Muutoksen tuulet puhaltavat varhaiskasvatuksen järjestelmäkehityksessä - tehdäänkö eVakat? 

Kuntakentän tietojärjestelmäympäristön tilanne on vuosien saatossa kehittynyt hankalaksi ja vaikeasti muutettavaksi. Ongelmia ovat olleet avoimien rajapintojen ja yhteisten tietomallien puuttuminen, järjestelmien siiloutuminen, puuttuvat immateriaalioikeudet sekä erilaiset toimittajaloukut ja kuntien välisen yhteistyön puute. Tästä huolimatta kuntien tietojärjestelmäkentällä on myös useampia positiivisia avauksia, joista avaamme tässä kirjoituksessa tarkemmin varhaiskasvatuksen eVakaa. 

Varhaiskasvatuksen tietojärjestelmien lähtötilanne

Aloitettaessa eVakan kehittämistä vuonna 2017, varhaiskasvatuksen tietojärjestelmien tilanne erityisesti suurten kuntien näkökulmasta tarkasteltuna oli lohduton. Silloiset järjestelmät eivät täyttäneet suuren kunnan tarpeita, olivat ominaisuuksiinsa nähden kalliita, eikä tuotekehityspanostuksia kaupallisiin vaka-tietojärjestelmiin ollut näköpiirissä. Varhaiskasvatuksen asiakkaiden odotukset digitaalisista palveluista olivat kasvaneet ja lisäksi lakimuutoksia oli tulossa. Espoon vaihtoehdoksi jäi tilanteen muuttaminen kehittämällä itse moderni tilaajan hallussa oleva tietojärjestelmä. 

Espoon reseptinä eVaka  

Espoon reseptinä oli kehittää ketterästi tarpeet täyttävä varhaiskasvatuksen tietojärjestelmä modernin ICT-pilvialustan päälle. Ketterä kehittäminen ja siihen liittyvä tuotehallinta vaativat uutta toimintakulttuuria sekä toiminnan että tietohallinnon puolella, mikä vaikutti alkuperäiseen aikatauluun sekä budjettiin. Kehityksen alkuvaiheen ongelmat kuitenkin ratkaistiin, tietojärjestelmän kehittäminen eteni ja vanha varhaiskasvatuksen tietojärjestelmä korvattiin eVaka1.0:lla vuoden 2020 alkupuoliskon aikana. 

Espoo on kartoittanut yhteistyön mahdollisuuksia muiden kuntien kanssa vuodesta 2018 alkaen. Valtiovarainministeriön kuntien digitalisaation kannustinjärjestelmän rahoitushaun myötä tämä yhteistyö alkoi nopeasti konkretisoitua. Tampereen kaupunki oli kiinnostunut lähtemään mukaan kehittämään eVaka2.0:aa yhdessä Espoon kanssa. 

Yhdessä eVakaa 

Huhtikuussa 2020 Espoo ja Tampere saivat valtiovarainministeriöstä 3,4 miljoonan euron rahoituspäätöksen eVakan toisen vaiheenkehittämiselle, mikä sinetöi yhteistyön. Mukaan eVaka2.0:n toiminnallisen konseptin suunnitteluun tulivat Espoon ja Tampereen lisäksi myös Oulu ja Turku.  eVakan lähdekoodi on julkaistu 30.9.2020 ja sitä kehitetään edelleen avoimena lähdekoodina.  Kuntakentällä eVaka on herättänyt laajaa kiinnostusta, ja kuntien osallistujat ovat erittäin tervetulleita eVakan seurantaryhmään.  

eVakan ensimmäinen versio on Espoossa käytössä ja sen avulla voidaan hakea varhaiskasvatuspaikkaa. Tällä hetkellä eVakaan kehitetään toiminnallisuuksia, jotka parantavat kodin ja päiväkodin välistä viestintää ja joiden avulla voidaan seurata lasten reaaliaikaisia läsnäolotietoja. Lisäksi eVakaan kehitetään palvelusetelikyvykkyys sekä digitaaliset varhaiskasvatussuunnitelmat. Tampereen sovituksen treVakan kehitys alkaa 2021. Molempien kaupunkien varhaiskasvatuksen ja tietohallinnon edustajat osallistuvat tiiviisti eVakan kehitykseen ja tuotehallintaan eli mm. toiminnallisuuksien priorisointiin ja kehitysjärjestykseen.

Digikehittämisen toimintakulttuuri muutoksessa 

eVakaa kehitetään ketterän kehittämisen periaatteiden mukaisesti lyhyillä sprinteillä, mikä tekee kehittämisestä nopearytmisempää ja vaatii organisaatioilta uudenlaista kykyä olla mukana, reagoida ja johtaa kehittämistä. Teknologian kehittyessä yhä nopeammin ja sulautuessa yhä syvemmälle palveluihin ja tuotteisiin, ei kuntatoimiala ole yksin uutta toimintakulttuuria harjoittelemassa, vaan haaste on vastaava muillakin toimialoilla.   
 
Kaikesta huolimatta kuntatoimialalla on myös vahvuuksia edellä kuvatun muutoksen läpiviennissä moneen muuhun toimialaan verrattuna. Julkisuuslain peruslähtökohtana on avoimuus: “viranomaisten asiakirjat ovat julkisia, jollei tässä tai muussa laissa erikseen toisin säädetä”.

Lisäksi kuntien lakisääteisistä tehtävistä johtuen kuntien tietojärjestelmätarpeet ovat lopulta hyvin samanlaiset.

Nämä kaksi asiaa auttavat sekä toimintakulttuurin uudistamisessa että avoimen lähdekoodin ratkaisujen hyödyntämisessä ja kehittämisessä yhdessä muiden kuntien kanssa. Yleistymässä on näkemys, jonka mukaan julkisen sektorin tietojärjestelmäkehityksessä lähdekoodin tulisi olla julkista, jos ko. lähdekoodin kehittäminen on verovaroin rahoitettua (palveluntoimittajan itse omalla riskillä kehittämät valmiit ohjelmistotuotteet tietysti eri asia)

Tehdäänkö ”eVakat” 

Kuntakentällä eVaka on strateginen avaus, joka palauttaa kunnat varhaiskasvatuksen toiminnan ja tietojärjestelmien kehittämisessä takaisin kuskin paikalle. Kuntien tietojärjestelmissä on lukuisia muita alueita, joilla olisi mahdollista tehdä ”eVakat”.  

Keskeiset opit eVakasta muille vastaaville projekteille ovat seuraavat:

• osoita tulokset sopivankokoisissa palasissa (älä haukkaa liian suurta palaa) ja
• etene toiminnallisuuksien päästä päähän raakiletoteutuksesta (MVP) kohden riittävää toiminnallisuutta,
• kehittämisen toimintakulttuurin muuttamiseen eli erityisesti ketterän kehittämisen tuotehallintaan on panostettava paljon ja
• tietojärjestelmäprojekteissa yhteistyön rakentaminen näyttöjen eli tuloksien pohjalle helpottaa etenemistä.

eVaka-järjestelmä soveltuu toiminnallisuuksiltaan kaikille Suomen kunnille, jotka haluavat parantaa kodin ja varhaiskasvatuksen välistä vuorovaikutusta. Tavoitteena on kehittää kuntien varhaiskasvatuksen tarpeet täyttävä avoin ohjelmistotuote, jota käytettäisiin lähivuosina noin 100 000 lapsen varhaiskasvatusasioiden hoidossa ja jonka ympärille rakentuisi aktiivinen käyttäjä- ja kehittäjäyhteisö. eVaka on merkittävä avoimen lähdekoodin avaus kuntien keskeisissä tietojärjestelmissä. eVaka on kehitetty avoimella lähdekoodilla ja sitä voivat vapaasti hyödyntää kaikki halukkaat.

Kirjoittajat: 

Harri Luttinen, digikehittämispäällikkö Espoon kaupunki. 
Saku Jokinen, IT-Päällikkö, Digikehitys, Espoon Kaupunki
Hannes Rauhala, johdon tuki, eVaka-projekti.