Digiä kuntatyössä

Case 10: Digi tukee ateria- ja puhtaanapitopalvelujen kehittämistä Kajaanissa

 

Ateria- ja puhtaanapitopalvelujen kehittäminen on alue, jolla logistiikan ja valvonnan digiratkaisut sekä oppimiseen liittyvät digioivallukset kohtaavat. Palveluissa on toisaalta pystyttävä huolehtimaan alati tarkentuvista, ruuan valmistamiseen ja kuljettamiseen liittyvien säädösten toteuttamisesta ja toisaalta pohtimaan, millä tavoin esimerkiksi uusien työntekijöiden perehdyttäminen tehtäviin voisi tapahtua digitaalisesti.

Kajaanin kaupungin omistamassa liikelaitoksessa Mamsellissa haasteisiin on tartuttu ketterin, muuntautuvin ja työntekijöitä kuuntelevin metodein. Mamselli ei pelkästään tuota palveluja vaan toimii myös aktiivisesti niiden kehittäjänä. Kuntaliiton ja Kunta- ja hyvinvointialuetyönantajat KT:n Digiä kuntatyössä -sarjassa tutustuimme Mamsellin tämänhetkiseen digikehittämiseen ja oppeihin kuluneilta vuosilta.

Avaa kaikki

”Pyrimme käyttämään resursseja viisaasti, ja tämä pitää sisällään myös digiratkaisujen huomioimisen kehitystyössä.”

- Tuija Vuorinen, johtaja, Kajaanin Mamselli

lateral-image-right

Kajaanin Mamsellissa työskentelee 160 palvelutyön ammattilaista. Mamselli tuottaa Kajaanille ateria- ja puhtaanapitopalveluja päiväkoteihin, kouluihin, toisen asteen yksikköihin, lukioihin ja ammattikorkeakouluun sekä jonkin verran myös henkilöstöravintoloihin ja kahvioihin. Mamsellilla on myös tilausravintolatoimintaa. Suurimmasta tuotantokeittiöstä lähtee päivittäin yli 5000 annosta päiväkodeille ja perusopetukseen.

Vuonna 2019 Mamselli luopui sosiaali- ja terveysalan palvelutuotannosta. Toimistolta on paperiset kansiot siivottu pois, ja arkistointikin tapahtuu jo digitaalisesti. Digin hyödyntäminen on avannut Mamsellille tapoja tehdä työtä ajasta ja paikasta riippumattomasti niiden työtehtävien osalta, jotka eivät vaadi läsnäoloa tietyissä työpisteissä. Mamsellilla digitalisaatio ei ole itseisarvo vaan sen miettimisen ytimessä on prosessien aito kehittäminen.

”Digi on helpottanut työn dokumentointia, ja pientenkin kirjausten lisääminen on nyt sujuvaa.”

- Marika Jaakola, palvelusuunnittelija, Kajaanin Mamselli

lateral-image-left

Digitaaliset järjestelmät helpottavat ja sujuvoittavat työtä

Kajaanin Mamsellissa digitaaliset viestintävälineet ovat osa jokapäiväistä työtä. Teamsilla hoidetaan kokoukset ja yhteydenotot korvaavien ruokatuotteiden hankinnasta aina tuotannonohjausjärjestelmään liittyvien ongelmien korjaamiseen. Teams on tullut myös tavaksi järjestää koulutuksia eri toimijoiden ja yhteistyökumppaneiden, kuten perusopetuksen ja varhaiskasvatuksien yhteistoimintaryhmien kanssa.

Teams-työkalun lisäksi jokapäiväisessä käytössä on JAMIX-tuotannonohjausjärjestelmä, jossa ruokalistat suunnitellaan luokka-asteita ja päiväkoteja varten. Samassa järjestelmässä tehdään myös ruokaohjeita, laskutusta, raportointia sekä ostotilauksia ja tarveainelistoja. JAMIX MENU -järjestelmä mahdollistaa mobiilin ruokalistan, josta löytyvät esimerkiksi ruokien raaka-ainetiedot asiakkaiden tiedottamista varten.

”Digitaalisten viestintävälineiden kautta tietoa tulee jatkuvasti ja reaaliaikaisesti.

- Marika Jaakola, palvelusuunnittelija, Kajaanin Mamselli

lateral-image-right

Sähköinen omavalvontajärjestelmä Sensire on käytössä Mamsellin isoimmissa yksiköissä. Omavalvonnassa seurataan muun muassa ruokien lämpötiloja, vastaanottolämpötiloja ja valmistuslämpötiloja. Tarkoituksena on huolehtia ruuan tasaisesta laadusta ja tuoteturvallisuudesta. Kun esimerkiksi Mamsellin isoimmasta tuotantokeittiöstä lähtee 5000 cook & chill -annosta päivässä, ruoka on jäähdytetty kuljetusta varten ja se kuumennetaan uudelleen tarjoilun yhteydessä. Tätä prosessia seurataan Sensiren avulla.

Sensiren kautta saadaan reaaliaikaisia raportteja esimerkiksi terveystarkastajalle ja hälytyksiä omavalvonnan osalta. Omavalvontaan kuuluvat myös aterioiden kuljetuksiin säännöllisesti lisättävät mittapiikit, joiden avulla aterioiden lämpötilojen seuranta onnistuu läpi kuljetusmatkan sekä lähtö- ja vastaanottopäässä. Jos mittauksen raja-arvot ylittyvät, omavalvontajärjestelmän avulla saadaan tarkempaa tietoa tilanteesta.

Myös palvelukeittiöissä laitteet ovat pitkälti digitaalisia. Kypsennettävien tuotteiden lämpötilaa voidaan säädellä samoin kuin paistoaikaa, ja uunissa voidaan laittaa ruokia eri kerroksiin paistumaan digitaalisen säätämisen avulla. Sensoreita löytyy myös kylmiöistä, jääkaapeista, padoista ja astianpesukoneista. Astianpesukoneiden kohdalla esimerkiksi huuhteluvettä voidaan seurata oikean lämpötilan takaamiseksi.

”Annosten kuljetusprosessin on oltava aukoton, ja digivälineet auttavat sen seuraamisessa.”

- Tuija Vuorinen, johtaja, Kajaanin Mamselli

lateral-image-left

Puhtaanapitopalveluihin liittyviä lähtötietoja käsitellään digitaalisesti CleanNet-järjestelmässä, joka perustuu työn mitoitukseen. Järjestelmässä voidaan säilyttää myös talojen ja tilojen pohjapiirustuksia ja tehdä sähköistä viranomaisvalvontaa.

Siivousrobotteihinkin Mamsellissa on tutustuttu, mutta kalliit hankintahinnat ovat vielä rajoittaneet investointeja. Sen sijaan ”siivoustabletin” hyödyntäminen voi olla pian jo arkipäivää; sen myötä työntekijä saisi esimerkiksi älypuhelimen sovellukseen tietyn tilanumeron, tilassa suoritettavien tehtävien luettelon ja ohjeet niiden tekemiseen.

”Digitaaliset laitteet voivat myös lisätä kiinnostusta puhtaanapitopalvelualan työtä kohtaan.”

- Tuija Vuorinen, johtaja, Kajaanin Mamselli

lateral-image-right

Mamsellin toimintaan liittyvä tieto löytyy parhaillaan digitaalisessa muodossa. Mamsellin 160 työntekijää saavat tiedonkäsittelyyn jatkuvaa koulutusta, ja aika ajoin koulutusta pyritään tarjoamaan myös ”vaihe vaiheelta” -menetelmällä eli tietty prosessi käydään työntekijän kanssa läpi asteittaisesti. Tällä tavoin pyritään madaltamaan järjestelmien käyttöön liittyviä kynnyksiä.

”Sähköinen tiedonsiirto on ketjuuntuvaa tiedon käsittelyä ja siirtymiä paikasta toiseen.”

- Marika Jaakola, palvelusuunnittelija, Kajaanin Mamselli

lateral-image-left

Palvelut digitalisoituvat yhteistyössä asiakkaiden kanssa

Tuore esimerkki Mamsellin digikehitystyöstä tulee opiskelijaravintola Foxista, jonne parhaillaan sovelletaan sähköisiä opiskelijakortteja. Kehitystyö alkoi puolitoista vuotta sitten opiskelijayhdistys KAMOn kanssa. Mamsellilaiset lähtivät suunnittelemaan ja kehittämään yhdessä opiskelijayhdistys KAMOn ja oppilaitoksen kanssa opiskelijan sähköistä tunnistautumista, jota opiskelija voisi hyödyntää ensisijaisesti itsepalvelukassaa käyttäen.

Opiskelijoiden aterioiden yhteydessä olennaista on tunnistautua opiskelijastatuksella Kelan ateriatuen saamiseksi. Foxissa tunnistautuminen päätettiin ottaa käyttöön ensin Pivo-tunnistautumisen kautta. Pivo-tunnistautuminen vie opiskelijan sähköisesti KAMOn rekisteriin, josta tunnisteen saamisen jälkeen opiskelija on oikeutettu opiskelijahintaiseen ateriaan ja voi maksamisen jälkeen siirtyä ruokailemaan.

Haasteita KAMOn rekisterin käytön kohdalla ilmeni siinä, etteivät kaikki opiskelijat olleet KAMOn jäseniä, ja nyt tunnisteen hakua laajennetaan niin, että kaikki opiskelijat voisivat käyttää itsepalvelukassan toimintoja. Maksujärjestelmän digikehittäminen toi mukanaan myös lukijalaitteiden uusimistyötä, ja työ jatkuu parhaillaan mobiilimaksamisen kehittämisessä.

”Prosessien kehittäminen lähtee asiakkaiden kuulostelusta ja yhteisten intressien löytämisestä.”

- Marjo Piirainen, kehityspäällikkö, Kajaanin Mamselli

lateral-image-right

Mamsellilaiset pitävät tiivistä yhteyttä ateria- ja puhtaanapitopalvelujen asiakkaisiin ja kumppaneihin. Säännöllisesti kokoontuvat asiakkuustyöryhmät eri asiakkuuksien kohdalla auttavat ideoiden esiin tuomisessa. Mamsellilla on vastikään pohdittu myös liikelaitoksen omaa tulevaisuuskuvaa skenaariotyön avulla; se on tuonut esiin vahvuuksia ja toisaalta kohtia, joissa Mamselli voisi ottaa entistä aktiivisemman kehittäjäroolin.

”Teemme Mamsellilla itse omaa tulevaisuuttamme.”

- Tuija Vuorinen, johtaja, Kajaanin Mamselli

lateral-image-left

Lisä- ja taustamateriaalit:

Kuvauksen pohjana on käytetty seuraavia haastatteluja ja materiaalia:

Jaakola Marika, palvelusuunnittelija, Kajaanin Mamselli

Piirainen, Marjo, kehityspäällikkö, Kajaanin Mamselli

Vuorinen Tuija, liikelaitoksen johtaja, Kajaanin Mamselli

 

Lisätietoja Kajaanin Mamsellista.

Kajaanin Mamselli osana Kuntatyö murroksessa -webinaarisarjaa.

 

Kuvauksen teksti: Aino Lappalainen / Kuntaliitto ja Anniina Tuomi / Kunta- ja hyvinvointialuetyönantajat KT

Digiä kuntatyössä

Digiä kuntatyössä - digitalisaatio ja työn murros

Työ muuttaa muotoaan kunnissa. Millaisin kyvykkyyksin ja osaamisin kunnat vastaavat työn murrokseen?

lateral-image-left
tags