Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta

Eduskunta hyväksyi 8.2.2019 lain hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta. Sähköisestä laskusta ei ole aiemmin säädetty lailla. Kunnilla ja muilla kuntatoimijoilla on siirtymäaika 1.4.2020 saakka. Siirtymäajan jälkeen hankintayksikköinä kunnilla on velvollisuus ottaa vastaan standardin mukaiset sähköiset laskut, joiden tulee perustua uuteen yhteiseen eurooppalaiseen standardiin.

Siirtymäajasta huolimatta on syytä tarkistaa taloushallinnon ja laskutuksen järjestelmien ja laitteiden soveltuvuus verkkolaskujen käsittelyyn yhdessä järjestelmätoimittajien ja/tai palvelutarjoajien kanssa. Tämä merkitsee myös tarvetta varmistua järjestelmätoimittajien ja palveluntarjoajien valmiuksista ja tarvittavista aikatauluista mahdollisiin muutoksiin. Riippuen järjestelmistä ja niiden ominaisuuksista kunta voi joutua investoimaan koko järjestelmän uusimiseen niin, että standardin mukaisten laskujen käsittely on mahdollista tai päivittämään järjestelmät. Parhaassa tapauksessa ei käytännössä tarvitse tehdä mitään.

Tavoite

Lailla pannaan kansallisesti täytäntöön verkkolaskudirektiivi 2014/55/EU. Direktiivi velvoittaa jäsenvaltioita huolehtimaan siitä, että hankintayksiköt EU-kynnysarvot ylittävissä julkisissa hankinnoissa ottavat vastaan ja käsittelevät sähköisiä laskuja, jotka noudattavat sähköisen laskutuksen eurooppalaista standardia.

Verkkolaskudirektiivin mukaan Euroopan komissio pyysi Euroopan standardointikomiteaa (CEN) laatimaan sähköisen laskutuksen eurooppalaisen standardin. Standardin valmistuttua jäsenvaltioiden tulee direktiivin mukaan varmistaa, että hankintayksiköt ottavat vastaan ja käsittelevät sähköisiä laskuja jotka noudattavat uutta eurooppalaista laskustandardia. Direktiiviä sovelletaan EU-kynnysarvot ylittävien julkisten hankinta- ja käyttöoikeussopimusten perusteella laadittuihin ja annettuihin sähköisiin laskuihin.  

Direktiiviä ei sovelleta sähköisiin laskuihin, jotka on laadittu sellaisten sopimusten täytäntöönpanon johdosta, jotka kuuluvat puolustus- ja turvallisuushankintadirektiivin soveltamisalaan, jos sopimuksen tekeminen ja täytäntöönpano on julistettu salaisiksi tai jos sen toteuttaminen edellyttää jäsenvaltiossa voimassa olevien lakien, asetusten tai hallinnollisten määräysten mukaisia erityisiä turvallisuustoimia. Lisäksi edellytyksenä on, että jäsenvaltio on katsonut, että kyseisiä keskeisiä etuja ei voida turvata vähemmän rajoittavilla toimenpiteillä.

Lailla hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta asetetaan hankintayksiköille velvollisuus ottaa vastaan ja käsitellä eurooppalaisen standardin mukaisia sähköisiä laskuja, jotka lähetetään hankintayksiköille julkisten hankinta- ja käyttöoikeussopimusten täytäntöönpanon vuoksi.

Verkkolaskudirektiivistä poiketen laissa määritelty vastaanottovelvollisuus koskee sähköisiä laskuja kaikissa hankintalakien piirissä olevissa julkisissa hankinnoissa. Siten velvollisuus vastaanottaa ja käsitellä sähköisiä laskuja koskee myös niin kutsuttuja kansallisia hankintoja eli niitä hankinta- ja käyttöoikeussopimuksia, joiden ennakoitu arvo alittaa EU-kynnysarvon mutta ylittää kansallisen kynnysarvon.

Hallituksen tekemien linjausten mukaisesti lain tavoitteena on myös julkisia hankintoja laajemmin edistää sähköisten laskujen käyttöä yhteiskunnassa. Siten lakiin sisältyy myös säännös (4 §) hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien oikeudesta saada pyynnöstä laskut eurooppalaisen laskustandardin mukaisina koneellisesti luettavina sähköisinä laskuina toiselta hankintayksiköltä tai elinkeinonharjoittajalta. Säännöksen odotetaan lisäävän sähköisten laskujen käyttöä varsinkin yritysten välisessä kaupassa.

Lakia ei sovellettaisi, jos sähköisen laskun käyttö voisi paljastaa salassa pidettäviä tietoja tai vaarantaa valtion keskeisiä turvallisuusetuja. Laki ei myöskään koskisi yksityisten luonnollisten henkilöiden laskutusta.

Laki tulee voimaan 1 päivänä huhtikuuta 2019, mutta se sisältää siirtymäsäännöksiä: Sähköisten laskujen vastaanottovelvollisuus muille hankintayksiköille kuin valtion keskushallintoon kuuluville viranomaisille sekä yhteishankintayksiköille alkaa 1 päivänä huhtikuuta 2020. Säännös hankintayksikön ja elinkeinonharjoittajan oikeudesta vaatia sähköisiä laskuja tulee myös voimaan 1 päivänä huhtikuuta 2020.

Kansallinen tausta

Voimassa oleva lainsäädäntö ei velvoita viranomaisia, yrityksiä tai muita organisaatioita eikä näiden toimittajia käyttämään sähköisiä laskuja. Lainsäädäntö kuitenkin mahdollistaa useassa kohdin niiden käytön. Suuremmissa organisaatioissa on laajasti siirrytty paperilaskuista ja skannatuista laskuista koneellisesti luettaviin eli rakenteisiin sähköisiin laskuihin näiden merkittävien taloudellisten, ympäristö- ja muiden hyötyjen takia. Lain tarkoituksena on luoda edellytyksiä ja siten vauhdittaa siirtymistä kokonaan automatisoituun taloushallintoon niin julkisella kuin yksityiselläkin sektorilla.

Automaatiolla voidaan saavuttaa monenlaisia hyötyjä kuten parempaa tiedon laatua, nopeampia prosessien läpimenoaikoja sekä työajan vapautumista manuaalisten työvaiheiden poistumisen kautta.

Organisaatioiden välisessä laskutuksessa verkkolaskujen käytön suurimmat hyödyt tulevat laskun vastaanottajalle. Säästöjä syntyy laskun kaikissa käsittelyvaiheissa vastaanottavassa organisaatiossa eli vastaanotossa, hyväksynnässä, tiliöinnissä, maksussa ja arkistoinnissa. Lisäksi sääntely edistää siirtymistä eri standardeista yhteen yhteiseen laskustandardiin.

Sähköinen laskutus ei ole ollut ongelmatonta. Kansallisella tasolla sähköisten laskujen laajempaa käyttöä ovat estäneet tai hidastaneet mm. sähköisten laskujen tietosisällön puutteet sekä laskun lähettäjien haluttomuus siirtyä sähköiseen laskutukseen. Euroopan unionin näkökulmasta ongelmat ovat puolestaan liittyneet eri jäsenvaltioissa käytettyihin useisiin eri laskustandardeihin ja näiden johdosta syntyneisiin rajat ylittävän kaupan esteisiin sisämarkkinoilla.

Määritelmiä

Sähköisellä laskulla tarkoitetaan direktiivin määritelmiä koskevan artiklan 2 mukaan laskua, joka on laadittu ja vastaanotettu rakenteisessa sähköisessä muodossa, joka mahdollista sen automaattisen ja sähköisen käsittelyn.

Komissio pyysi joulukuussa 2014 eurooppalaista standardointikomiteaa CEN:ä laatimaan sähköisen laskun ydinelementtien semanttista tietomallia koskevan eurooppalaisen standardin. Semanttinen tietomalli on rakenteinen ja loogisesti toisiinsa liittyvä joukko termejä ja niiden merkityksiä, jotka määrittävät sähköisen laskun ydinelementit. Sähköisen laskun ydinelementtejä ovat mm. käsittely- ja laskutunnisteet, laskutuskausi, myyjän tiedot, ostajan tiedot, maksun saajan tiedot, myyjän veroedustajan tiedot, sopimuksen viitetiedot, toimitustiedot, maksuohjeet, laskutettava tuote, lasku yhteensä sekä arvonlisäveron jakautuminen. Standardin hyödyntämisen helpottamiseksi komissio pyysi verkkolaskudirektiivin 3 artiklan mukaisesti CEN:ä lisäksi laatimaan luettelon rajoitetusta määrästä syntakseja, jotka ovat yhteensopivia sähköisen laskun ydinelementtien semanttista tietomallia koskevan yhteisen eurooppalaisen standardin kanssa, asiaankuuluvat syntaksien sidokset ja tiedonvaihdon yhteen toimivuutta koskevia ohjeita.

CEN julkaisi sähköisen laskutuksen ydinelementtien semanttisen tietomallin kesällä 2017 tunnisteella EN 16931. Standardin yhteydessä julkaistiin teknisiä raportteja ja teknisiä spesifikaatioita, mm. luettelo standardin kanssa yhteensopivista syntakseista (ISO/IEC 19845:2015 (UBL 2.1) ja UN/CEFACT CII).

Verkkolaskudirektiivin artikloissa 3—6 ja 10 säädetään sähköisen laskutuksen eurooppalaisen standardin laatimisen menettelystä, standardin sisällöstä, ylläpitämisestä ja edelleen kehittämisestä. Standardin tulee mm. olla riippumaton tietystä teknologiasta ja sitä käyttämällä tulee pystyä luomaan käytännönläheisiä ja kustannustehokkaita sähköisen laskutuksen järjestelmiä. Standardin tulee sopia käytettäväksi yritysten välisissä liiketoimissa ja sen on asianmukaisesti otettava huomioon tietosuojan ja arvonlisäverotuksen lainsäädäntö.

Kansallisessa laissa määritellään sähköisen laskun käsite. Sähköinen lasku on laadittu, siirretty ja vastaanotettu rakenteisessa sähköisessä muodossa mahdollistaen automaattisen käsittelyn. Lisäksi sähköisen laskun tulee noudattaa eurooppalaista standardia.

Lisäksi laissa määritellään hankintayksikkö ja elinkeinonharjoittaja.

Laki hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköisestä laskutuksesta, sisältö:

1 §

Lain soveltamisala

Tätä lakia sovelletaan hankintayksiköiden ja elinkeinonharjoittajien sähköiseen laskutukseen. Lakia ei kuitenkaan sovelleta, jos sähköisen laskun käyttö voisi paljastaa salassa pidettäviä tietoja tai vaarantaa valtion keskeisiä turvallisuusetuja.

Tällä lailla pannaan täytäntöön sähköisestä laskutuksesta julkisissa hankinnoissa annettu Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2014/55/EU, jäljempänä verkkolaskudirektiivi.

2 §

Määritelmät

Tässä laissa tarkoitetaan:

1) sähköisellä laskulla laskua, joka on laadittu, siirretty ja vastaanotettu rakenteisessa sähköisessä muodossa mahdollistaen sen automaattisen käsittelyn ja joka noudattaa sähköisen laskutuksen eurooppalaista standardia, jonka viitetiedot on julkaistu verkkolaskudirektiivin 3 artiklan 2 kohdan nojalla Euroopan unionin virallisessa lehdessä sekä jotakin verkkolaskudirektiivin 3 artiklan 2 kohdan nojalla Euroopan unionin virallisessa lehdessä julkaistussa luettelossa olevaa syntaksia;

2) hankintayksiköllä julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 5 §:ssä, vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1398/2016) 5 §:ssä sekä julkisista puolustus- ja turvallisuushankinnoista annetun lain (1531/2011) 4 §:ssä tarkoitettuja tahoja;

3) elinkeinonharjoittajalla elinkeinotulon verottamisesta annetussa laissa (360/1968) tarkoitettua liike- ja ammattitoimintaa harjoittavaa, jonka toiminnan tilikauden liikevaihto on enemmän kuin 10 000 euroa.

3 §

Hankintayksikön velvollisuus ottaa vastaan ja käsitellä sähköisiä laskuja

Hankintayksikön on otettava vastaan ja käsiteltävä julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain, vesi- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain tai julkisista puolustus- ja turvallisuushankinnoista annetun lain soveltamisalaan kuuluviin hankinta- tai käyttöoikeussopimuksiin perustuvia sähköisiä laskuja.

4 §

Hankintayksikön ja elinkeinonharjoittajan oikeus saada sähköinen lasku

Hankintayksiköllä ja elinkeinonharjoittajalla on oikeus saada pyynnöstä lasku toiselta hankintayksiköltä tai elinkeinonharjoittajalta sähköisenä laskuna.

5 §

Voimaantulo

Tämä laki tulee voimaan 1 päivänä huhtikuuta 2019.

Lain 4 §:ää sovelletaan kuitenkin vasta 1 päivästä huhtikuuta 2020. Lain 3 §:ää sovelletaan muihin hankintayksiköihin kuin valtion keskushallintoviranomaisiin ja yhteishankintayksiköihin 1 päivästä huhtikuuta 2020.

Lain vaikutukset kuntiin ja muihin kuntatoimijoihin

Lain perussisältö velvoittaa julkista sektoria vastaanottamaan standardin mukaiset verkkolaskut. Tämän lisäksi lain (direktiivin sääntelystä riippumaton) 4 § antaa hankintayksikölle ja elinkeinonharjoittajalle oikeuden pyynnöstä saada verkkolaskun. Pykälän soveltamista kunnissa voi olla tarpeen arvioida jopa toimijakohtaisesti, sillä kaikilla yhteisöillä ei välttämättä ole mahdollisuutta toimittaa verkkolaskua. Laskuttajien on mahdollista hyödyntää erilaisia portaaleja, mutta laskutuskäytännöistä on hyvä sopia ajoissa tulkintaepäselvyyksien välttämiseksi. Koska laki on uusi, oikeuskäytäntöä ei vielä ole hyödynnettäväksi.

Oleellinen käytännön muutos on, että uuden standardin mukaan koontilasku ei enää ole mahdollinen. Sen sijaan laajemmasta sisällöstä eli ns. kokoomalaskun tietosisällöstä on sovittava erikseen ostajan ja myyjän välillä. Tässä yhteydessä on hyvä käydä läpi koonti- ja kokoomalaskun erot:

Koontilasku koostuu kahdesta tai useammasta eri laskunumerolla olevasta laskusta, joista on tehty koontisivu maksamista varten. Itse laskut ovat koonnin liitteenä.

Kokoomalasku puolestaan tarkoittaa, että yhdellä laskulla laskutetaan useita tuotteita, palveluita tai käyttöpaikkoja. Tällöin itse laskulla voi olla suurikin määrä laskun rivejä. Kokoomalaskun välittäminen on mahdollista verkkolaskuna. Esimerkiksi sähkölaskuja käsitellään kokoomalaskuina - niissä laskutetaan yhdellä laskulla useita käyttöpaikkoja.

Julkishallinnon soveltamisohjeessa on eritelty pakolliset kentät - mikään ei estä sopimasta ostajan ja myyjän kesken, miten vapaaehtoisia tietoja käsitellään.

Kuntien laskujen käsittelyssä voi olla mahdollinen myös tilanne, jossa laskun lähettämisessä tai käsittelyssä on rooli jollakin kolmannella osapuolella, eli muulla kuin kunnalla tai sopimusosapuolella. Tällainen tilanne voi syntyä esimerkiksi alihankintojen yhteydessä. Tällöin laskun voikin lähettää alihankkija alkuperäisen sopimuskumppanin sijasta. Voi siis olla tarpeen selvittää myös tällaisten osapuolten valmiudet verkkolaskujen käsittelyyn.

Sähköisten laskujen käsittelyssä noudatetaan yleisiä tietosuojan säädöksiä ja periaatteita. Verkkolaskudirektiivin 8 artiklan 1 kohdan mukaan verkkolaskudirektiivi ei vaikuta tietosuojaa koskevan unionin ja kansallisen lainsäädännön soveltamiseen.

Sinänsä sekä uuden verkkolaskustandardin että direktiivistä riippumattoman sääntelyn (lain 4 §) myötä syntyvien oikeuksien ja velvollisuuksien kautta Suomessa lain piiriin vaikuttaisi tulevan sekä uusia toimijoita että uutta laskumateriaalia. Tästä syystä tietosuoja on hyvä varmistaa myös kansallisesta ja toimijatason näkökulmasta.

Julkishallinnon soveltamisohje

• Julkisenhallinnon soveltamisohje - sisältää tietoelementit, joita julkishallinto on täsmentänyt
  Lähde: CEN:in standardi muokattuna julkisen sektorin tarpeisiin

• Finvoice 3.0 ja TEAPPSXML 3.0 vastaavuustaulukko 
  Finanssialan sivuille