
Tietojärjestelmämuutosten tukimateriaalit

Asiakas- ja potilastietojärjestelmien käyttöönoton tukimateriaalien huoneentaulu
Valmistelu ja esiselvitysvaiheen tueksi
-
Käy läpi APTJ-muutosten tehtäväverkko- ja korttimateriaali, jotta saat laajemman käsityksen tehtäväkokonaisuudesta.
-
Tutustu toimivaltakarttaan, josta saat kuvan päätöksenteon vastuutahoista ja tarvittavista päätöksistä. Hyödynnä hankintapäätöksissä ja hankintamahdollisuuksien kartoituksissa hankintalain reunaehdot selvitystä ja kustannus-hyötyarvioinnin pohjaa.
-
Kartoita riippuvuudet käyttämällä projektin riippuvuusmatriisia.
-
Johda projektia systemaattisesti ja ota käyttöön projektin tilanteen seurantanäkymä, jonka tehtäväluetteloon on mahdollista luokitella tehtävän suorittamisen seuranta ja aikatauluttaminen sekä resurssien allokaatio. Arvioita tehtävien kokoluokasta ja kyvykkyyksistä löytyy APTJ-tehtäväverkosta/-korteista.
-
Selvitä millaisia toiminnan kuvauksia tarvitaan toiminnanmuutoksessa. Toiminnan kuvaukset ovat toiminnallisten työryhmien tukimateriaalina sosiaali- ja terveydenhuollossa tapahtuvassa toiminnanmuutoksessa ja tähän liittyvässä organisaatioiden yhdistymistarpeessa tarvittavassa suunnittelutyössä. Hyödynnä AKUSTI-foorumissa tehtyä opasta toiminnan kuvauksista.
Selvitä projektin alkuvaiheessa tuen ja ylläpidon osalta organisaation/organisaatioiden nykytila ja tavoitetila.
-
Hyödynnä AKUSTI-foorumissa tehtyä tukipalveluiden valmistelun ohjemateriaalia.
-
Suunnittele päätöksentekoa varten yhteistyömallit järjestelmän kehittämisen ja ylläpidon osalta.
-
Varmista, että järjestelmälle on nimetty omistaja, joka vastaa päätöksenteosta yhteistyössä muun ohjausryhmän kanssa.
-
Sovi ylläpitovastuut (ainakin palvelupiste, käyttäjähallinta, sisältötuki/pääkäyttäjä, lähituki, tekninen tuki, palvelin- ja konesalipalvelut, tietoliikenne, jatkuvat koulutukset ja toimittajahallinta)
-
Piirrä selkeät tukiprosessikaaviot, joissa on kuvattu tukipyyntöjen ja häiriötilanteiden käsittelyn työnkulut. Tukipalveluissa on tunnettava myös sote-toimintojen prosessit, jotta pystytään ohjeistamaan myös niissä eikä pelkästään teknisissä asioissa.
Tee viestintäsuunnitelma projektin suunnitteluvaiheessa, päivitä sitä säännöllisesti ja pidä viestintälokia.
-
Hyödynnä AKUSTI-foorumissa tehtyä viestinnän tukimateriaalia (mm. viestintäloki ja tuloskortti, diat).
-
Mahdollista henkilökunnan osallisuus ja vaikuttaminen. Osallista tulevat käyttäjät koulutuksen suunnitteluun ja suunnittele viestinnän toteutus myös koulutuksen aikana.
-
Huolehdi organisaation viestintäosaamisesta. Kiinnitä huomiota kanavien toimivuuteen.
-
Luo ja ylläpidä henkilökohtaisia yhteyksiä sidosryhmien edustajiin ja selvitä heidän odotuksensa ja ohjaa odotuksia tarvittaessa realistiseen suuntaan.
-
Osallistu sidosryhmätyöskentelyyn ja tarkastele sidosryhmiä eri näkökulmista. Kehitä sidosryhmien vuorovaikutusta myös henkilöstön välillä.
-
Kiinnitä huomiota viestintäkanaviin ja niiden kohderyhmiin. Selvitä mikä viesti mikä muuttuu ja miksi.
-
Varaudu muutosvastarintaan. Seuraa ja kuuntele organisaatiosta käytävää keskustelua.
-
Harkitse viestinnän ulkoista auditointia osana viestinnän kehittämistä.
Aloita käyttöönottokoulutuksen suunnittelu samalla kun projekti alkaa.
-
Hyödynnä AKUSTI-foorumissa tehtyä koulutuksen tukimateriaalia (Opas koulutuksen suunnitteluun)
-
Huolehdi koulutuksessa käytettävien kouluttajien/valmentajien rekrytoinnista tarpeeksi ajoissa, jotta mahdolliset sijaisjärjestelyt toteutuvat.
-
Ota huomioon koulutukseen osallistujien määrässä myös muut kuin vakinaisessa työsuhteessa olevien lukumäärä.
-
Arvosta koulutuksen tärkeyttä ja koulutukseen osallistujia. Luo positiivinen ilmapiiri koulutustilaan/-tilaisuuteen.
-
Julkaise koulutuskalenteri riittävän ajoissa, jotta esimiehet pystyvät ottamaan sen huomioon ja koulutuksiin osallistuminen aiheuttaa mahdollisimman vähän häiriötä normaaliin toimintaan.
-
Kokeile rohkeasti uusia menetelmiä ja hyödynnä koulutusratkaisujen suunnittelussa esimerkiksi paikallisten oppilaitosten asiantuntemusta. Luokkahuoneopetus ei välttämättä ole tehokkain menetelmä.
-
Kouluta kohdennetusti! -> Selvitä roolianalyysin avulla koulutettavat käyttäjäroolit.
-
Hyödynnä sähköistä oppimisympäristöä ja kokoa sinne alueellisesti yhteinen koulutusmateriaali. Kynnys oman materiaalin tuottamiseen (videot ym.) kannattaa pitää matalana.
-
Huolehdi, että koulutukseen osallistuvat ovat tavoitettavissa ennen ja jälkeen koulutustilaisuuden.
-
Seuraa koulutuksen laatua myös koulutusten aikana.


Etunimi
Timo
Sukunimi
Ukkola
Erityisasiantuntija
- Alueiden ja kuntien sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallintoyhteistyöfoorumi AKUSTI:n toimintaa tukevan Kuntaliiton sihteeristön tehtävät.