ja mahdolliset kehittämisehdotukset Liitteeseen 1 Opetustoimi. Onko pysyvään säilytykseen määrätyillä asiakirjoilla arkistollista arvoa vai pitäisikö pysyvän säilytyksen rajauksia mielestänne muuttaa? Onko toimintaprosessit ja asiakirjat määritelty kattavasti? Jos on puutteita, mainitkaa puuttuva toimintaprosessi, asiakirja ja arvionne arkistollisesta arviosta.

Päätöksen myötä syntyy melko paljon laajamittaista säilytettävää materiaalia ja pyydämmekin pohtimaan, onko kaikki esimerkiksi toiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen liittyvän materiaalin säilyttäminen tarkoituksenmukaista. 

Esi- ja perusopetuksen sekä varhaiskasvatuksen ohjaus -tehtäväluokassa on mainittu kohta, jossa pysyvään säilytykseen esitetään mm. toimintasäännöt. Toimintasääntö on käsite, jota kunta-, perusopetus- tai varhaiskasvatuslaki eivät tunnista. Esitämme täsmennettäväksi, mitä toimintasäännöllä tässä yhteydessä tarkoitetaan. 

Pyydämme myös kiinnittämään huomiota siihen, että pysyvästi säilytettäväksi esitettyihin asiakirjoihin sisältyy/voi sisältyä myös asiakirjoja, joiden lakisääteinen laatimisvelvollisuus on lailla kumottu. Varhaiskasvatussuunnitelman lakisääteinen laatimisvelvollisuus on varhaiskasvatuslain 22 §:n ja 70 §:n 2 momentin 5 kohdan kumoamisesta annetulla lailla (700/2024) kumottu. Muutos tuli voimaan 1.1.2025. Myöskään esiopetukseen osallistuvalle oppilaalle ei ole lakisääteistä velvoitetta laatia oppimissuunnitelmaa. 

SUOMEN KUNTALIITTO

Markus Pauni
strategia- ja kehitysjohtaja

Heli Hänninen
erityisasiantuntija