Lakiluonnos Kansallisarkistosta ja arkistolain muuttamisesta

Opetus- ja kulttuuriministeriö on pyytänyt lausunnon koskien lakia Kansallisarkistosta ja arkistolain muuttamisesta. 
Lain tarkoituksena on tehostaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien arkistojen ja niihin sisältyvien tietojen pysyvän säilymisen ja saatavuuden varmistamiseen sekä käytön edistämiseen kuuluvien tehtävien hoitamista. Lain myötä nykyisestä piirihallintomallista luovutaan ja kansallisarkistosta ja seitsemästä maakunta-arkistosta muodostetaan Kansallisarkisto. 

Laki Kansallisarkistosta kumoaisi arkistolain (831/1994) 2 luvun koskien arkistolaitosta ja sen toimintaa ja lisäksi 5 lukuun lisättäisiin uutena §:t 21 a - 21 d §. Keskeiset muutokset liittyvät organisaatiomuutosten lisäksi Kansallisarkiston oikeuksiin vastata tietopyyntöihin sähköisesti sekä pidentää tietopyynnön vastaamisen määräaikaa. Lisäksi Kansallisarkistolle tulisi oikeus asettaa saataville yleisen tietoverkon välityksellä välttämättömiä viitetietoja sekä oikeus muuttaa hallussaan oleva pysyvästi säilytettävä viranomaisen asiakirja sähköiseen muotoon ja hävittää alkuperäiskappale. 

Kuntaliitto toteaa, että laki Kansallisarkistosta ja muutokset arkistolakiin selkeyttävät tulevan Kansallisarkiston toimintaa ja organisointia. Esitykset ovat osa laajempaa arkistolainsäädännön uudistamista.  Muutokset eivät poista tarvetta yleiseen kaikkia viranomaisia koskevaan tiedonhallintalakiin, millä koko tiedonhallinnan elinkaari katetaan ja nykyinen arkistolaki voidaan kokonaisuudessaan kumota.

Yksityiskohtaisissa perusteluissa pykälän 2 kohdan mukaan todetaan, että ” Arkistotoimen ohjaus koskisi sekä määräaikaista että pysyvää säilyttämistä ja hävittämistä: niiden ehtoja ja vaatimuksia sekä toteuttamista osana tehtävien- ja asianhallintaa. Kansallisarkisto antaisi arkistotoimen ohjausta kunnille ja muille viranomaisille.” Kyseiseen kohtaan olisi syytä selventää, mitä arkistotoimen ohjaus tältä osin tarkoittaa. Tätä asiaa ei ole näin lakitekstissä yksilöity ja käsityksemme mukaan arkistotoimen ohjaus sekä määräaikaiselle että pysyvälle aineistolle vaatii kunnan eri toimialojen osaamista.

Laki Kansallisarkistosta sisältää kohdan, missä Kansallisarkistolla on oikeus muuttaa hallus-saan oleva pysyvästi säilytettävä viranomaisen asiakirja sähköiseen muotoon ja hävittää alkuperäiskappale. Kuntaliitto pitää tätä hyvänä asiana. Lakiin tulisi sisällyttää Kansallisarkistolle oikeus myöntää lupa viranomaisille hävittää omasta arkistostaan alkuperäiskappale, mikäli se on muutettu sähköiseen muotoon vaarantamatta asiakirjan säilytystä ja autenttisuuden ja eheyden varmistamista sekä heikentämättä asiakirjan kulttuurihistoriallista arvoa. Tämä tulisi koskea sekä määräajan että pysyvästi säilytettävää aineistoa. Näin koko julkinen sektori voisi saada hyötyä tilatarpeen pienentyessä ja se myös parantaisi aineiston saavutettavuutta ja käytettävyyttä.

SUOMEN KUNTALIITTO

Hanna Tainio
varatoimitusjohtaja      

Heikki Lunnas
tietoyhteiskunta-asiain päällikkö