Yleiskirje 5/80/2000, Salme Sauvonsaari, 22.2.2000

Laki sähköisestä asioinnista hallinnossa voimaan 1.1.2000

Laki sähköisestä asioinnista hallinnossa (1318/99) tuli voimaan vuoden 2000 alusta lukien. Laki asettaa oikeudelliset perusvaatimukset sähköiselle asioinnille. Tarkoituksena on parantaa asioinnin sujuvuutta hallinnossa.

​Sähköinen asiointi on vaihtoehto perinteisille asiointitavoille. Henkilöllä ei ole ehdotonta oikeutta sähköisen viestin käyttämiseen, vaan sähköisten palvelujen järjestäminen on viranomaisen harkinnassa.

Lakia sovelletaan hallintoasiain sähköiseen vireillepanoon, käsittelyyn kuten asianosaisten kuulemiseen ja myös viranomaispäätösten tiedoksiantamiseen. Lakia ei sovelleta hallintolainkäyttöön eikä myöskään esitutkintaan, poliisitutkintaan eikä ulosottoon.

Viranomaisen, jolla on tarvittavat tekniset, taloudelliset ja muut valmiudet, on niiden rajoissa tarjottava yleisölle mahdollisuus asioida sähköisesti viranomaisen ilmoittamaan osoitteeseen. Viestin lähettäjä toimittaa sähköisen viestinsä viranomaiselle omalla vastuullaan.

Jos asia on pantava vireille kirjallisesti, sähköinen asiakirja täyttää tämän vaatimuksen. Siten sähköposti ja telefax katkaisevat määräajan kulumisen mm. viranhakemuksissa ja oikaisuvaatimuksissa, mutta edellyttävät hallintomenettelylain mukaan täydentämistä eli allekirjoitetun asiakirjan lähettämistä lisäksi postitse.

Kun laissa edellytetään omakätistä allekirjoitusta, sellaiseksi hyväksytään uuden lain mukainen sähköinen allekirjoitus, joka myönnetään varmentamismenettelyssä. Sähköistä allekirjoitusta voidaan käyttää omakätisen allekirjoituksen sijasta kun kunnalla on tarvittavat valmiudet sähköisten allekirjoitusten välittämiseen. Molemmilla osapuolilla on oltava varmenne.

Lisätietoja:
Salme Sauvonsaari p. 09-771 2457
Eeva-Riitta Pirhonen p. 09-771 2697
Folke Sundqvist p. 09-771 2136

LIITE
Laki sähköisestä asioinnista hallinnossa (1318/99)

 

Laki sähköisestä asioinnista hallinnossa 1.1.2000

Laki sähköisestä asioinnista hallinnossa (1318/99) tuli voimaan 1.1.2000. Laissa säädetään sähköisen asioinnin oikeudellisista perusvaatimuksista, kuten siitä, millä edellytyksillä viranomaisen on tarjottava sähköisen asioinnin mahdollisuuksia, menettelytavoista sekä mitä oikeuksia, velvollisuuksia ja vastuita sähköiseen asiointiin liittyy. Pääosa lain säännöksistä koskee sähköistä allekirjoitusta ja tähän liittyvää varmentamismenettelyä. Erityistä huomiota on kiinnitetty tietoturvallisuuteen. Lain tavoitteena on nopeuttaa ja tehostaa asiointia hallinnossa sallimalla asiointi sähköisin tiedonsiirtomenetelmin nykyistä laajemmin.

Lakia sovelletaan hallintoasian sähköiseen vireillepanoon, käsittelyyn ja myös viranomaispäätösten tiedoksiantamiseen. Jos asia on pantava vireille kirjallisesti, sähköinen asiakirja täyttää tämän vaatimuksen. Kun laissa edellytetään omakätistä allekirjoitusta, sellaiseksi hyväksytään uuden lain mukainen sähköinen allekirjoitus, joka myönnetään henkilölle varmentamismenettelyssä.

Ellei uudessa laissa erikseen toisin ole säädetty, sähköisessä asioinnissa noudatetaan myös mm. mitä hallintomenettelylaissa (598/1982), laissa tiedoksiannosta hallintoasioissa (232/66) ja kuntalain tiedoksiantoa koskevissa säännöksissä (63, 64, 85 ja 95 §§), laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta (julkisuuslaki, 621/99), henkilötietolaissa (523/99) sekä kielilaissa (148/22) on säädetty.

Lakia ei sovelleta hallintolainkäyttöön, esitutkintaan, poliisitutkintaan eikä ulosottoon.

Viranomaisen velvollisuudet sähköisessä asioinnissa (3 luku)

Kunta päättää itsenäisesti, milloin sillä on tarvittavat valmiudet sähköisten asiointipalvelujen järjestämiseen, joko valmiudet pelkästään sähköisten viestien ja asiakirjojen lähettämiseen ja vastaanottamiseen, tai sitten lisäksi sähköisesti allekirjoitettujen asiakirjojen lähettämiseen ja vastaanottamiseen. Laki edellyttää, että viranomaisen, jolla on tarvittavat tekniset, taloudelliset ja muut valmiudet, on niiden rajoissa tarjottava kaikille mahdollisuus lähettää viesti viranomaisen ilmoittamaan sähköiseen osoitteeseen tai määriteltyyn laitteeseen taikka tehtävä- tai toimipaikkakohtaisesti asian vireille saattamiseksi tai käsittelemiseksi. Jos kunnalla on telekopionumero ja sähköpostiosoite, vireillepano telekopiolla ja sähköpostilla on hyväksyttävä. Kunnan on ilmoitettava sähköisen asioinnin yhteystiedot sopivalla tavalla. Elleivät tekniset valmiudet ole riittäviä sähköiseen allekirjoitukseen, ja jos laissa edellytetään allekirjoitettua asiakirjaa, on ko. allekirjoitettu asiakirja muulla tavoin toimitettava myöhemmin kuntaan.

Lakisääteiset ilmoitukset, viranomaisen pyytämät selvitykset ja muut vastaavat asiakirjat tai viestit on vastaavin edellytyksin saatava toimittaa sähköisesti viranomaiselle. Sähköinen asiointi on vaihtoehto perinteisille asiointitavoille. Mahdollisuus kirjalliseen ja suulliseen asiointiin säilyy entisellään.

Viranomaisella on harkintavaltaa etenkin sen suhteen, milloin sillä itsellään on riittävät valmiudet sallia sähköisen allekirjoituksen käyttö. Tarvittavat valmiudet varmennetun sähköisen allekirjoituksen käyttöön on kunnassa silloin, kun sekä lähettäjällä että vastaanottajalla on laissa säädetty varmenne. Kunnan on myös järjestettävä paikallisesti mahdollisuus toimittaa sähköisesti allekirjoitettuja viestejä sopivissa toimipisteissä ja huolehdittava näidenkin laitteiden toimivuudesta.  

Varmentamistoiminta (2 luku)

Laissa on erityisesti säädetty sähköisen allekirjoituksen edellyttämästä varmentamisesta kuten käytetyn varmenteen tietosisällöstä ja varmennepalvelujen tarjoajan, varmentajan velvollisuuksista ja vastuista. Varmenteista on pidettävä ajan tasalla olevaa varmennerekisteriä.

Jos asia on pantava vireille allekirjoitetulla asiakirjalla, allekirjoitukseksi hyväksytään sähköinen allekirjoitus, mikäli varmentaja ja varmenne täyttävät 4 ja 5 §:ssä säädetyt vaatimukset.

Jokaisella on oikeus varmenteen voimassaolon tarkistamista ja sähköisen allekirjoituksen alkuperäisyyden toteamista varten saada varmennerekisteristä tietoja (5 § 1 mom, 11 §). Vasta kun kunnissa on valmiudet sähköisesti allekirjoitettujen asiakirjojen vastaanottamiseen ja lähettämiseen ja kun varmentamistoiminta kaikilta osiltaan vastaa laissa edellytettyä, ovat ne hallintoasiat, joissa edellytetään omakätistä allekirjoitusta joko vireillepanossa, käsittelyssä tai tiedoksiantamisessa, käsiteltävissä sähköisin tiedonsiirtomenetelmin.

Varmenteella tarkoitetaan tietojoukkoa, joka luotettavasti liittää henkilön ja sähköisen allekirjoituksen toisiinsa. Varmentajana voi toimia muukin julkinen tai yksityinen yhteisö kuin väestörekisterikeskus. Varmentaja määrittelee ja myöntää varmenteen tarkistettuaan hakijan henkilöllisyyden ja myös huolehtii varmennerekisterin ajantasaisuudesta. Varmentaja toimii virkavastuulla. Henkilölle myönnetty varmenne liitetään tekniseen välineeseen, kuten toimikorttiin.

Henkilökorttilaissa tarkoitettu sähköinen henkilökortti, joka sisältää väestörekisterikeskuksen myöntämän varmenteen, hyväksytään aina hallinnon sähköisessä asioinnissa.

Eduskunta edellytti lain hyväksyessään, että jos valmisteilla olevan sähköistä allekirjoitusta koskevan direktiivin voimaansaattaminen Suomessa aiheuttaa tarvetta uuden lain muuttamiseen, eduskunnalle annetaan erillinen asiaa koskeva esitys. Erillisenä on valmisteltava myös lakiehdotus, joka koskee julkisella sektorilla toimivien varmennepalvelujen tarjoajien akkreditointi- ja valvontajärjestelmän luomista.

Sähköinen vireillepano (4 luku)

Sähköisen viestin toimittaminen viranomaiselle tapahtuu lähettäjän omalla vastuulla (21 §).

Jos asia on pantava vireille kirjallisesti, vaatimuksen täyttää myös viranomaiselle toimitettu sähköinen asiakirja (22 §). Jos kunnalla on telekopiolaite ja sähköpostiosoite, kunnan on käsiteltävä näiden välityksellä vireillepantu hallintoasia. Hallintomenettelylain 9 §:ssä säädettyä täydennysmenettelyä käyttäen tulee vaatia erikseen kirjallista allekirjoitusta, jos sitä edellytetään. Täten laissa on vahvistettu korkeimman hallinto-oikeuden ratkaisuissa KHO 1992 A 19 ja 20 omaksuttu tulkinta siitä, että sähköisesti saapunut viesti katkaisee määräajan kulumisen ja että sama asiakirja asianmukaisesti allekirjoitettuna voidaan lähettää myöhemmin. Käytännössä siis esim. oikaisuvaatimusten ja viranhakemusten toimittaminen voi useissa kunnissa tapahtua sähköisesti jo nyt.

Jos oikaisuvaatimus tai valitus voidaan tehdä sähköisesti, yhteystieto on ilmoitettava oikaisuvaatimus- tai valitusosoituksessa (ks. 31 §).

Sähköinen viesti katsotaan saapuneeksi silloin, kun se on viranomaisen käytettävissä (ilmoitetussa) vastaanottolaitteessa tai tietojärjestelmässä niin, että viestiä voidaan käsitellä (23 §). Ellei ajankohdasta ole selvitystä, sähköisen viestin katsotaan saapuneen lähettämisajankohtana, jos siitä voidaan esittää luotettava selvitys.

Sähköisen allekirjoituksen käyttäminen ja hyväksyminen edellyttävät varmentajaa ja varmennetta koskevien vaatimusten noudattamista.

Päätöksen sähköinen allekirjoittaminen ja päätöksen sähköinen tiedoksianto (5 luku)

Viranomaispäätöksen sähköinen tiedoksianto edellyttää, että sekä viranomaisella että viestin lähettäjällä on laissa säädetty varmennettu sähköinen allekirjoitus (28 - 29 §). Päätös, jonka tiedoksiannosta alkaa kulua muutoksenhakuaika, voidaan asianosaisen suostumuksella antaa tiedoksi myös sähköisenä viestinä, ei kuitenkaan telekopiona. Muu asiakirja voidaan antaa asianomaiselle tiedoksi sähköisenä viestinä hänen ilmoittamallaan tavalla (32 §). Jos tietoturvallisuus sitä edellyttää, on tällaisen muunkin viestin toimittamisessa noudatettava, mitä sähköisestä allekirjoituksesta ja tunnistaumisesta 29 §:ssä säädetään.

Ministeriöiden ohjeidenanto (6 luku)

Lain 40 §:n mukaan valtiovarainministeriö julkaisee kattavaa ja ajantasaista luetteloa 4 ja 5 §:ssä säädetyt vaatimukset täyttävistä hallinnossa käytettävistä varmentajista ja varmenteista sekä antaa ohjeita ja neuvoja sähköisen asioinnin edellyttämän tietohallinnon järjestämisestä. Sisäasiainministeriö antaa ohjeita ja neuvoja sähköisten asiointipalvelujen järjestämisestä.

SUOMEN KUNTALIITTO

Risto Parjanne
toimitusjohtaja

Kari Prättälä
lakiasian päällikkö 

tags