Tietojärjestelmämuutosten tukimateriaalit

Asiakas- ja potilastietojärjestelmien käyttöönoton tukimateriaalien huoneentaulu

Valmistelu ja esiselvitysvaiheen tueksi

• Käy läpi APTJ-muutosten tehtäväverkko- ja korttimateriaali, jotta saat laajemman käsityksen tehtäväkokonaisuudesta.
• Tutustu toimivaltakarttaan, josta saat kuvan päätöksenteon vastuutahoista ja tarvittavista päätöksistä. Hyödynnä hankintapäätöksissä ja hankintamahdollisuuksien kartoituksissa hankintalain reunaehdot selvitystä ja kustannus-hyötyarvioinnin pohjaa.
• Kartoita riippuvuudet käyttämällä projektin riippuvuusmatriisia.
• Johda projektia systemaattisesti ja ota käyttöön projektin tilanteen seurantanäkymä, jonka tehtäväluetteloon on mahdollista luokitella tehtävän suorittamisen seuranta ja aikatauluttaminen sekä resurssien allokaatio. Arvioita tehtävien kokoluokasta ja kyvykkyyksistä löytyy APTJ-tehtäväverkosta/-korteista.
• Selvitä millaisia toiminnan kuvauksia tarvitaan toiminnanmuutoksessa. Toiminnan kuvaukset ovat toiminnallisten työryhmien tukimateriaalina sosiaali- ja terveydenhuollossa tapahtuvassa toiminnanmuutoksessa ja tähän liittyvässä organisaatioiden yhdistymistarpeessa tarvittavassa suunnittelutyössä. Hyödynnä AKUSTI-foorumissa tehtyä opasta toiminnan kuvauksista.

Selvitä projektin alkuvaiheessa tuen ja ylläpidon osalta organisaation/organisaatioiden nykytila ja tavoitetila.

• Hyödynnä AKUSTI-foorumissa tehtyä tukipalveluiden valmistelun ohjemateriaalia.
• Suunnittele päätöksentekoa varten yhteistyömallit järjestelmän kehittämisen ja ylläpidon osalta.
• Varmista, että järjestelmälle on nimetty omistaja, joka vastaa päätöksenteosta yhteistyössä muun ohjausryhmän kanssa.
• Sovi ylläpitovastuut (ainakin palvelupiste, käyttäjähallinta, sisältötuki/pääkäyttäjä, lähituki, tekninen tuki, palvelin- ja konesalipalvelut, tietoliikenne, jatkuvat koulutukset ja toimittajahallinta)
• Piirrä selkeät tukiprosessikaaviot, joissa on kuvattu tukipyyntöjen ja häiriötilanteiden käsittelyn työnkulut. Tukipalveluissa on tunnettava myös sote-toimintojen prosessit, jotta pystytään ohjeistamaan myös niissä eikä pelkästään teknisissä asioissa.

Tee viestintäsuunnitelma projektin suunnitteluvaiheessa, päivitä sitä säännöllisesti ja pidä viestintälokia.

• Hyödynnä AKUSTI-foorumissa tehtyä viestinnän tukimateriaalia (mm. viestintäloki ja tuloskortti, diat).
• Mahdollista henkilökunnan osallisuus ja vaikuttaminen. Osallista tulevat käyttäjät koulutuksen suunnitteluun ja suunnittele viestinnän toteutus myös koulutuksen aikana.
• Huolehdi organisaation viestintäosaamisesta. Kiinnitä huomiota kanavien toimivuuteen.
• Luo ja ylläpidä henkilökohtaisia yhteyksiä sidosryhmien edustajiin ja selvitä heidän odotuksensa ja ohjaa odotuksia tarvittaessa realistiseen suuntaan.
• Osallistu sidosryhmätyöskentelyyn ja tarkastele sidosryhmiä eri näkökulmista. Kehitä sidosryhmien vuorovaikutusta myös henkilöstön välillä.
• Kiinnitä huomiota viestintäkanaviin ja niiden kohderyhmiin. Selvitä mikä viesti mikä muuttuu ja miksi.
• Varaudu muutosvastarintaan. Seuraa ja kuuntele organisaatiosta käytävää keskustelua.
• Harkitse viestinnän ulkoista auditointia osana viestinnän kehittämistä.

Aloita käyttöönottokoulutuksen suunnittelu samalla kun projekti alkaa.

• Hyödynnä AKUSTI-foorumissa tehtyä koulutuksen tukimateriaalia (Opas koulutuksen suunnitteluun)
• Huolehdi koulutuksessa käytettävien kouluttajien/valmentajien rekrytoinnista tarpeeksi ajoissa, jotta mahdolliset sijaisjärjestelyt toteutuvat.
• Ota huomioon koulutukseen osallistujien määrässä myös muut kuin vakinaisessa työsuhteessa olevien lukumäärä.
• Arvosta koulutuksen tärkeyttä ja koulutukseen osallistujia. Luo positiivinen ilmapiiri koulutustilaan/-tilaisuuteen.
• Julkaise koulutuskalenteri riittävän ajoissa, jotta esimiehet pystyvät ottamaan sen huomioon ja koulutuksiin osallistuminen aiheuttaa mahdollisimman vähän häiriötä normaaliin toimintaan.
• Kokeile rohkeasti uusia menetelmiä ja hyödynnä koulutusratkaisujen suunnittelussa esimerkiksi paikallisten oppilaitosten asiantuntemusta. Luokkahuoneopetus ei välttämättä ole tehokkain menetelmä.
• Kouluta kohdennetusti! -> Selvitä roolianalyysin avulla koulutettavat käyttäjäroolit.
• Hyödynnä sähköistä oppimisympäristöä ja kokoa sinne alueellisesti yhteinen koulutusmateriaali. Kynnys oman materiaalin tuottamiseen (videot ym.) kannattaa pitää matalana.
• Huolehdi, että koulutukseen osallistuvat ovat tavoitettavissa ennen ja jälkeen koulutustilaisuuden.
• Seuraa koulutuksen laatua myös koulutusten aikana.