HE 132/2022 vp Hallituksen esitys eduskunnalle laiksi väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista annetun lain muuttamisesta sekä siihen liittyviksi laeiksi

Kuntaliitto pitää uudistusta välttämättömänä ja hyödyllisenä kokonaisuudistuksena. Osana lausuntonsa valmistelua Kuntaliitto järjesti kunnille ja muille kuntatoimijoille avoimen tilaisuuden 16.2.2022, josta saadun palautteen pohjalta voidaan todeta, että myös kuntakenttä kokee uudistuksen tarpeelliseksi, mutta toteutukseltaan kalliiksi. Kuntien huolenaiheina ovat uudistuksesta aiheutuvat välittömät ja välilliset kustannukset sekä kustannusten hallinta ja läpinäkyvyys kansallisella tasolla. Koska kustannukset aiheutuvat valtion asettamista velvoitteista, on tärkeää, että valtio myös osaltaan vastaa kustannusten korvaamisesta.

Esitettyjen muutosten vaikutukset eri toimijoiden sekä toimialojen kannalta tulee huomioida suunnittelussa ja niiden edellytyksiä luotaessa. Muutosten yhteydessä tulee arvioida riippuvuudet muihin julkisessa hallinnossa käynnissä oleviin ja käynnistyviin samanaikaisiin kehityshankkeisiin, sillä merkittävän osan kustannuksista kohdentuu tietojärjestelmiin, toimintatapamuutoksiin ja koulutukseen. Joustava ja sujuva käyttöönotto asioinnissa ja asiakastilanteissa edellyttää yhteisiä, selkeitä pelisääntöjä, käytetään mitäkin tunnistautumista sekä hyödynnetäänkö vahvaa tai heikompaa tunnistautumista.  Tämä edellyttää kansallisen tason ohjausta ja hallintaa sekä seurantaa (omistaja- ja informaatio-ohjaus) sekä töiden kustannusvaikutusten todentamista. Toteutuksessa tulee pyrkiä luomaan yhteisesti sovittuja toteutusmalleja ja toimintatapoja, jotta jokaisen kunnan ei tarvitse niitä itse lähteä kehittämään. Tässä voitaisiin käyttää pilottikuntamallia.

Keskeisistä ehdotuksista

Esityksen mukaisesti etärekisteröinnin toteuttaminen ja mahdollistaminen on valtionhallinnon vastuulla. Toimintamalli ja toteutustapa synnyttää uuden tiedon keskitettyyn rekisteripalveluun, jonka hyödyntäminen palvelupisteissä edellyttää muutoksia tietojärjestelmiin ja työskentelytapoihin. Tarpeettoman ajankäytön ja tarpeettomien välillisten kustannusten välttämiseksi on käyttöönoton yhteydessä syytä huomioida muuttunut toimintamalli, toiminnan uudelleen järjestäminen sekä henkilöstön asianmukainen koulutus.                          

Kuntakenttä kokee sukupuolineutraalisuuden tärkeäksi asiaksi. Keskiössä ja edellytyksenä uudistukselle tulee olla asioinnin ja palvelujen järjestämisen kannalta keskeisen tiedon käytettävyys ja saatavuus. Esitetyt muutokset edellyttävät ostopalveluiden lisäksi kuntien sisäistä työtä niin tietohallinnoissa kuin muilla toimialoilla. Suureen osaan ohjelmia joudutaan tekemään muutoksia, josta aiheutuu lisäkustannuksia ja yhteentoimivuusongelmia.

Sukupuolineutraalisuuden huomioiminen aiheuttaa merkittäviä haasteita myös kuntien toiminnalle koskien toiminnallista tasa-arvotyötä (tasa-arvolain 4 §:n kokonaisvaltainen velvoite, jonka toteuttamiseen tarvitaan määrällistä ja laadullista tietoa sukupuolittain). Muutoksia toteutettaessa tuleekin huomioida mm. sukupuolisidonnaisen tilastotuotannon erityistarpeet. Jos tilastokeräyksen ohjeistus jää toimijoiden omaan harkintaan, on vaarana, että olennaista tietoa jää keräämättä. Sosiaalisen kestävyyden näkökulmat tulee huomioida tarkoituksenmukaisesti tietojen yhdistämisen ja käytettävyyden mahdollistamiseksi.

Uuden yksilöintitunnuksen osalta eri organisaatioitten toimintaympäristöjen yhteentoimivuuden edistämiseen tulee tiedonhallintalain mukaisesti kiinnittää asianmukaista huomiota. Toiminta- ja työtapoja sekä palvelusopimuksia tulee kansallisesti ohjeistaa, jotta muutoksia pystytään hyödyntämään organisaatioiden toiminnassa. Käyttöönoton tulee edetä vapaaehtoisuuden pohjalta - hyödyt edellä ristiriitaisuuksia ja riskejä ennakoiden.

• Tarkoituksenmukaista huomiota tulee myös kiinnittää siihen, ettei keskeisen rekisterin (VTJ-tietojärjestelmä) toiminnallisuuksien käytettävyydessä ja saatavuudessa ajauduta tilanteisiin, joissa priorisoidaan asioita uusi yksilöintitunnus painotteisesti. Asioinnin ja palvelutilanteitten tarpeista tulee voida huolehtia tasapuolisesti.
  • yhtenäiset, kansalliset pelisäännöt tulkintaerojen välttämiseksi
  • muutostöiden läpinäkyvyys yhteiskunnan kannalta (luottamus)
  • hallittu muutos asianmukaisen tiedottamisen ja kommunikaation sekä ohjauksen mahdollistamiseksi
• Uudistuksille esitettyjen aikataulujen sovittaminen eri organisaatioihin ja toimintaympäristöihin edellyttää toiminnan tason tarkasteluja.
  • Substanssitasoilla osallistaminen
  • Ylläpitotöissä rakenteitten päivittäminen ja tuen anto
  • Erillistöitä, joka osaltaan lisää kustannuksia

Koska kyseessä on kokonaan uusi väline, se edellyttää koulutusta, uudenlaista ymmärtämistä, investointeja, sovellusten integroimista olemassa olevaan rakenteeseen sekä asiakkuusprosessien päivittämistä uuteen toimintamalliin.

• Asioinnin kannalta keskitetty etärekisteröinti on uusi toiminnallinen ratkaisu. Tämä saattaa aiheuttaa ongelmia tietojen ajantasaisuudelle kunnallisen puolen asioinnissa. Järjestelmän tulisi aina kyetä vahvistamaan rekisteröinnin voimassaolo ja ajantasaisuus. Mikä tietosisältö on riittävää asioinnin kannalta?
  • uusien attribuuttien ja tietokenttien huomioiminen
  • muutosten yhteentoimivuuksien varmistamisen
  • aikataulutus
  • riskien arviointi ja hallinta sekä varautuminen poikkeustilanteitten käsittelyyn
  • huomiointi kansallisen tason koordinoinnissa ja ohjeistuksessa

Kun yhteistyökumppanit ottavat uuden yksilöintitunnuksen käyttöön, se edellyttää myös toimintaa kuntatoimijan puolelta siihen mukautumiseksi.

Uuden yksilöintitavan asiointiprosessien muotoja ei ole määritelty ja ne pitää pystyä kytkemään olemassa oleviin hyviin käytäntöihin.

• Milloin uuden yksilöintitavan ’kriittinen massa’ saavutetaan?
• Palvelut julkisessa hallinnossa
• Palvelut yksityisen sektorin kaupallisessa asioinnissa
• Asiakaskunnan vaatimukset
• Saavutettava kilpailuetu?

... lisäksi

Sähköiseen identiteettiin liittyvät uuden henkilötunnuksen käyttöönotto ja digitaalisen identiteetin hallinta. Näiden toteuttaminen, käsittely ja hallinta tuottavat uusia haasteita kunnille. Kuntien asiointipisteissä on mahdollistettava sekä käyntiasiointi että etäasiointi.

• Kirjastot: kirjastokortti integroituu osaksi lompakkototeutusta
• Kunnalliset virastot: olemassa olevat tunnistusvälineet vs. uusi yksilöintitunnistus
• Asioinnissa hyödynnetään vain asioinnin kannalta olennaista tietoa

(esim. täysi-ikäisyys)

Tarvitaan kansallisen tason ohjeistusta ja pelisääntöjä, mitkä attribuutit ovat asioinnin kannalta oleellisia, josta on oltava yksiselitteinen ymmärrys sekä kansalaiselle että toimihenkilölle ja viranomaiselle. Valtion on osallistuttava kokonaiskustannuksiin ja käyttöönottoa tukeviin ratkaisuihin ja toteutusmalleihin. Luotava toimivia ja joustavia ratkaisuja asiointitapoihin. Tämä toimisi myös kuntakentälle porkkanana siirtyä palvelun käyttäjiksi. Hyödyt saavutettaisiin toiminnan ja palvelun tehostuksina.

Sähköinen asiointi ja siihen liittyvä tunnistautuminen on myös EU:n asialistalla ja sen vaikutukset tulee huomioida myös Suomen toteutuksessa. Kuntien kannalta nämä eivät ole erillisiä, pistemäisesti toteutettavia ratkaisuja.

SUOMEN KUNTALIITTO

Jari Ylikoski
erityisasiantuntija  

Kauko Hartikainen       
erityisasiantuntija