Lausunto Tietolupaviranomaisen määräyksestä: Tietolupahakemus ja tiedonhyödyntämissuunnitelma
Findata pyytää Kuntaliitolta lausuntoa määräysluonnoksesta, jolla täsmennetään toisiolain (552/2019) 3.1 §:n 8 kohdassa tarkoitetun tietolupahakemuksen ja tiedonhyödyntämissuunnitelman tietosisältöä ja tietorakenteita.
Kuntaliitto pitää tietoluvan hakemusmenettelyä selventävää määräystä tarpeellisena. Määräys on kuitenkin laadittu verrattain yleisluontoiseksi, jolloin sen käytännön hyöty jää vähäiseksi toisiolain 6 §:n tarkoittamien palvelujen järjestäjien omien tietolupamenettelyjen kehittämisessä sekä aineistojen käsittelijöiden hakemusten laatimisessa. Yhtenäisten hakemusmenettelyjen tueksi tarvitaan täydentävää ohjeistusta toisiolain ja määräyksen soveltamisesta sekä Findatan sidosryhmiensä kanssa yhteistyössä laatimaa hakemusmallia.
Liite 1: Tietolupahakemuksen ja tiedonhyödyntämissuunnitelman tietosisällöt ja tietorakenteet
1.1 Käsitteet - Tiedonhyödyntämissuunnitelma
Käsitteiden avaamisella pyritään selventämään, mitä kullakin termillä määräyksessä jatkossa tarkoitetaan. Tiedonhyödyntämissuunnitelman osalta kuitenkin liitteen luvussa 1.1 Käsitteet listataan myös paljon tietoja, joita suunnitelman tulee sisältää. Kaikki tiedonhyödyntämissuunnitelman sisältövaatimukset tulisi selvyyden vuoksi sisällyttää liitteen lukuun 3.2.
2.1 Yleiset periaatteet koskien tietolupahakemuksen ja tiedonhyödyntämissuunnitelman toimitusta ja käsittelyä
Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas- ja potilastiedon toisiokäytön käytännön tarpeiden ja tavoitteiden takia hakemus tulisi voida toimittaa myös englanninkielellä. Määräyksessä ja Findatan täydentävässä ohjeistuksessa tulee täsmentää, mitä selvitystä kansainvälistä henkilötietojen toisiokäyttöä varten eri tilanteissa edellytetään.
2.2 Tietosuojavaltuutetun lausunto tietolupahakemuksesta
Toisiolain 44.4 §:n salliman tietosuojavaltuutetun lausunnon pyytäminen voi aiheuttaa merkittävän viiveen tietolupamenettelyssä, mikä joissakin tilanteissa voi käytännössä estää tutkimushankkeen toteuttamisen ja tekee hakumenettelystä hakijalle vaikean ennakoida. Findatan määräyksessä tai täydentävässä ohjeistuksessa tulisi avata ehdotettua laajemmin niitä syitä, joiden seurauksena tietolupaviranomainen voi pitää lausunnon pyytämistä tarpeellisena.
3.1 Tietolupahakemuksen tiedot
Määräyksen käsitteissä rekisterinpitäjä voi tarkoittaa toisiolain nojalla annetun tietoluvan perusteella muodostuneen aineiston rekisterinpitäjää tai toisiolain 6 §:n tarkoittamaa viranomaista tai organisaatiota, jonka rekisteristä tietoja haetaan. Luvussa 3.1 tulisi selventää yksiselitteisemmin, että luvun kontekstissa rekisterinpitäjällä tarkoitetaan tietoluvan perusteella muodostuneen aineiston rekisterinpitäjää.
Kuntaliitto pitää määräyksen liitteessä määriteltyjä vaatimuksia tietolupahakemuksen sisällölle siltä osin hyvinä, että määräys ottaa huomioon erityyppiset käyttötarkoitukset sekä kokoluokaltaan ja tiedonintressiltään erilaiset hankkeet. Tietolupaviranomainen ei esimerkiksi pyri sisällyttämään määräykseen sellaisia yksityiskohtaisia vaatimuksia, jotka eivät olisi toteutettavissa tietyntyyppisissä hankkeissa ja siten muodostuisivat esteeksi toisiolain tavoitteiden mukaisten hankkeiden toteuttamiselle.
Määräyksessä tulisi kuitenkin ottaa huomioon joustavan ja nopeutetun menettelyn mahdollistaminen pitkäaikaisia ja toistuvia käyttötarkoituksia varten. Tietolupaviranomaisen tulisi kehittää kevennetty menettely myönnetyn tietoluvan käsittelyn jatkamiseksi luvan päättymisen jälkeen, hakijan aiempaan tietolupaan nähden samansisältöisen hakemuksen joustavaksi käsittelemiseksi sekä uusien henkilötietojen käsittelijöiden lisäämiseksi.
Esimerkiksi tutkimushankkeissa tutkimuslupaan tehtävien pienten muutosten ja täsmennysten nopea käsittely on tärkeää, jotta henkilötietojen käsittely voidaan toteuttaa tutkimushankkeille tyypillisen määräaikaisen rahoituksen puitteissa. Käsittelyn joutuisuus, hakumenettelyn ennakoitavuus ja tutkimusluvan hinta ovat erityisen merkittäviä tekijöitä väitöskirjatutkimuksen ja muiden opinnäytetöiden kohdalla.
Kun pitkäaikaisille ja toistuville hankkeille on tiedossa joustavia menettelyjä, hakijalla ei ole myöskään syytä laatia hakemuksen tekohetkellä ajankohtaiseen tosiasialliseen käyttötarkoitukseen nähden laajempaa hakemusta tulevaisuuden varalle. Siten menettelyn joustavuus myös tukisi henkilötietojen minimointi- ja tarpeellisuusvaatimuksen toteutumista sekä sosiaali- ja terveydenhuollossa kertyvän tiedon laajemman hyödyntämisen tavoitetta.
3.2 Tiedonhyödyntämissuunnitelma tietolupahakemuksen liitteenä
Luvussa 3.2 tai Findatan täydentävässä ohjeistuksessa tulisi selventää tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artiklojen mukaiseen rekisteröityjen informoimiseen liittyvien tietojen osalta, missä tilanteissa informointia edellytetään.
Määräyksen voimaantulo
Hakemusmenettelyjen kehittämisen ja yhtenäistämisen mahdollistamiseksi määräyksen voimaantulolle sopiva ajankohta olisi 1.6.2023, kun sosiaali- ja terveydenhuollon järjestämisvastuun sekä potilas- ja asiakastietojärjestelmien siirtyminen on saatu toteutettua.
Suomen Kuntaliitto ry
Sari Raassina Kaisa-Maria Kimmel
johtaja, sosiaali- ja terveysyksikkö lakimies