Ilmoituskanavalla tarkoitetaan toimintoa, jonka kautta otetaan vastaan ilmoituksia väärinkäytöksistä organisaatiossa. Toimintoon liittyy useimmiten ilmoituksen vastaanottaminen, kommunikointi ilmoittajan kanssa sekä asian selvittäminen. Ilmoituksia voidaan ottaa vastaan esimerkiksi puhelimitse, postitse, verkkosivun kautta tai henkilökohtaisessa tapaamisessa. Ilmoituskanavan avulla voidaan torjua korruptiota ja edistää eettisyyttä. Toisaalta se toimii myös organisaation kehittämisvälineenä.
Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta, ns. whistleblowing-direktiivi (om.fi), velvoittaa tietyt työnantajat perustamaan sisäisen ilmoituskanavan väärinkäytösten ilmoittamista varten.
Direktiivi tulee panna jäsenmaissa täytäntöön 17.12.2021 mennessä. Siihen liittyvä kansallinen lainvalmistelu on meneillään oikeusministeriössä kevääseen 2021 asti.
Direktiivin mukaan jäsenvaltioiden on varmistettava, että yksityisen ja julkisen sektorin oikeushenkilöt ottavat käyttöön sisäiset kanavat ja menettelyt rikkomisten sisäistä ilmoittamista ja jatkotoimia varten. Velvoitteeseen on säädetty tiettyjä tarkennuksia tai jätetty kansallista liikkumavaraa jäsenvaltioille:
Kuntien kohdalla lähtökohta on, että velvoite koskee julkisen sektorin oikeushenkilöitä. Jäsenvaltiot voivat kuitenkin vapauttaa velvoitteesta alle 10 000 asukkaan tai alle 50 työntekijän kunnat. Jäsenvaltiot voivat säätää, että kunnat saavat jakaa sisäiset ilmoituskanavat keskenään tai että yhteiset kunnalliset viranomaiset vastaavat niiden toiminnasta yhdessä kansallisen lainsäädännön mukaisesti. Tämä edellyttää, että jaetut sisäiset ilmoituskanavat ovat erilliset ja riippumattomat suhteessa asiaankuuluviin ulkoisiin ilmoituskanaviin.
Kuntayhtymien ja kunnan tytäryhtiöiden kohdalla lähtökohta on, että velvoite koskee julkisen sektorin omistuksessa tai määräysvallassa olevia oikeushenkilöitä. Jäsenvaltiot voivat vapauttaa velvoitteesta julkisen sektorin omistuksessa tai määräysvallassa olevia oikeushenkilöt, joissa on alle 50 työntekijää.
Direktiivin mukainen ilmoitusmenettely on kolmiportainen. Lähtökohtana on ilmoittaminen sisäisen ilmoituskanavan kautta ennen ilmoittamista ulkoiseen ilmoituskanavaan. Kansallisessa laissa nimetään viranomaiset, jotka ottavat vastaan ilmoituksia ulkoisen ilmoituskanavan kautta. Tietojen julkistaminen on viimesijaista ja ennen sitä tulisi mahdollisuuksien mukaan ilmoittaa sisäisen ja ulkoisen kanavan kautta.
Vastatoimi on työn yhteydessä tapahtuva suora tai välillinen teko tai laiminlyönti, jonka syynä on sisäinen tai ulkoinen ilmoittaminen tai tietojen julkistaminen ja joka aiheuttaa tai voi aiheuttaa ilmoittavalle henkilölle perusteetonta haittaa. Henkilöt, jotka tietoisesti ilmoittavat vääriä tai harhaanjohtavia tietoja, eivät ole oikeutettuja suojeluun.
Ilmoittajan suojelun edellytyksenä on, että
Ilmoituskanavien toiminta voidaan hoitaa organisaatiossa kokonaan taikka ulkoistaa kokonaan tai osittain. Kunnilla voi olla myös yhteisiä ilmoituskanavia.
Organisaatio voi itse määrittää, millaiset ilmoituskanavat se ottaa käyttöön. Kanavan tulee kuitenkin olla turvallinen; ilmoittajan ja ilmoituksessa mainittujen kolmansien osapuolten henkilöllisyyden luottamuksellisuus tulee suojata, ja muiden kuin valtuutettujen henkilöstön jäsenten pääsy tietoihin estää.
Ilmoittamisen tulisi olla mahdollista kirjallisesti tai suullisesti taikka molemmin tavoin. Ilmoituksia voidaan ottaa vastaan esimerkiksi postitse, verkkosivulla tai puhelimessa. Ilmoittavan henkilön pyynnöstä suullisen ilmoittamisen on oltava mahdollista puhelimitse tai muun ääniviestijärjestelmän kautta tai ilmoittavan henkilön pyynnöstä kohtuullisen ajan kuluessa järjestettävässä henkilökohtaisessa tapaamisessa.
Ilmoittamisen tulee olla riittävän yksinkertaista ja siitä tulee viestiä selkeästi. Kanavien kautta ilmoittamisesta ja menettelyistä tulee tiedottaa henkilökunnalle ja muille henkilöille, jotka ovat työnsä vuoksi yhteydessä kyseiseen organisaatioon. Myös ulkoisen ilmoituksen tekemisestä ja sen edellytyksistä toimivaltaisille viranomaisille tulee ohjeistaa.
Direktiivissä on säännöksiä ilmoitusten käsittelystä:
Ilmoituksiin sisältyvien henkilötietojen käsittelyssä tulee noudattaa yleisen tietosuoja-asetuksen säännöksiä. Henkilötietojen käsittelylle tulee esimerkiksi olla asetuksen 6 artiklan mukainen käsittelyperuste. Huomiota on kiinnitettävä erityisesti henkilötietojen käsittelyä koskeviin periaatteisiin (5 artikla) sekä sisäänrakennetun ja oletusarvoisen tietosuojan periaatteeseen (25 artikla).
Ilmoituskanava on myös viestintää
Blogi 13.10.2020 Saija Haapalehto
Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta
Hankkeet ja säädösvalmistelu. Oikeusministeriö
Palvelemme muun muassa kuntien hallintoon ja johtamisjärjestelmään, päätöksentekoon ja hallintomenettelyyn sekä julkisuuteen ja tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä.
Palvelemme kuntien henkilöstöä ja luottamushenkilöitä heidän tehtäviinsä liittyvissä asioissa. Suosittelemme käyttämään ensisijaisesti palvelusähköpostiamme.