Johdon on muistettava myös kiittää nyt poikkeuksellisesti urakoivaa henkilöstöä

Korona on viestintähaaste

Jari Seppälä

Kansalaisten tiedon tarve on juuri nyt suurimmillaan. Luultavasti se edelleen kasvaa. Uutis- ja urheilulähetykset ovat pelkkää koronaa, lehdissä on luettavaa tuntikausiksi, some pullistelee tarinoita ja spekulaatioita. Kriisiviestintäohjeet on kunnissakin kaivettu esiin, jos on ehditty.

Kriisiviestintä toimii parhaimmalla mahdollisella tavalla, kun tavanomainen viestintä on resursoitu hyvin ja ammattimaisesti, kun päivittäiset välineet ja viestit ovat toimivia ja ymmärrettäviä, kun viestinnän yhteistyö toimii arjessa viranomaisten, median, paikallisten ja alueellisten toimijoiden kesken.

Kuntaliitto on parhaillaan päivittämässä opasta kuntien kriisiviestinnästä. Korona antaa oppaaseen, mutta erityisesti suoraan arkeen paljon evästystä. Tässä muutamia kuntien koronaviestinnän käytänteitä:

  • Vakiovastaukset valmiiksi usein toistuviin kysymyksiin.
  • Ydinsanomat ja neuvovat puhelinnumerot näkyvästi kotisivulle.
  • Säännöllinen tilannepäivitys ja johdon rauhoittava viesti kotisivulla ja somessa.
  • Somekeskustelun seuranta ja ohjaaminen varmistetun tiedon äärelle.
  • Henkilöstölle selkeät ohjeet ja vastaukset kuntalaisten kysymyksiin.
  • Viestinnän päivystys ja välitön yhteys johtoon ja asiantuntijoihin.
  • Yhtenäiset viestit, yhteydet ja vastuujako eri tahojen viestinnän kesken.
  • Suorat kanavat tehokäyttöön: Wilma, asiakaspalvelun puhelimet ja sähköpostit
  • Erityisryhmien viestintä, tässä tapauksessa erityisesti perussairaille ja iäkkäille, jotka eivät pysty seuraamaan tavanomaista viestintää tai esimerkiksi nettiä. Järjestöt ja muut verkostot ovat nyt arvokas viestinnän apu. Esimerkkinä Tampereen kaupungin koronatiedote viittomakielellä.

Kriisiviestinnällä on monta tehtävää. Poikkeavan tilanteen hillitseminen on tietysti tärkein, ja toinen on palvelujen muutoksista viestiminen. Tärkeätä on myös henkinen huolto, yhteisöllisyyden ylläpitäminen. Ihmisten hätä kasvaa uutisten paisuessa.

Myös kiitos on viestintää - johdon pitää muistaa kiittää nyt poikkeuksellisesti urakoivaa henkilöstöä.

Eristäytyminen on epidemiatilanteessa välttämätöntä. Se kuitenkin lisää epätietoisuutta, turvattomuutta, yksinäisyyttä. Juuri nyt vain tehokkaalla viestinnällä tavoitetaan nekin, jotka normaalisti juttelevat tuttujen kanssa työpaikoilla, baareissa, harrastuksissa.

Yhteisöllisyyden rakentaminen ja turvaaminen on entistä enemmän viestinnän varassa. Miten kunta osaltaan viestii turvaa, yhteenkuuluvuutta ja hyvää oloa?

 

Kuntalehti 13.3.2020: Kotkassa puhelimet auki viikonlopun yli - viestinnällä suuri merkitys

 

Kirjoittaja

Vakaasti tamperelainen viestinnän erityisasiantuntija, joka kokousten ja tietokoneella istumisen vastapainoksi harrastaa luonnossa liikkumista ja valokuvausta. 

Jari Seppälä Twitterissä: @jjseppa