Kokousasiakirja tulee julkiseksi (tai salassa pidettävien tietojen osalta salaiseksi) kun pöytäkirja on tarkastettu. Myös kokoukseen liittyvät asiakirjat ja oheismateriaalit tulevat julkiseksi silloin, kun pöytäkirja on tarkastettu.
Toimielin voi itse päättää, että tietoa jaetaan jo ennen kuin pöytäkirja on tarkastettu, tarkastukseen kun voi kulua usea vuorokausi. Toimielin itse päättää miten kokouksesta tiedotetaan. Tapana on yleensä sopia viestimisen periaatteet joko toistaiseksi voimassa oleviksi tai valtuustokauden mittaisiksi.
Usein kunnilla on tapana viestiä nopeammin esimerkiksi kunnanhallituksen ja muiden toimielimien kokouksista. Useimmiten päätöksistä laaditaan erillinen tiedote, tai esimerkiksi puheenjohtaja kertoo kokouksesta tiedotusvälineille.
Heti kokouksen jälkeen annettavan tiedon osalta kyse on tiedottamisesta, ja silloin kunta ja kunnan edustaja päättää miten paljon tietoa ja/tai asiakirjoja jaetaan. Samoin käytettävät tiedotuskanavat ovat kunnan valittavissa.
Ulkopuolisilla ei ole oikeutta varsinaisiin asiakirjoihin ennen kun kokouksen pöytäkirja on allekirjoitettu. Pöytäkirjan allekirjoituksen myötä esityslista liitteineen ja pöytäkirja liitteineen muuttuvat viranomaisen asiakirjoiksi.
Edellinen toimintatapa kattaa kaikki kokouksen päätöksistä kiinnostuneet: niin median, mahdolliset tietopyynnöt kuin muutkin yhteydenotot kokouksessa käsiteltyihin asioihin liittyen.
