Ilmoituskanavalla tarkoitetaan toimintoa, jonka kautta otetaan vastaan ilmoituksia väärinkäytöksistä organisaatiossa. Kanavan tarkoituksena on täydentää muita organisaation sisäisen viestinnän muotoja. Toimintoon liittyy useimmiten ilmoituksen vastaanottaminen, kommunikointi ilmoittajan kanssa sekä asian selvittäminen. Ilmoituksia voidaan ottaa vastaan esimerkiksi puhelimitse, postitse, verkkosivun kautta tai henkilökohtaisessa tapaamisessa. Ilmoituskanavan avulla voidaan torjua korruptiota ja edistää eettisyyttä. Toisaalta se toimii myös organisaation kehittämisvälineenä.
Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta, ns. whistleblowing-direktiivi (om.fi), velvoittaa tietyt työnantajat perustamaan sisäisen ilmoituskanavan väärinkäytösten ilmoittamista varten.
Direktiivi tulee panna jäsenmaissa täytäntöön 17.12.2021 mennessä. Siihen liittyvä kansallinen lainvalmistelu on meneillään oikeusministeriössä kevääseen 2021 asti.
Direktiivin mukaan jäsenvaltioiden on varmistettava, että yksityisen ja julkisen sektorin oikeushenkilöt ottavat käyttöön sisäiset kanavat ja menettelyt rikkomisten sisäistä ilmoittamista ja jatkotoimia varten. Velvoitteeseen on säädetty tiettyjä tarkennuksia tai jätetty kansallista liikkumavaraa jäsenvaltioille:
Kuntien ja kuntayhtymien kohdalla lähtökohta on, että velvoite koskee julkisen sektorin oikeushenkilöitä. Jäsenvaltiot voivat kuitenkin vapauttaa velvoitteesta alle 10 000 asukkaan tai alle 50 työntekijän kunnat. Jäsenvaltiot voivat säätää, että kunnat saavat jakaa sisäiset ilmoituskanavat keskenään tai että yhteiset kunnalliset viranomaiset vastaavat niiden toiminnasta yhdessä kansallisen lainsäädännön mukaisesti. Tämä edellyttää, että jaetut sisäiset ilmoituskanavat ovat erilliset ja riippumattomat suhteessa asiaankuuluviin ulkoisiin ilmoituskanaviin.
Kunnan tytäryhtiöiden kohdalla lähtökohta on, että velvoite koskee julkisen sektorin oikeushenkilöiden omistuksessa tai määräysvallassa olevia oikeushenkilöitä. Jäsenvaltiot voivat vapauttaa velvoitteesta julkisen sektorin oikeushenkilöiden omistuksessa tai määräysvallassa olevia oikeushenkilöt, joissa on alle 50 työntekijää.
Sisäisten kanavien lisäksi nimetään viranomaiset, jotka ottavat vastaan ilmoituksia ulkoisen ilmoituskanavan kautta.
Vastatoimi on työn yhteydessä tapahtuva suora tai välillinen teko tai laiminlyönti, jonka syynä on sisäinen tai ulkoinen ilmoittaminen tai tietojen julkistaminen ja joka aiheuttaa tai voi aiheuttaa ilmoittavalle henkilölle perusteetonta haittaa. Henkilöt, jotka tietoisesti ilmoittavat vääriä tai harhaanjohtavia tietoja, eivät ole oikeutettuja suojeluun.
Organisaatio voi itse määrittää, millaiset ilmoituskanavat se ottaa käyttöön. Ilmoituskanavien toiminta voidaan hoitaa organisaatiossa sisäisesti tai ulkopuolisen tahon hallinnoimana. Ilmoituskanavan on oltava sellainen, että ilmoittavan henkilön henkilöllisyyden luottamuksellisuus voidaan varmistaa. Ilmoituksia voidaan ottaa vastaan esimerkiksi postitse, verkkosivulla tai puhelimessa. Ilmoittavan henkilön pyynnöstä olisi myös mahdollistettava ilmoittaminen henkilökohtaisessa tapaamisessa kohtuullisen ajan kuluessa.
Ilmoitusten käsittelijän on oltava tehtävässään riippumaton ja hänellä tulee olla edellytykset raportoida suoraan organisaation johdolle. Kanavien kautta ilmoittamisesta ja menettelyistä tulee tiedottaa henkilökunnalle ja muille henkilöille, jotka ovat työnsä vuoksi yhteydessä kyseiseen organisaatioon.
Direktiivissä on säännöksiä ilmoitusten käsittelystä:
Ilmoituksiin sisältyvien henkilötietojen käsittelyssä tulee noudattaa yleisen tietosuoja-asetuksen tietosuojaperiaatteita, kuten käyttötarkoitussidonnaisuus, tietojen minimointi ja täsmällisyys. Henkilötietojen käsittelylle tulee olla asetuksen 6 artiklan mukainen käsittelyperuste. Henkilötietoja, joilla selvästi ei ole merkitystä tietyn ilmoituksen käsittelyn kannalta, ei saa kerätä.
Aiheesta lisää
Ilmoituskanava on myös viestintää
Blogi 13.10.2020 Saija Haapalehto
Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta
Hankkeet ja säädösvalmistelu. Oikeusministeriö
