8 oppia kuntien digitalisaatiosta

Jakso 5: Liikennevalot, päiväkodit ja puistotiet - miten digitalisaatio rikastaa ympäristöämme?

Digitalisaatio voi tuoda lisäarvoa kuntatyöhön. Kunnat rakennuttavat uusia kouluja, kulttuuri- ja urheilutiloja sekä ylläpitävät ja hoitavat katuja ja puistoja. Kunnat myöntävät rakennusluvat, valvovat rakentamista ja ohjaavat kaavoituksella maankäyttöä ja rakentamista.

8 oppia kuntien digitalisaatiosta - kuvituskuva

8 oppia kuntien digitalisaatiosta -podcastin viidennessä jaksossa pohditaan, millaisilla digiratkaisuilla fyysistä ympäristöämme voidaan kehittää turvallisemmaksi, tehokkaammaksi ja viihtyisämmäksi. Vieraina ovat Kuntaliiton rakennetun ympäristön digipäällikkö Päivi Tiihonen ja Oulun kaupungin yleiskaavapäällikkö Paula Paajanen. Podcastin juontaa Kuntaliiton tietojohtaja Tom Holmroos.

Tällä sivulla kuvataan podcast-jakson sisältöä. Rakennetun ympäristön digitalisoimiseen liittyvän podcast-jakson voit kuunnella Spotifyssa.

Tiedon hajanaisuus haastaa rakennetun ympäristön digitalisointia

Podcastin juontaja Tom Holmroos kysyy vierailta, mikä rakennetun ympäristön digitalisoimisessa on haastavinta. Kuntaliiton rakennetun ympäristön digipäällikkö Päivi Tiihosen mukaan vaikeinta on kokonaisuuden hallinta. Tiihonen taustoittaa, että rakennetun ympäristön digitalisaatio on alkanut 90-luvun puolivälissä, josta lähtien kaavat ja infrasuunnitelmat on tehty digitaalisesti.

8 oppia kuntien digitalisaatiosta - kuvituskuva Päivi Tiihonen kertoo, että 2000-luvun alussa otettiin käyttöön kuntien rakennusrekisterit, joihin kuuluvat osoite-, kiinteistö- ja kaavarekisterit. Kunnat saavat tietoa kunnassa asuvasta väestöstä paikkatietojärjestelmistä, jotka on myös liitetty kuntien rekistereihin. Sähköiset asiointipalvelut otettiin rakennusvalvonnassa käyttöön 2010-luvulla, mikä mahdollisti organisaatiorajat ylittävän toiminnan. Tiihonen tarkentaa, että muutos on tapahtunut eri yksiköissä eri aikaan, mikä haastaa tiedon siirtymistä yksiköiden välillä.  

Oulun kaupungin yleiskaavapäällikkö Paula Paajanen pitää järjestelmien yhteensovittamista haastavana. Toisinaan vanhemmat järjestelmät eivät vastaa uusiin ja muuttuviin vaatimuksiin. Paajanen näkee, että parhaimmillaan digitalisointi hyödyttää sekä kunnan työntekijöitä että kuntalaisia. Työntekijät tarvitsevat saavutettavaa ja hyödynnettävää tietoa. Kuntalaisille halutaan tarjota helposti käytettäviä ja saavutettavia palveluita.

Kunnissa edistetään tiedon liikkumista eri järjestelmien välillä

8 oppia kuntien digitalisaatiosta - kuvituskuva Podcastin juontaja Tom Holmroos tiedustelee vierailta, millaisia muutoksia pitäisi tehdä, jotta rakennetun ympäristön digitalisaatiota voitaisiin edistää mahdollisimman hyvin. Kuntaliiton Päivi Tiihosen mukaan nyt tulisi kiinnittää huomiota tiedon yhteentoimivuuteen.

Rajapintojen avulla tietoa voidaan välittää eri järjestelmien välillä. Tiihonen kertoo, että kunnissa on tehty viime vuosina töitä sen eteen, että tieto kulkisi rakennetun ympäristön toimialueella yksiköltä toiselle. Tiihonen pitää tärkeänä, että tiedon yhteentoimivuutta kehitetään myös valtakunnallisesti, mikä helpottaisi kuntien välistä yhteistyötä ja tehostaisi toimintaa. 

Oulun yleiskaavapäällikkö Paula Paajanen toteaa, että kehittäminen vaatii jatkuvaa työtä. Paajanen kertoo, että kaupungissa voi olla käytössä sama tietojärjestelmä, jota eri yksiköt käyttävät eri tavalla. Kaupungin sisällä on pystyttävä varmistamaan, että tiedot ovat helposti saavutettavissa, mikä vaatii jatkuvaa yhteistyötä ja dialogia. Parhaimmillaan työyhteisön toimintatavat ja ohjeet tukevat tiedon saamista ja tietoa voidaan käyttää esimerkiksi päätöksien ja suunnitelmien tukena.

8 oppia kuntien digitalisaatiosta - kuvituskuva Paajanen pitää tärkeänä, että kehittämistyössä ovat mukana myös ohjelmistotoimittajat. Kunta määrittää tarpeen ja kehityssuunnan, yrityksillä on ymmärrys ohjelmistojen ja järjestelmien toiminnasta. Paajanen toteaa, että kunnissa on painetta edistää tiedolla johtamista ja tehdä järjestelmissä oleva tieto näkyväksi erityisesti päätöksenteossa ja niiden valmistelussa.

Tiihonen lisää, että kunnissa keskustellaan paljon myös automatisoinnista, jolla tarkoitetaan automaation hyödyntämistä rutiininomaisten toimenpiteiden tekemisessä, jolloin työntekijöiden aikaa vapautuu enemmän asiantuntijatyöhön. 

Mitä kuntapäättäjän tulisi ymmärtää rakennetun ympäristön digitalisoimisesta?  

8 oppia kuntien digitalisaatiosta - kuvituskuva Podcastin juontaja ja Kuntaliiton tietojohtaja Tom Holmroos kysyy, minkä opin vieraat haluaisivat välittää kuntapäättäjille rakennetun ympäristön digitalisaatiosta.

Oulun kaupungin yleiskaavapäällikkö Paula Paajanen toivoisi kuntapäättäjien ymmärtävän, että kehittäminen vaatii alussa aikaa ja resursseja. Tarvitaan määrärahoja, jotta järjestelmiä voidaan kehittää yhdessä ohjelmistotoimittajien kanssa ja työntekijöitä voidaan kouluttaa uusien järjestelmien käytössä.

Paajanen muistuttaa, että kehitystyön ja investointien tulokset näkyvät pitkällä aikavälillä esimerkiksi työn tehokkuuden ja tuloksellisuuden parantumisena. Paajasen kokemuksen mukaan sähköiset toimintatavat ovat vapauttaneet henkilöresursseja työtehtäviin, joissa tarvitaan ihmisiä.

Kuntaliiton Päivi Tiihonen kannustaa päättäjiä kehittämään rakennetun ympäristön digitalisaatiota yhtenä kokonaisuutena. Tiihonen pitää myös tärkeänä, että kehittämisprosessin aikana saatu laadukas tieto otetaan talteen ja sitä osataan hyödyntää myöhemmin.  

8 oppia kuntien digitalisaatiosta - kuvituskuva Päivi Tiihonen tuo esiin kuntien väliset erot palveluiden digitalisoimisessa. Suurilla ja keskisuurilla kunnilla on usein paremmat valmiudet kehittää digitaalisia palveluita kuin pienillä kunnilla. Kehitystyöhön vaikuttavat esimerkiksi kunnan taloudellinen tilanne ja käytössä olevat resurssit. Tiihonen pitää tärkeänä, että pienet kunnat tekevät yhteistyötä muiden kuntien kanssa. Yhteistyö voi olla esimerkiksi pienten kuntien välistä yhteistyötä tai seudullista kehitystyötä, jota tehdään yhdessä suurempien kuntien kanssa.

Tiihonen toteaa, että kaikilla kuntalaisilla tulisi asuinpaikasta riippumatta olla yhdenmukaiset ja tasavertaiset palvelut. Digitalisaation kehittyminen läpi kuntakentän vaatii yhteiskunnan tukea ja rahoitusta.

Digitalisaatio mahdollistaa uusia osallistamisen keinoja

Podcastin juontaja Tom Holmroos kysyy, millaisia uusia osallistamisen keinoja teknologia on mahdollistanut rakennetun ympäristön alueella.

Paajanen nostaa esiin sähköiset palautekyselyt, joista Oulussa on myönteisiä kokemuksia. Sähköiseen palautepalveluun tulee kymmeniätuhansia palautteita vuodessa. Paajanen sanoo, että suurin osa palautteista koskee rakennetun ympäristön asioita, kuten katujen kuntoa, liikennevaloja tai liikennemerkkejä. Paajanen pitää sähköistä palautejärjestelmää erinomaisena, koska sen avulla palaute ohjautuu heti sille taholle, joka vastaa asiasta.

8 oppia kuntien digitalisaatiosta - kuvituskuva Paajanen näkee sähköisten palautejärjestelmien etuna mahdollisuuden lisätä sivulle "usein kysytyt kysymykset" (UKK), jotka ovat kaikkien palvelunkäyttäjien nähtävillä. Parhaimmillaan kuntalainen saa vastauksen omaan kysymykseensä heti, eikä erillistä palautetta tarvitse jättää.

Oulussa on saatu hyviä kokemuksia myös robotista, joka kerää palautetta kuntalaisilta. Robotti voi soittaa tuhansia puheluita päivässä, mikä mahdollistaa isomman määrän vastauksia perinteisiin nettikyselyihin verrattuna. Paajanen toivoisi, että myös 3D-esittäminen yleistyisi, koska sen avulla pystyttäisiin kuvaamaan paremmin rakennetun ympäristön muutosta, jonka kaavoitus mahdollistaa. 

Päivi Tiihonen kertoo, että paikkatietopalvelut mahdollistavat palautteen antamisen myös sen hetkisen sijainnin perusteella. Selainpohjainen tietopalvelu ja 3D-kaupunkimalli mahdollistavat myös paikkaan sidotun tiedon jakamisen tai jopa kokemusten tai toivomusten kertomisen, mikä on uusi tapa olla vuorovaikutuksessa kuntalaisten kanssa. 

Kolme digisaavutusta malliksi Oulusta muille kunnille:

Podcastissa esitellään kolme saavutusta, jotka Oulun kehittämistyössä on saatu aikaan. 

  1. Oulun kaupungin rakennusvalvonnassa on siirrytty paperisten rakennuslupahakemusten vastaanottamisesta, käsittelystä, kirjaamisesta ja arkistoinnista digitaaliseen maailmaan, jossa ohjelmistorobotit hoitavat yksinkertaisia tiedonsiirtotehtäviä.
  2. Oulussa rakennusluvan käsittelyaika on parhaillaan noin 26 päivää ja noin 99 % rakennuslupahakemuksista tulee rakennusvalvontaan sähköisesti.
  3. Sähköisen asiointipalvelun kautta työntekijät ja asiakkaat voivat lähettää toisilleen viestejä, jotka säilyvät järjestelmässä. Myös esimerkiksi arkkitehti sekä LVI- ja rakennuspuolen insinöörit voivat kirjoittaa yhtä aikaa kysymyksiä ja kommentteja rakennuslupahakemuksen yhteyteen.

8 oppia kuntien digitalisaatiosta - kuvituskuva Paula Paajanen on tyytyväinen kaupungin tekemään kehitystyöhön. Kuntalaiset pitävät siitä, että rakennusluvan voi jättää sähköisesti silloin, kun se itselle sopii parhaiten. Kun kysymykset ja vastaukset liikkuvat järjestelmän kautta, ei viranhaltijaa tarvitse erikseen tavoitella. Paajanen kertoo, että Oulun rakennusvalvonta käsittelee parituhatta lupahakemusta vuodesta. Sähköiset järjestelmät tehostavat asiantuntijoiden ajankäyttöä ja luo ennustettavuutta käsittelyaikoihin.

Sähköinen järjestelmä myös nopeuttaa rakennuslupien käsittelyä. Paajanen kertoo, että Oulussa käsittelyajat ovat olleet jo ennen sähköisiä järjestelmiä valtakunnallisestikin tarkasteltuna nopeita, mutta digitaalisuus on tehnyt käsittelyajat näkyviksi ja helpottanut seurantaa.

Odotuksia rakennetun ympäristön digikehitykselle

Juontaja Holmroos tiedustelee, mitä vieraat odottavat eniten rakennetun ympäristön digitalisoitumiselta lähivuosien aikana. Kuntaliiton Tiihonen kertoo odottavansa eniten 3D-kaupunkimallien kehittymistä. Tiihonen toteaa, että kehitystyö on käynnissä ja esimerkiksi infrasuunnittelua ja infrarakentamisen prosesseja tuodaan 3D-kaupunkimallille. Tiihonen pitää esineiden internetin (IoT) ja muiden sähköisten palveluiden liittämistä 3D-kaupunkimalliin mielenkiintoisina mahdollisuuksina.

8 oppia kuntien digitalisaatiosta - kuvituskuva Paula Paajanen kertoo kaavoittajana odottavansa erityisesti kaavan tuottamista tietomallina. Paajanen toivoo, että kehityksessä edetään sisältö edellä. Kaavojen tarkoituksena on mahdollistaa maankäytön muutokset ja kaupungin kasvu siten, että rakennettu ympäristö on laadukasta. Paajanen pitää tärkeänä, että kaavamääräykset pystytään välittämään myös tietomalliin.

Tiihonen haluaa muistuttaa, että digitaalisuus ei ole itsetarkoitus, vaan väline, jolla voidaan tehostaa toimintaa. Tiihonen korostaa, että kehityksessä tulee edetä toiminta edellä, ei teknologia edellä.

Paajanen toivosi digikehittämisen kokeiluihin avointa mieltä ja uskoo, että pienimuotoisetkin pilotit voivat olla vaikuttavia. Paajanen kannustaa kuntia lähtemään kokeiluihin rohkeasti mukaan, jos resurssit sen mahdollistavat.

Podcast on suunniteltu ja toteutettu yhteistyössä Kuntaliiton ja Kunta- ja hyvinvointialuetyönantajat KT:n kanssa.

Kuvauksen teksti: Anu Salminen

tags