AKUSTI-foorumin sote-tietojärjestelmämuutoksiin liittyvät selvitykset ja tuotokset

Tietojärjestelmämuutosten tukimateriaalit

Asiakas- ja potilastietojärjestelmän ICT-toteutus-tehtäväkartta

Asiakas- ja potilastietojärjestelmien käyttöönoton tukimateriaalien huoneentaulu

Valmistelu ja esiselvitysvaiheen tueksi

Selvitä projektin alkuvaiheessa tuen ja ylläpidon osalta organisaation/organisaatioiden nykytila ja tavoitetila.

  • Hyödynnä AKUSTI-foorumissa tehtyä tukipalveluiden valmistelun ohjemateriaalia.

  • Suunnittele päätöksentekoa varten yhteistyömallit järjestelmän kehittämisen ja ylläpidon osalta.

  • Varmista, että järjestelmälle on nimetty omistaja, joka vastaa päätöksenteosta yhteistyössä muun ohjausryhmän kanssa.

  • Sovi ylläpitovastuut (ainakin palvelupiste, käyttäjähallinta, sisältötuki/pääkäyttäjä, lähituki, tekninen tuki, palvelin- ja konesalipalvelut, tietoliikenne, jatkuvat koulutukset ja toimittajahallinta)

  • Piirrä selkeät tukiprosessikaaviot, joissa on kuvattu tukipyyntöjen ja häiriötilanteiden käsittelyn työnkulut. Tukipalveluissa on tunnettava myös sote-toimintojen prosessit, jotta pystytään ohjeistamaan myös niissä eikä pelkästään teknisissä asioissa.

Tee viestintäsuunnitelma projektin suunnitteluvaiheessa, päivitä sitä säännöllisesti ja pidä viestintälokia.

  • Hyödynnä AKUSTI-foorumissa tehtyä viestinnän tukimateriaalia (mm. viestintäloki ja tuloskortti, diat).

  • Mahdollista henkilökunnan osallisuus ja vaikuttaminen. Osallista tulevat käyttäjät koulutuksen suunnitteluun ja suunnittele viestinnän toteutus myös koulutuksen aikana.

  • Huolehdi organisaation viestintäosaamisesta. Kiinnitä huomiota kanavien toimivuuteen.

  • Luo ja ylläpidä henkilökohtaisia yhteyksiä sidosryhmien edustajiin ja selvitä heidän odotuksensa ja ohjaa odotuksia tarvittaessa realistiseen suuntaan.

  • Osallistu sidosryhmätyöskentelyyn ja tarkastele sidosryhmiä eri näkökulmista. Kehitä sidosryhmien vuorovaikutusta myös henkilöstön välillä.

  • Kiinnitä huomiota viestintäkanaviin ja niiden kohderyhmiin. Selvitä mikä viesti mikä muuttuu ja miksi.

  • Varaudu muutosvastarintaan. Seuraa ja kuuntele organisaatiosta käytävää keskustelua.

  • Harkitse viestinnän ulkoista auditointia osana viestinnän kehittämistä.

Aloita käyttöönottokoulutuksen suunnittelu samalla kun projekti alkaa.

  • Hyödynnä AKUSTI-foorumissa tehtyä koulutuksen tukimateriaalia (Opas koulutuksen suunnitteluun)

  • Huolehdi koulutuksessa käytettävien kouluttajien/valmentajien rekrytoinnista tarpeeksi ajoissa, jotta mahdolliset sijaisjärjestelyt toteutuvat.

  • Ota huomioon koulutukseen osallistujien määrässä myös muut kuin vakinaisessa työsuhteessa olevien lukumäärä.

  • Arvosta koulutuksen tärkeyttä ja koulutukseen osallistujia. Luo positiivinen ilmapiiri koulutustilaan/-tilaisuuteen.

  • Julkaise koulutuskalenteri riittävän ajoissa, jotta esimiehet pystyvät ottamaan sen huomioon ja koulutuksiin osallistuminen aiheuttaa mahdollisimman vähän häiriötä normaaliin toimintaan.

  • Kokeile rohkeasti uusia menetelmiä ja hyödynnä koulutusratkaisujen suunnittelussa esimerkiksi paikallisten oppilaitosten asiantuntemusta. Luokkahuoneopetus ei välttämättä ole tehokkain menetelmä.

  • Kouluta kohdennetusti! -> Selvitä roolianalyysin avulla koulutettavat käyttäjäroolit.

  • Hyödynnä sähköistä oppimisympäristöä ja kokoa sinne alueellisesti yhteinen koulutusmateriaali. Kynnys oman materiaalin tuottamiseen (videot ym.) kannattaa pitää matalana.

  • Huolehdi, että koulutukseen osallistuvat ovat tavoitettavissa ennen ja jälkeen koulutustilaisuuden.

  • Seuraa koulutuksen laatua myös koulutusten aikana.

 

Hanna Menna

Hanna Menna

Erityisasiantuntija
Sote-yksikkö
+358 9 771 2043, +358 50 448 5140
Vastuualueet
  • kuntatoimijoiden digitalisaation edistäminen
  • alueiden ja kuntien sosiaali- ja terveydenhuollon tietohallintoyhteistyöfoorumi AKUSTI