Kunnan ilmoituskanava

Ilmoituskanavalla tarkoitetaan toimintoa, jonka kautta otetaan vastaan ilmoituksia väärinkäytöksistä organisaatiossa. Toimintoon liittyy useimmiten ilmoituksen vastaanottaminen, kommunikointi ilmoittajan kanssa sekä asian selvittäminen. Ilmoituksia voidaan ottaa vastaan esimerkiksi puhelimitse, postitse, verkkosivun kautta tai henkilökohtaisessa tapaamisessa. Ilmoituskanavan avulla voidaan torjua korruptiota ja edistää eettisyyttä. Toisaalta se toimii myös organisaation kehittämisvälineenä.

Kuvituskuva

Whistleblowing-direktiivin vaikutukset kuntiin, kuntayhtymiin ja kunnan tytäryhtiöihin

Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta, ns. whistleblowing-direktiivi (om.fi), velvoittaa tietyt työnantajat perustamaan sisäisen ilmoituskanavan väärinkäytösten ilmoittamista varten.

Direktiivi tulee panna jäsenmaissa täytäntöön 17.12.2021 mennessä. Siihen liittyvä kansallinen lainvalmistelu on meneillään oikeusministeriössä kevääseen 2021 asti.

Direktiivin mukaan jäsenvaltioiden on varmistettava, että yksityisen ja julkisen sektorin oikeushenkilöt ottavat käyttöön sisäiset kanavat ja menettelyt rikkomisten sisäistä ilmoittamista ja jatkotoimia varten. Velvoitteeseen on säädetty tiettyjä tarkennuksia tai jätetty kansallista liikkumavaraa jäsenvaltioille:

Kuntien kohdalla lähtökohta on, että velvoite koskee julkisen sektorin oikeushenkilöitä. Jäsenvaltiot voivat kuitenkin vapauttaa velvoitteesta alle 10 000 asukkaan tai alle 50 työntekijän kunnat. Jäsenvaltiot voivat säätää, että kunnat saavat jakaa sisäiset ilmoituskanavat keskenään tai että yhteiset kunnalliset viranomaiset vastaavat niiden toiminnasta yhdessä kansallisen lainsäädännön mukaisesti. Tämä edellyttää, että jaetut sisäiset ilmoituskanavat ovat erilliset ja riippumattomat suhteessa asiaankuuluviin ulkoisiin ilmoituskanaviin.

Kuntayhtymien ja kunnan tytäryhtiöiden kohdalla lähtökohta on, että velvoite koskee julkisen sektorin omistuksessa tai määräysvallassa olevia oikeushenkilöitä. Jäsenvaltiot voivat vapauttaa velvoitteesta julkisen sektorin omistuksessa tai määräysvallassa olevia oikeushenkilöt, joissa on alle 50 työntekijää.

Direktiivin mukainen ilmoitusmenettely on kolmiportainen. Lähtökohtana on ilmoittaminen sisäisen ilmoituskanavan kautta ennen ilmoittamista ulkoiseen ilmoituskanavaan. Kansallisessa laissa nimetään viranomaiset, jotka ottavat vastaan ilmoituksia ulkoisen ilmoituskanavan kautta. Tietojen julkistaminen on viimesijaista ja ennen sitä tulisi mahdollisuuksien mukaan ilmoittaa sisäisen ja ulkoisen kanavan kautta.

Väärinkäytösten ilmoittajia suojellaan vastatoimilta

Vastatoimi on työn yhteydessä tapahtuva suora tai välillinen teko tai laiminlyönti, jonka syynä on sisäinen tai ulkoinen ilmoittaminen tai tietojen julkistaminen ja joka aiheuttaa tai voi aiheuttaa ilmoittavalle henkilölle perusteetonta haittaa. Henkilöt, jotka tietoisesti ilmoittavat vääriä tai harhaanjohtavia tietoja, eivät ole oikeutettuja suojeluun.

Ilmoittajan suojelun edellytyksenä on, että

  • ilmoittajalla oli perusteltu syy uskoa, että ilmoitetut rikkomisia koskevat tiedot pitivät paikkansa ilmoittamishetkellä
  • tiedot kuuluivat tämän direktiivin soveltamisalaan ja
  • ilmoittamisessa on käytetty direktiivin mukaista ilmoitusmenettelyä.

Direktiivin mukainen sisäinen ilmoituskanava

Ilmoituskanavien toiminta voidaan hoitaa organisaatiossa kokonaan taikka ulkoistaa kokonaan tai osittain. Kunnilla voi olla myös yhteisiä ilmoituskanavia.

Organisaatio voi itse määrittää, millaiset ilmoituskanavat se ottaa käyttöön.  Kanavan tulee kuitenkin olla turvallinen; ilmoittajan ja ilmoituksessa mainittujen kolmansien osapuolten henkilöllisyyden luottamuksellisuus tulee suojata, ja muiden kuin valtuutettujen henkilöstön jäsenten pääsy tietoihin estää.

Ilmoittamisen tulisi olla mahdollista kirjallisesti tai suullisesti taikka molemmin tavoin. Ilmoituksia voidaan ottaa vastaan esimerkiksi postitse, verkkosivulla tai puhelimessa. Ilmoittavan henkilön pyynnöstä suullisen ilmoittamisen on oltava mahdollista puhelimitse tai muun ääniviestijärjestelmän kautta tai ilmoittavan henkilön pyynnöstä kohtuullisen ajan kuluessa järjestettävässä henkilökohtaisessa tapaamisessa.

Ilmoittamisen tulee olla riittävän yksinkertaista ja siitä tulee viestiä selkeästi. Kanavien kautta ilmoittamisesta ja menettelyistä tulee tiedottaa henkilökunnalle ja muille henkilöille, jotka ovat työnsä vuoksi yhteydessä kyseiseen organisaatioon. Myös ulkoisen ilmoituksen tekemisestä ja sen edellytyksistä toimivaltaisille viranomaisille tulee ohjeistaa.

Ilmoitusten käsittely

Direktiivissä on säännöksiä ilmoitusten käsittelystä:

  • Ilmoittajalle tulee toimittaa ilmoituksen vastaanottamisesta ilmoitus seitsemän päivän kuluessa ilmoituksen vastaanottamisesta.
  • Kaikki rikkomisia koskevat ilmoitukset tulee kirjata.
  • Ilmoittajalle tulee antaa palaute toimista, joita ilmoituksen perusteella on toteutettu tai aiotaan toteuttaa sekä kyseisten jatkotoimien valinnan perusteet. Palaute on annettava viimeistään kolmen kuukauden kuluessa ilmoituksen vastaanottoilmoituksen toimittamisesta.
  • Ilmoitusten käsittelijän on oltava tehtävässään riippumaton ja hänellä tulee olla edellytykset raportoida suoraan organisaation johdolle.
     

Sisäisen ilmoituskanavan kolmivaiheinen prosessi: ilmoituksen tekeminen, käsittely ja seuranta
Sisäisen ilmoituskananavan kolmivaiheinen prosessi: tekeminen, käsittely ja seuranta

Ilmoitusten käsittelyssä huomioitava tietosuojalainsäädäntö

Ilmoituksiin sisältyvien henkilötietojen käsittelyssä tulee noudattaa yleisen tietosuoja-asetuksen säännöksiä. Henkilötietojen käsittelylle tulee esimerkiksi olla asetuksen 6 artiklan mukainen käsittelyperuste. Huomiota on kiinnitettävä erityisesti henkilötietojen käsittelyä koskeviin periaatteisiin (5 artikla) sekä sisäänrakennetun ja oletusarvoisen tietosuojan periaatteeseen (25 artikla).

 

 

Aiheesta lisää

Kuntaliiton verkkopalvelussa

Ilmoituskanava on myös viestintää
Blogi 13.10.2020 Saija Haapalehto

Muualla verkossa

Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta
Hankkeet ja säädösvalmistelu. Oikeusministeriö

Saija Haapalehto

Saija Haapalehto

Lakimies
Lakiyksikkö, Lakiasiat
+358 9 771 2308, +358 50 567 0862
Vastuualueet
  • kuntalaki
  • päätöksenteko ja muutoksenhaku
  • julkisuus ja tietosuoja
  • harmaa talous ja korruption vastainen toiminta
Palvelusähköposti-symboli
Vastuualueet

 
Palvelemme muun muassa kuntien hallintoon ja johtamisjärjestelmään, päätöksentekoon ja hallintomenettelyyn sekä julkisuuteen ja tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä.
 

Palvelemme kuntien henkilöstöä ja luottamushenkilöitä heidän tehtäviinsä liittyvissä asioissa. Suosittelemme käyttämään ensisijaisesti palvelusähköpostiamme.